Xử lý lỗi điều phối đơn hàng O2O trên Sapo

Trong quy trình vận hành và giao nhận hàng hóa, việc điều phối đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác là yếu tố then chốt để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, đôi khi các đơn hàng có thể gặp lỗi trong quá trình điều phối do nhiều nguyên nhân khác nhau.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách nhận diện các trường hợp điều phối đơn hàng thất bại phổ biến trên hệ thống Sapo và cung cấp các bước xử lý cụ thể, giúp bạn khắc phục vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo đơn hàng được giao đến tay khách hàng mà không bị gián đoạn.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn có quyền truy cập và sử dụng ứng dụng Điều phối đơn O2O.
Xem thêm hướng dẫn phân quyền tài khoản nhân viên tại đây

Khi một đơn hàng điều phối thất bại, hệ thống Sapo thường sẽ hiển thị thông báo lỗi cụ thể. Dưới đây là các trường hợp phổ biến và hướng xử lý chi tiết cho từng trường hợp:

Trước khi đi sâu vào từng loại lỗi, luôn bắt đầu bằng việc kiểm tra lại thông tin cơ bản của đơn hàng:

Tại màn hình quản lý đơn hàng hoặc chi tiết đơn hàng, bạn kiểm tra lại các thông tin như sản phẩm trong đơn, số lượng, giá trị, và trạng thái hiện tại của đơn hàng.

Sau khi kiểm tra tổng quát, bạn hãy xem xét loại lỗi cụ thể mà hệ thống báo cáo:

1. Điều phối thất bại do chưa có địa chỉ giao hàng

Trường hợp: Điều phối đơn hàng thất bại do chưa có địa chỉ giao hàng

Cách xử lý:

Kiểm tra thông tin đơn hàng
Thêm địa chỉ giao hàng vào đơn hàng đã điều phối
Hệ thống điều phối tự động trong 24h hoặc thực hiện điều phối lại thủ công đơn hàng do chưa có địa chỉ giao hàng

2. Điều phối thất bại do địa chỉ giao hàng không hợp lệ hoặc không tìm thấy

Trường hợp: Điều phối đơn hàng thất bại do địa chỉ giao hàng không hợp lệ hoặc không tìm thấy.

Cách xử lý:

Kiểm tra thông tin đơn hàng
Kiểm tra lại địa chỉ giao hàng, cập nhật địa chỉ giao hàng đúng phường xã tỉnh thành phố
Hệ thống điều phối tự động trong 24h hoặc thực hiện điều phối lại thủ công đơn hàng do địa chỉ giao hàng không hợp lệ hoặc không tìm thấy.

3. Điều phối thất bại do không tìm thấy chi nhánh trong phạm vi khoảng cách đã cấu hình

Trường hợp: Điều phối đơn hàng thất bại do không tìm thấy chi nhánh trong phạm vi khoảng cách đã cấu hình

Cách xử lý:

Kiểm tra thông tin đơn hàng
Kiểm tra và cập nhật lại khoảng cách giữa địa chỉ giao hàng và chi nhánh điều phối đơn
Hệ thống điều phối tự động trong 24h hoặc thực hiện điều phối lại thủ công đơn hàng do không tìm thấy chi nhánh trong phạm vi khoảng cách đã cấu hình

4. Điều phối thất bại do sản phẩm đã hết hàng tại các chi nhánh điều phối

Trường hợp: Điều phối đơn hàng thất bại do sản phẩm đã hết hàng tại các chi nhánh điều phối

Cách xử lý:

Kiểm tra thông tin đơn hàng
Kiểm tra và cập nhật số lượng tồn kho của sản phẩm trong đơn hàng
Hệ thống điều phối tự động trong 24h hoặc thực hiện điều phối lại thủ công đơn hàng do sản phẩm đã hết hàng tại các chi nhánh điều phối

5. Điều phối thất bại do có lỗi xảy ra trong quá trình điều phối

Trường hợp: Điều phối thất bại do có lỗi xảy ra trong quá trình điều phối: hệ thống tải cao…

Cách xử lý:

Hệ thống điều phối tự động trong 24h hoặc thực hiện điều phối lại thủ công đơn hàng do có lỗi xảy ra trong quá trình điều phối.

6. Các trường hợp khác của điều phối đơn hàng

Các đơn hàng tạo mới ở trạng thái Order đã được giao toàn bộ và trạng thái Order được giao một phần sẽ không điều phối đơn.

Trường hợp đơn hàng điều phối lại thất bại do một số nguyên nhân: Đơn hàng đã được giao toàn bộ, Đơn hàng đã được giao một phần, Đơn hàng đã bị lưu trữ, Đơn hàng đã bị hủy -> Hệ thống điều phối tự động sẽ dừng điều phối với đơn hàng điều phối thất bại do các nguyên nhân trên.