Xử lý lỗi điều phối đơn hàng O2O trên Sapo

Trong quy trình vận hành và giao nhận hàng hóa, việc điều phối đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác là yếu tố then chốt để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, đôi khi các đơn hàng có thể gặp lỗi trong quá trình điều phối do nhiều nguyên nhân khác nhau.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách nhận diện các trường hợp điều phối đơn hàng thất bại phổ biến trên hệ thống Sapo và cung cấp các bước xử lý cụ thể, giúp bạn khắc phục vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo đơn hàng được giao đến tay khách hàng mà không bị gián đoạn.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn có quyền truy cập và sử dụng ứng dụng Điều phối đơn O2O.
Xem thêm hướng dẫn phân quyền tài khoản nhân viên tại đây

Khi một đơn hàng điều phối thất bại, hệ thống Sapo thường sẽ hiển thị thông báo lỗi cụ thể. Dưới đây là các trường hợp phổ biến và hướng xử lý chi tiết cho từng trường hợp:

Trước khi đi sâu vào từng loại lỗi, luôn bắt đầu bằng việc kiểm tra lại thông tin cơ bản của đơn hàng:

Tại màn hình quản lý đơn hàng hoặc chi tiết đơn hàng, bạn kiểm tra lại các thông tin như sản phẩm trong đơn, số lượng, giá trị, và trạng thái hiện tại của đơn hàng.

Sau khi kiểm tra tổng quát, bạn hãy xem xét loại lỗi cụ thể mà hệ thống báo cáo:

1. Điều phối thất bại do không có địa chỉ giao hàng

Trường hợp xảy ra: Đơn hàng không có thông tin địa chỉ giao hàng của khách hàng hoặc thông tin bị thiếu trầm trọng.

Cách xử lý:

Kiểm tra thông tin đơn hàng.
Thêm/Cập nhật địa chỉ giao hàng: Tại màn hình chi tiết đơn hàng, bạn tìm đến mục thông tin khách hàng và điền hoặc cập nhật địa chỉ giao hàng đầy đủ cho khách hàng, bao gồm: số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Đảm bảo các trường thông tin địa chỉ đều được điền đầy đủ và chính xác.
Sau khi cập nhật, bạn nhấn nút Điều phối lại để hệ thống Sapo xử lý lại đơn hàng.

2. Điều phối thất bại do không tìm thấy địa chỉ giao hàng

Trường hợp xảy ra: Đơn hàng có địa chỉ nhưng hệ thống không thể định vị hoặc xác minh được địa chỉ đó trên bản đồ/dữ liệu của đối tác vận chuyển (ví dụ: địa chỉ quá chi tiết, sai chính tả, hoặc không tồn tại trên hệ thống bản đồ).

Cách xử lý:

Kiểm tra thông tin đơn hàng.
Kiểm tra và cập nhật địa chỉ giao hàng: Tại màn hình chi tiết đơn hàng, bạn kiểm tra kỹ lại địa chỉ giao hàng. Đảm bảo địa chỉ được nhập đúng cú pháp, chính xác đến cấp phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố và không có lỗi chính tả hoặc ký tự đặc biệt không hợp lệ. Điều chỉnh lại địa chỉ cho rõ ràng và dễ hiểu hơn.
Sau khi điều chỉnh, nhấn nút Điều phối lại để hệ thống thử lại quá trình điều phối.

3. Điều phối thất bại do không tìm được chi nhánh phù hợp

Trường hợp xảy ra: Hệ thống không tìm thấy bất kỳ chi nhánh nào có đủ tồn kho sản phẩm hoặc thỏa mãn các quy tắc điều phối đã cấu hình để thực hiện đơn hàng.

Cách xử lý:

Kiểm tra thông tin đơn hàng.
Kiểm tra tồn kho sản phẩm: Tại màn hình chi tiết đơn hàng, bạn kiểm tra số lượng tồn kho của từng sản phẩm trong đơn hàng tại các chi nhánh có khả năng điều phối. Đảm bảo số lượng tồn kho đủ để đáp ứng đơn hàng.
Kiểm tra chi nhánh bán và kho trung chuyển: Xác định xem chi nhánh bán hàng của đơn hàng có trùng khớp với chi nhánh kho trung chuyển (nếu bạn có thiết lập) hay không.
Kiểm tra và cập nhật cấu hình quy tắc điều phối:
- Truy cập mục Cấu hình trong hệ thống Sapo (nếu bạn có quyền).
- Tìm đến phần Quy tắc điều phối đơn hàng.
- Kiểm tra lại các thiết lập như: chi nhánh kho trung chuyển, phạm vi tối đa cho phép điều phối (dmax), và danh sách các chi nhánh được phép điều phối đơn hàng. Điều chỉnh các quy tắc nếu cần thiết để mở rộng khả năng tìm kiếm chi nhánh.
Sau khi kiểm tra và cập nhật, bạn có thể nhấn nút Điều phối lại thủ công.

4. Điều phối thất bại do lỗi xảy ra trong quá trình điều phối

Trường hợp xảy ra: Lỗi tạm thời do hệ thống tải cao, lỗi đường truyền,...

Cách xử lý:

Trong trường hợp lỗi tạm thời, hệ thống sẽ tự động điều phối lại đơn hàng trong vòng 24 giờ. Bạn không cần thao tác gì thêm nếu có thể chờ đợi.
Nếu bạn cần xử lý đơn hàng ngay lập tức, bạn có thể nhấn nút Điều phối lại thủ công trên chi tiết đơn hàng để hệ thống thử lại quá trình điều phối.

Lưu ý:

Luôn kiểm tra kỹ thông tin địa chỉ giao hàng trước khi xác nhận đơn hàng để giảm thiểu tỷ lệ thất bại điều phối. Một địa chỉ không chính xác là nguyên nhân phổ biến nhất.
Đối với các lỗi liên quan đến tồn kho hoặc quy tắc điều phối, việc cập nhật dữ liệu sản phẩm và cấu hình điều phối là cực kỳ quan trọng để đảm bảo đơn hàng được xử lý suôn sẻ.
Thao tác Điều phối lại thủ công là công cụ hữu ích giúp bạn chủ động xử lý các đơn hàng bị lỗi sau khi đã khắc phục nguyên nhân.

Mẹo:

Thường xuyên kiểm tra báo cáo điều phối đơn hàng để nắm bắt kịp thời các đơn hàng bị thất bại và có hướng xử lý nhanh chóng.
Xác nhận lại địa chỉ với khách hàng qua điện thoại hoặc tin nhắn nếu bạn thấy địa chỉ có dấu hiệu không rõ ràng hoặc hệ thống báo lỗi liên quan đến địa chỉ.
Trong giờ cao điểm hoặc khi có thông báo về sự cố hệ thống, hãy ưu tiên sử dụng chức năng Điều phối lại thủ công để đảm bảo đơn hàng được xử lý không bị trễ.