Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Thanh toán công nợ khách hàng

Khi khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán, hệ thống sẽ ghi nhận công nợ khách hàng. Khi khách chuyển trả tiền cho đơn hàng, để ghi nhận khách thanh toán nợ cho khách hàng, bạn có 2 cách:

  • Thao tác thanh toán trực tiếp trên đơn hàng
  • Tạo phiếu thu để thanh toán công nợ.

Cách 1: Thanh toán công nợ khách hàng bằng cách thanh toán trực tiếp trên đơn hàng 

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1. Truy cập đơn hàng

Có 2 cách để truy cập đơn hàng cần thanh toán:

  • Cách 1: Truy cập Danh sách khách hàng, tại màn hình Lịch sử đơn, nhấn vào Mã đơn hàng cần thanh toán.
  • Cách 2: Truy cập Đơn hàng > Danh sách đơn hàng.
    • Tìm đơn hàng bằng cách nhập mã đơn hàng, số điện thoại khách hàng, tên khách hàng,... vào thanh tìm kiếm.
    • Chọn đơn hàng cần thanh toán.

Bước 2. Thanh toán đơn hàng

  • Khi đã tìm thấy đơn hàng, nhấn Nhận tiền.
  • Trong màn hình thanh toán:
    • Nhập số tiền khách hàng thanh toán vào trường Số tiền nhận.
    • Chọn Phương thức thanh toán.
    • (Tuỳ chọn) Nhập Tham chiếu nếu cần.
  • Nhấn Nhận tiền để hoàn tất thanh toán.
Lưu ý

Sau khi thanh toán

  • Công nợ khách hàng được giảm trừ tương ứng.
  • Hệ thống tự động tạo phiếu thu, ghi nhận dòng tiền vào Sổ quỹ, giúp bạn giảm trừ công nợ từ đơn hàng của khách hàng.
  • Tổng số tiền thanh toán mặc định bằng toàn bộ số tiền cần thanh toán của các đơn hàng đã chọn.
  • Khi thanh toán không nhất thiết bạn phải thanh toán toàn bộ số tiền đơn hàng. Bạn có thể điền số tiền bạn thanh toán lúc đó rồi nhấn thanh toán

Cách 2: Thanh toán công nợ khách hàng bằng cách tạo phiếu thu từ mục Sổ quỹ 

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Truy cập vào phiếu thu

  • Trên thanh menu, vào Sổ quỹ > Phiếu thu.
  • Nhấp nút Tạo phiếu thu (góc trên bên phải).

Bước 2: Nhập thông tin chung

  • Hình thức thanh toán (bắt buộc): Chọn phương thức Tiền mặt hoặc Tài khoản ngân hàng.
  • Tài khoản nhận tiền (bắt buộc): Nếu chọn phương thức Tài khoản ngân hàng sẽ có thêm trường chọn tài khoản ngân hàng nhận tiền
  • Nhóm đối tượng nộp (bắt buộc): Chọn Khách hàng.
  • Đối tượng nộp (bắt buộc): Tìm và chọn khách hàng cần thanh toán công nợ.
  • Lý do thu (bắt buộc): Chọn Thu tiền bán hàng.
  • Giá trị (bắt buộc): Nhập số tiền khách thanh toán.
  • Thứ tự thanh toán:
    • Đơn hàng mua trước thanh toán trước.
    • Đơn hàng mua sau thanh toán trước.
  • Diễn giải (bắt buộc): Nhập mô tả cho phiếu thu.

Bước 3: Nhập thông tin bổ sung

  • Chi nhánh nhận (bắt buộc): Chọn chi nhánh ghi nhận phiếu thu.
  • Ngày nhận tiền (bắt buộc): Chọn ngày ghi nhận tiền vào sổ quỹ.
  • Mã phiếu: Nhập mã phiếu nếu muốn đặt mã tùy chỉnh hoặc để trống để hệ thống tự sinh mã.
  • Tham chiếu: Nhập mã chứng từ tham chiếu (nếu có).

Bước 4: Hoàn tất tạo phiếu thu

  • Nhấn Thêm để lưu và tạo phiếu thu.
Lưu ý:

Giới hạn số tiền thanh toán khi tạo phiếu thu:

  • Số tiền thanh toán tối đa cần bằng dư nợ hiện tại của khách hàng.
  • Ví dụ: Nếu khách hàng có dư nợ 20.000đ, bạn chỉ có thể tạo phiếu thu tối đa với số tiền là: 20.000đ.

Phân bổ số tiền trên phiếu thu:

  • Với thao tác chọn loại Thanh toán cho đơn hàng khi tạo phiếu thu, số tiền trên phiếu sẽ được phân bổ để ghi nhận thanh toán cho các đơn hàng theo điều kiện thanh toán đã chọn.
  • Nếu số tiền không đủ thanh toán hết một đơn hàng, hệ thống ghi nhận thanh toán một phần cho đơn hàng đó.

Đơn hàng mua trước, thanh toán trước (mặc định)

  • Tình huống:
    • Khách hàng có các đơn hàng sau:
      • Đơn hàng A (tạo ngày 01/01): 200.000 đồng (chưa thanh toán).
      • Đơn hàng B (tạo ngày 05/01): 300.000 đồng (chưa thanh toán).
      • Đơn hàng C (tạo ngày 10/01): 100.000 đồng (chưa thanh toán).
    • Khách hàng mang 500.000 đồng đến thanh toán công nợ.
  • Kết quả phân bổ:
    • Số tiền sẽ được phân bổ lần lượt theo thứ tự từ đơn hàng cũ nhất:
      • Đơn hàng A: Thanh toán đủ 200.000 đồng → công nợ giảm về 0 đồng.
      • Đơn hàng B: Thanh toán đủ 300.000 đồng → công nợ giảm về 0 đồng.
      • Đơn hàng C: Không nhận được khoản thanh toán nào → vẫn còn công nợ 100.000 đồng.

Đơn hàng mua sau, thanh toán trước (theo cấu hình ưu tiên đơn hàng mới hơn)

  • Tình huống:
    • Đơn hàng A (tạo ngày 01/01): 200.000 đồng (chưa thanh toán).
    • Đơn hàng B (tạo ngày 05/01): 300.000 đồng (chưa thanh toán).
    • Đơn hàng C (tạo ngày 10/01): 100.000 đồng (chưa thanh toán).
    • Khách hàng thanh toán 500.000 đồng nhưng cửa hàng áp dụng chính sách ưu tiên thanh toán đơn hàng mới trước.
  • Kết quả phân bổ:
    • Đơn hàng C: Thanh toán đủ 100.000 đồng → công nợ giảm về 0 đồng.
    • Đơn hàng B: Thanh toán đủ 300.000 đồng → công nợ giảm về 0 đồng.
    • Đơn hàng A: Chỉ được thanh toán 100.000 đồng trong tổng 200.000 đồng → công nợ còn lại 100.000 đồng.

Xử lý số tiền dư:

  • Nếu số tiền trên phiếu thu lớn hơn tổng số tiền cần thanh toán trên các đơn hàng, giá trị dư không tự động thanh toán cho các đơn hàng tiếp theo.

Phiếu thu tự động:

  • Phiếu thu loại thanh toán cho đơn hàng là phiếu tự động.
  • Mặc định ghi nhận thay đổi công nợ khách hàng.
  • Không hạch toán vào kết quả kinh doanh và không thể thao tác hủy.
Đóng