Tra cứu đơn / khách / sản phẩm / tồn kho trên Trợ lý Sapo AI

Bạn có thể tra cứu dữ liệu cửa hàng theo thời gian thực ngay trong khung chat, thay vì vào từng phân hệ để tìm, giúp bạn nhanh chóng lấy đúng số liệu về đơn hàng, khách hàng, sản phẩm và tồn kho chỉ trong vài giây mà không cần rời khỏi màn hình đang làm việc.

Điều kiện tiên quyết:

Khung chat Trợ lý Sapo AI đã được mở trên trang quản trị.
Tài khoản người dùng đã được cấp quyền truy cập cửa hàng phù hợp.
Lưu ý: Trợ lý chỉ tra cứu dữ liệu bạn có quyền xem và thuộc chi nhánh bạn được phân quyền. Nếu tài khoản không có quyền xem đơn hàng, bạn sẽ không thể tra cứu thông tin đơn hàng qua Trợ lý.

Bước 1: Nhập câu hỏi tra cứu

Tại khung chat Trợ lý Sapo AI ở cạnh phải màn hình, bạn nhập câu hỏi tra cứu vào ô soạn tin. Bạn có thể nêu kèm các tiêu chí lọc cụ thể theo trạng thái, chi nhánh, khoảng ngày hoặc khách hàng.

Ví dụ câu lệnh:

"Đơn #SON00123 đang ở trạng thái nào, đã thanh toán chưa?"
"Còn bao nhiêu tồn áo polo nam cotton ở kho Hà Nội?"
"Tìm khách hàng tên Nguyễn Văn A, số 09xxxx"
"Liệt kê đơn hàng chờ giao trong hôm nay"
"Sản phẩm nào trong danh mục Áo thun đang sắp hết hàng?"
"Chi tiết bảng giá theo chi nhánh đang áp dụng"

Mẹo:

Có thể trỏ chính xác đối tượng bằng tính năng @mention để tránh nhầm lẫn khi có các đối tượng trùng tên.

Bước 2: Gửi yêu cầu tra cứu

Bạn nhấn nút Gửi hoặc phím Enter trên bàn phím. Hệ thống sẽ tiến hành xử lý dữ liệu và Trợ lý Sapo AI sẽ phản hồi thông tin ngay theo thời gian thực.

Bước 3: Nhận kết quả và thao tác tiếp theo

Bạn theo dõi câu trả lời hiển thị trực tiếp trong khung chat dưới nhiều định dạng linh hoạt:

Định dạng danh sách: Hiển thị khi kết quả tìm kiếm trả về nhiều đối tượng phù hợp.
Định dạng bảng hoặc thẻ thông tin: Hiển thị chi tiết số liệu (ví dụ: bảng dữ liệu tồn kho theo từng chi nhánh).
Điều hướng: Tại thẻ thông tin trả về, bạn có thể nhấp chọn nút mở màn hình tương ứng để điền hoặc xem chi tiết phân hệ đó trên trang quản trị.

Lưu ý:

Kết quả tra cứu là dữ liệu chỉ đọc, Trợ lý Sapo AI không tự động thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trên hệ thống.
Khi từ khóa khớp với nhiều đối tượng, Trợ lý sẽ hiển thị danh sách trước và yêu cầu bạn chọn đúng đối tượng cụ thể.
Số liệu phản ánh chính xác tại thời điểm tra cứu. Bạn nên tra cứu lại khi cần cập nhật số liệu mới nhất.

Các chỉ số và phạm vi tra cứu

1. Phạm vi dữ liệu hỗ trợ tra cứu trong chat

Nhóm	Tra cứu được	Tra theo (ví dụ)
Sản phẩm	Sản phẩm, phiên bản; danh mục (Collection)	Tên, mã SKU, danh mục
Khách hàng	Khách hàng; nhóm khách hàng & thành viên	Tên, SĐT, nhóm
Đơn hàng	Đơn hàng; đơn nháp; phiếu trả hàng; đơn chưa hoàn tất	Mã đơn, trạng thái, khách, chi nhánh, khoảng ngày
Tồn kho	Tồn theo phiên bản/sản phẩm trên từng chi nhánh; chi nhánh	Tên/mã sản phẩm, tên chi nhánh

Lưu ý:

Phân hệ Mua hàng & Nhà cung cấp (bao gồm: đơn nhập, nhập hàng, trả hàng nhập, chuyển kho, nhà cung cấp) hiện tại chưa hỗ trợ tra cứu trực tiếp trong chat.

2. Ý nghĩa 4 chỉ số tồn kho Trợ lý trả về

Khi tra cứu tồn kho, hệ thống sẽ trả về bảng thông tin chứa 4 chỉ số sau:

Tồn thực tế (on hand): Số lượng hàng hóa thực tế đang có trong kho của bạn.
Có thể bán (available): Số lượng hàng hóa còn lại có thể bán (đã trừ đi phần hàng đang giữ cho các đơn khác).
Đang giao/giữ (committed): Số lượng hàng hóa đã được giữ cho các đơn hàng chưa hoàn tất xử lý.
Sắp về (incoming): Số lượng hàng hóa đang trên đường nhập về kho.

Các lỗi thường gặp và hướng xử lý

Tình huống lỗi	Nguyên nhân	Hướng xử lý
Hệ thống báo "Không tìm thấy..."	Từ khóa chưa khớp chính xác hoặc dữ liệu nằm ngoài phạm vi quyền xem.	Kiểm tra lại quyền/chi nhánh được phân công. Gõ chính xác mã đơn hoặc tên đối tượng.
Trợ lý hỏi: "Bạn muốn xem cái nào?"	Từ khóa nhập khớp với nhiều đối tượng khác nhau.	Chọn đúng mục tiêu trên danh sách gợi ý hoặc dùng @mention để chỉ định chính xác.
Không tra cứu được một phân hệ cụ thể	Tài khoản không có quyền xem phân hệ đó.	Liên hệ chủ cửa hàng để được cấp quyền xem tương ứng.
Số liệu không khớp hoàn toàn với thực tế	Dữ liệu có sự thay đổi ngay sau thời điểm thực hiện lệnh tra cứu.	Thực hiện tra cứu lại để Trợ lý cập nhật và lấy số liệu mới nhất.

Trợ lý Sapo