Bạn lo lắng bỏ lỡ khách hàng tiềm năng do phản hồi chậm hoặc quên xử lý đơn hàng. Tính năng Cảnh báo đơn “rơi” của Sapo OmniAI sẽ tự động phát hiện và thông báo các hội thoại, đơn hàng có nguy cơ bị bỏ sót, giúp bạn tăng tốc độ phản hồi và tối ưu tỷ lệ chốt đơn.

1. Các loại cảnh báo và logic hoạt động

Chat OmniAI cung cấp 3 loại cảnh báo chính để giúp bạn không bỏ sót bất kỳ tương tác quan trọng nào:

• Cảnh báo chưa phản hồi: Hệ thống sẽ thông báo khi có tin nhắn hoặc bình luận mới từ khách hàng nhưng bạn chưa trả lời trong khoảng thời gian đã thiết lập. Số lượng trên cảnh báo tương ứng với số hội thoại chưa được phản hồi.
• Cảnh báo chưa tạo đơn: Hệ thống sẽ tự động cảnh báo các hội thoại có dấu hiệu mua hàng như khách để lại số điện thoại, địa chỉ hoặc các từ khóa mua hàng do bạn thiết lập.
• Cảnh báo chưa đẩy vận chuyển: Hệ thống sẽ cảnh báo khi một đơn hàng đã được tạo từ hội thoại nhưng chưa được đẩy sang đơn vị vận chuyển hoặc xử lý giao ngoài.

2. Thao tác cấu hình cảnh báo đơn rơi

Bước 1: Truy cập màn cấu hình đơn rơi trên Chat OmniAI

• Tại thanh menu bên trái màn hình quản trị phần mềm, bạn kéo xuống chọn Chat Omni AI.
• Trong giao diện Chat OmniAI, trên thanh menu đầu trang, bạn chọn biểu tượng bánh răng Cấu hình (ở góc trên bên phải).
• Trong màn cấu hình, tại menu bên trái bạn chọn Cảnh báo đơn “rơi”.

Bước 2: Thực hiện cấu hình cảnh báo đơn rơi

Mục Cảnh báo chưa phản hồi

• Tại mục Cảnh báo chưa phản hồi, bạn bật chức năng kích hoạt để đảm bảo mọi tin nhắn, bình luận của khách hàng đều được phản hồi nhanh chóng.
• Khi hội thoại chưa được phản hồi sau: bạn chọn khoảng thời gian mong muốn (từ 0 phút đến 5 giờ). Hệ thống sẽ bắt đầu đếm ngược từ tin nhắn cuối cùng của khách hàng.
• Chọn Lưu thông tin để hoàn tất.

Mục Cảnh báo chưa tạo đơn

• Tại mục Cảnh báo chưa tạo đơn, bạn bật chức năng kích hoạt để nhanh chóng nhận diện các hội thoại có khả năng chốt đơn cao.
• Tích chọn các điều kiện để kích hoạt cảnh báo:
  • Hội thoại có số điện thoại: Hệ thống tự động nhận diện cú pháp số điện thoại Việt Nam.
  • Hội thoại có địa chỉ khách hàng: Hệ thống sẽ nhận diện dựa trên các từ khóa như "địa chỉ", "ship đến", "giao qua", "đc", v.v.
  • Hội thoại có chứa các từ khóa: Nhập các từ khóa bạn cho là dấu hiệu mua hàng (ví dụ: giá, tư vấn, mua, check size). Mỗi từ khóa cách nhau bằng phím Enter.
• Chọn Lưu thông tin để áp dụng.

Mục Cảnh báo chưa đẩy vận chuyển

• Tại mục Cảnh báo chưa đẩy vận chuyển, bạn chỉ cần bật chức năng để kích hoạt nhằm đảm bảo đơn hàng được chuyển đi đúng hẹn, tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Chọn Lưu thông tin.

3. Áp dụng cảnh báo trong xử lý hội thoại

Sau khi lưu cấu hình, hệ thống sẽ tự động gắn cảnh báo vào các hội thoại thỏa mãn điều kiện. Để nắm vững các thao tác cơ bản trên màn hình chat như trả lời tin nhắn, tạo đơn hàng, bạn có thể tham khảo bài viết Quản lý hội thoại trên Chat OmniAI.

• Tại thanh menu bên trái màn hình quản trị phần mềm, bạn kéo xuống chọn Chat OmniAI.
• Trong giao diện Chat OmniAI, bạn có thể lọc nhanh các hội thoại cần ưu tiên và xem thống kê và truy cập từ báo cáo.

3.1. Lọc nhanh các hội thoại được cảnh báo

• Tại màn hình danh sách hội thoại của Chat OmniAI, trên thanh công cụ bên trái, bạn bấm chọn biểu tượng cảnh báo hình tam giác có dấu chấm than.
• Cửa sổ Cảnh báo đơn “rơi” sẽ trả về:
  • [Số lượng] hội thoại quá thời gian chưa phản hồi
  • [Số lượng] khách tiềm năng chưa lên đơn
  • [Số lượng] đơn chưa đẩy vận chuyển
• Bạn nhấn trực tiếp vào dòng thông báo để chuyển qua màn danh sách các hội thoại tương ứng và tiến hành xử lý.

3.2. Xem báo cáo tổng quan

Để đánh giá hiệu quả xử lý, bạn có thể xem báo cáo chi tiết theo từng page và thời gian thực hiện.

• Tại giao diện Chat OmniAI, trên thanh menu đầu trang bạn chọn Báo cáo > Tổng quan.
• Bấm chọn vào phần hiển thị các trang đang quản lý, tuỳ chọn theo một hoặc nhiều trang muốn xem báo cáo.
• Kéo xuống mục Cảnh báo đơn rơi. Tại đây, bạn sẽ thấy thống kê chi tiết số lượng cảnh báo theo từng loại.
• Bạn có thể nhấp vào mũi tên (>) bên cạnh từng chỉ số để được chuyển đến danh sách hội thoại tương ứng đã được lọc sẵn.

Xem thêm hướng dẫn báo cáo tổng quan Chat OmniAI tại đây.