Quản lý Danh sách đơn hàng trong Điều phối đơn O2O trên Sapo

Bài viết này hướng dẫn bạn cách sử dụng màn hình Danh sách đơn hàng để theo dõi tình trạng điều phối của từng đơn, tìm kiếm, lọc và đặc biệt là cách xử lý các đơn hàng bị điều phối thất bại, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ đơn hàng nào.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn có quyền truy cập và sử dụng ứng dụng Điều phối đơn O2O.
Xem thêm hướng dẫn phân quyền tài khoản nhân viên tại đây

Lưu ý:

Các đơn hàng từ POS và các sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop, Sendo) sẽ không được áp dụng tính năng điều phối.

Bước 1: Truy cập màn danh sách đơn hàng trong điều phối đơn O2O

Tại màn hình quản trị Sapo, từ menu bên trái, bạn kéo xuống mục ỨNG DỤNG.
Tìm và chọn ứng dụng Điều phối đơn O2O > tại menu con trỏ xuống ở dưới Điều phối đơn O2O chọn mục Danh sách đơn hàng.

Bước 2: Theo dõi và tra cứu danh sách đơn hàng

Màn hình danh sách đơn hàng cung cấp cái nhìn tổng quan về kết quả điều phối. Các cột thông tin chính bao gồm:

Mã đơn hàng, Ngày tạo, Khách hàng, Nguồn đơn: Thông tin cơ bản của đơn hàng.
Chi nhánh trước điều phối: Chi nhánh ban đầu ghi nhận đơn hàng.
Trạng thái điều phối: Cho biết đơn hàng được điều phối "Thành công" hay "Thất bại".
Chi nhánh sau điều phối: Chi nhánh được hệ thống chỉ định để xử lý đơn sau khi điều phối thành công.

Để tìm kiếm và lọc đơn hàng, bạn có thể sử dụng các công cụ sau ở đầu trang:

Ô tìm kiếm: Nhập mã đơn hàng để tìm chính xác.
Các bộ lọc: Lọc đơn hàng theo Chi nhánh trước điều phối, Chi nhánh sau điều phối, Trạng thái điều phối (Điều phối thành công/Điều phối thất bại) và Ngày tạo.

Bước 3: Xử lý đơn hàng điều phối thất bại

Khi một đơn hàng điều phối thất bại, bạn có hai cách để xử lý:

Điều phối tự động bởi hệ thống:
- Hệ thống sẽ tự động thử điều phối lại các đơn thất bại nhiều lần trong vòng 24 giờ đầu tiên theo khoảng thời gian hệ thống cài đặt là 5 phút, 10 phút, 20 phút, 40 phút, 80 phút, 160 phút, 320 phút, 640 phút, 1280 phút.
- Sau 24 giờ, nếu vẫn thất bại, hệ thống sẽ ngừng tự động thử lại.
Điều phối lại thủ công:
- Bạn có thể chủ động điều phối lại các đơn hàng thất bại bất cứ lúc nào.
- Tại màn hình Danh sách đơn hàng, tìm đến các đơn có trạng thái "Điều phối thất bại".
- Tích vào ô vuông ở đầu dòng của một hoặc nhiều đơn hàng bạn muốn xử lý.
- Nhấn vào nút Điều phối lại đơn hàng xuất hiện phía trên danh sách.
- Trong cửa sổ xác nhận hiện ra, nhấn Xác nhận để hoàn tất.

Lưu ý:

Chức năng này chỉ khả dụng cho các đơn hàng điều phối thất bại.
Các đơn đã thành công sẽ không thể chọn để điều phối lại.