Gửi hóa đơn cho khách hàng trên Sapo OmniAI

Thao tác gửi hóa đơn cho khách hàng bao gồm việc gửi hóa đơn nháp trước khi phát hành để khách hàng kiểm tra thông tin và gửi hóa đơn cho khách hàng sau khi đã phát hành hóa đơn để lưu trữ và ghi nhận nghiệp vụ.

Bước 1: Truy cập Danh sách hóa đơn điện tử

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn kéo xuống mục Ứng dụng, tìm kiếm và chọn Sapo Invoice. Bạn nhấp chọn mục Hóa đơn trong thanh menu con.
• Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách hóa đơn điện tử.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn hóa đơn cần gửi dữ liệu cho khách hàng

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số hóa đơn, mã đơn hàng, tên, MST, ký hiệu để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn sử dụng thao tác lọc theo các bộ lọc tương ứng:

• Lọc theo Ngày hóa đơn
• Lọc theo Trạng thái phát hành
• Lọc theo Đơn vị bán hàng
• Lọc theo Chi nhánh
• Lọc theo Trạng thái hóa đơn

Bạn nhấp nút Lọc để hệ thống tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

Bước 3: Gửi dữ liệu hóa đơn cho khách hàng

Trường hợp 1: Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng

Áp dụng cho các hóa đơn điện tử ở trạng thái “Chưa phát hành”.

Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng trước khi phát hành giúp kiểm tra thông tin, hạn chế sai sót trước khi phát hành hóa đơn tới cơ quan thuế. Bạn thực hiện thao tác như sau:

• Nhấp chọn Mã hóa đơn hoặc dòng chứa mã hóa đơn cần gửi dữ liệu. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình chi tiết hóa đơn.
• Tại đây, bạn có thể kiểm tra lại thông tin đơn hàng và chỉnh sửa các thông tin cần thiết trước khi gửi hóa đơn nháp.
• Bạn nhấp chọn Gửi hóa đơn nháp ở góc trên bên phải màn hình.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu thông tin gửi hóa đơn nháp:
  • Tên khách hàng và Email người nhận: Hệ thống sẽ tự động điền nếu bạn đã nhập liệu đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn, hoặc bạn điền tên và email khách hàng.
  • Tệp đính kèm: Bạn kéo thả hoặc tải file lên từ thiết bị để gửi kèm hóa đơn cho khách hàng.
• Bạn nhấp chọn Gửi ở góc dưới màn hình pop-up để gửi dữ liệu.
• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo Gửi hóa đơn thành công.

Trường hợp 2: Gửi hóa đơn đã phát hành cho khách hàng

Đối với các hóa đơn đã được phát hành, dù có hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận hay không, bạn có thể gửi email trực tiếp từ hệ thống Sapo OmniAI cho khách hàng. Bạn thực hiện thao tác như sau:

• Nhấp chọn Mã hóa đơn hoặc dòng chứa mã hóa đơn cần gửi dữ liệu. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình chi tiết hóa đơn.
• Bạn nhấp chọn Gửi hóa đơn ở góc trên bên phải màn hình.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu thông tin gửi hóa đơn:
  • Tên khách hàng và Email người nhận: Hệ thống sẽ tự động điền nếu bạn đã nhập liệu đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn, hoặc bạn điền tên và email về khách hàng.
  • Tệp đính kèm: Bạn kéo thả hoặc tải file lên từ thiết bị để gửi kèm hóa đơn cho khách hàng.
• Bạn nhấp chọn Gửi ở góc dưới màn hình pop-up để gửi dữ liệu.
• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo Gửi hóa đơn thành công.