Tạo phiếu đối soát Sapo Express

Để quản lý công nợ vận chuyển hiệu quả, Sapo Express hỗ trợ tính năng tạo phiếu đối soát, giúp bạn dễ dàng kiểm tra và xác nhận các khoản thanh toán với đơn vị vận chuyển. Khi kích hoạt tính năng này, hệ thống sẽ tự động tổng hợp thông tin đơn hàng và tạo phiếu đối soát, giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn có quyền quản trị hoặc quyền Cấu hình vận chuyển, Ứng dụng
Đơn hàng cần đảm bảo các điều kiện:
- Trạng thái giao hàng hợp lệ: Đơn hàng phải có trạng thái Giao hàng thành công hoặc Đã hoàn hàng
- Đơn hàng chưa thuộc phiếu đối soát khác: Đơn hàng không được nằm trong bất kỳ phiếu đối soát nào trước đó.
- Thông tin đơn hàng đầy đủ và chính xác: Hệ thống yêu cầu các dữ liệu như mã đơn hàng, trạng thái giao hàng và đối soát phải chính xác để đảm bảo quá trình tạo phiếu diễn ra suôn sẻ.

1. Tạo phiếu đối soát tự động

Bước 1: Truy cập Ứng dụng > Sapo Express > Đối soát.

Bước 2: Tại màn hình Đối soát, chọn Cấu hình đối soát (góc phải trên cùng).

Bật tự động sinh phiếu đối soát.
(Tuỳ chọn) Bật tự động xác nhận trạng thái "Đã đối soát" cho phiếu.

Bước 3: Khi đủ điều kiện, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu đối soát. Để kiểm tra, vào Vận chuyển > Đối soát COD và phí > Chọn Sapo Express trên thanh tìm kiếm.

Bước 4: Tại màn hình Sapo Express, danh sách các phiếu đối soát sẽ hiển thị.

Chọn chi tiết phiếu đối soát để kiểm tra và xác nhận.
Thực hiện đối soát & thanh toán công nợ với đơn vị vận chuyển.

Lưu ý:

Trạng thái đối soát của vận đơn sẽ phụ thuộc vào trạng thái của phiếu chứa vận đơn đó.
Phiếu đối soát tự động có thể không được tạo nếu:
Đơn hàng không có trạng thái Giao hàng thành công hoặc Trả hàng thành công.
Đơn hàng đã thuộc một phiếu đối soát khác.
Nếu tạo phiếu thất bại, Sapo Express sẽ gửi thông báo qua email cửa hàng và email đối soát.

2. Tạo phiếu đối soát thủ công

Bước 1: Truy cập Ứng dụng > Đối soát vận chuyển

Bước 2: Tại màn hình Danh sách phiếu đối soát:

Cách 1: Chọn Nhập file và thực hiện:

Chọn Chi nhánh có đơn cần đối soát.
Chọn Đối tác vận chuyển là Sapo Express.
Tải file mẫu, nhập thông tin đơn hàng theo dữ liệu từ email Sapo Express.
Nhấp Nhập file để kiểm tra kết quả xử lý dữ liệu.

Cách 2: Chọn Tạo phiếu đối soát và thực hiện:

Tìm và nhập thủ công các mã vận đơn cần đối soát.

Bước 3: Sau khi tạo phiếu, phiếu sẽ ở trạng thái Đang đối soát.

Kiểm tra thông tin phiếu.
Thực hiện Đối soát & Thanh toán để chuyển phiếu sang trạng thái Đã đối soát và Đã thanh toán.

Bài viết trước Quy trình đối soát Sapo Express

Bài viết kế tiếp Thiết lập phí giao hàng theo khu vực vận chuyển