Khi bạn cần trả lại hàng cho nhà cung cấp nhưng không tìm thấy đơn nhập gốc hoặc muốn trả gộp sản phẩm từ nhiều lần nhập, tính năng này sẽ giúp bạn tạo lệnh trả hàng nhanh chóng. Sapo cung cấp giải pháp linh hoạt để bạn quản lý hàng trả về một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đảm bảo số liệu kho chính xác.

1. Các thao tác thực hiện trả hàng nhập không theo đơn

Bước 1: Truy cập tính năng Trả hàng nhập không theo đơn

Đây là bước đầu tiên để bắt đầu quy trình trả hàng cho nhà cung cấp mà không cần dựa vào đơn nhập hàng cũ.

1. Tại menu quản trị bên trái, bạn chọn Quản lý kho > Trả hàng nhập.
2. Trên trang danh sách, bạn nhấp vào nút Tạo đơn trả hàng nhập (ở góc trên bên phải màn hình).
3. Trong tùy chọn hiển thị, bạn chọn Trả hàng nhập không theo đơn.

Bước 2: Chọn nhà cung cấp, chi nhánh trả hàng

Tại màn hình tạo đơn, bạn thực hiện chọn Nhà cung cấp và Chi nhánh trả hàng:

• Tìm nhà cung cấp: Nhập tên nhà cung cấp vào ô tìm kiếm và chọn từ danh sách gợi ý.
• Chọn chi nhánh trả: Hệ thống đang để Chi nhánh mặc định, bạn có nhấp vào mũi tên tại trường "Chi nhánh trả" và chọn lại chi nhánh sẽ xuất kho trả hàng.

Bước 3: Thêm sản phẩm và thông tin chi tiết

• Sau khi đã chọn nhà cung cấp và chi nhánh, bạn cần thêm các sản phẩm cần trả và điền các thông tin liên quan.
• Tại mục Thông tin sản phẩm, bạn thêm sản phẩm cần trả bằng một trong các cách sau:

Sau khi thêm sản phẩm, bạn nhập các thông tin trên mỗi dòng sản phẩm:

• Số lượng: Nhập số lượng sản phẩm cần trả.
• Đơn giá trả: Nhập giá trả hàng cho nhà cung cấp. Nếu bạn không có quyền xem giá vốn, hệ thống sẽ tự động áp dụng giá vốn khi tạo đơn.
• Chiết khấu: Nhập % hoặc số tiền chiết khấu cho từng sản phẩm (nếu có).

Bước 4: Nhập các thông tin bổ sung đơn trả hàng

Tại mục Thông tin bổ sung, bạn có thể nhập các thông tin để tiện theo dõi:

• Mã đơn trả hàng: Hệ thống tự tạo hoặc bạn có thể tùy chỉnh (tối đa 50 ký tự, không trùng lặp).
• Lý do trả hàng: Ghi rõ lý do như "Hàng lỗi," "Sai quy cách".
• Gắn thẻ (Tags): Thêm các thẻ như "Trả đợt 1," "NCC_A" để dễ dàng lọc và báo cáo.

Bước 5: Nhập các thông tin thanh toán, bổ sung

Tại mục tổng hợp thông tin Hoàn tiền, bạn kiểm tra lại các thông tin chung của đơn hàng:

• Nhập Chiết khấu (phím tắt F6) và Chi phí (phím tắt F7) (nếu có).
• Bấm chọn Thuế, tích chọn Áp dụng thuế hoặc Không áp thuế tùy theo thỏa thuận với nhà cung cấp > nhấn Áp dụng để hoàn tất. Trường hợp Giá bán đã bao gồm thuế, bạn có thể chỉnh sửa cấu hình cài đặt thuế bằng cách bấm vào dòng chữ “tại đây” để chuyển qua màn cấu hình. Xem thêm hướng dẫn Cấu hình thuế tại đây.

Bước 6: Thanh toán đơn trả hàng

Tại mục Thanh toán, bạn xác nhận việc nhà cung cấp hoàn tiền:

• Chọn Phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản...).
• Nhập Số tiền nhà cung cấp đã trả.
• Nhập Mã tham chiếu (ví dụ: mã giao dịch ngân hàng, mã phiếu chi) và Ngày ghi nhận.

Cuối cùng, bạn nhấp vào nút Tạo đơn trả hàng nhập ở góc trên cùng bên phải để hoàn tất.

2. Lưu ý và xử lý lỗi thường gặp

• Lỗi vượt số lượng tồn: Nếu bạn nhập số lượng trả lớn hơn số lượng tồn kho hiện tại, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo ngay dưới ô nhập số lượng. Bạn cần điều chỉnh lại số lượng cho chính xác.
• Không tìm thấy nút "Tạo đơn trả hàng nhập": Nút này nằm ở ngay góc trên bên phải đầu trang, nếu vẫn không thấy, bạn hãy kiểm tra lại phân quyền tài khoản của mình.
• Không hiển thị giá vốn: Nếu bạn không được cấp quyền "Xem giá vốn", trường "Đơn giá trả" sẽ bị ẩn và hệ thống sẽ tự động lấy giá vốn khi tạo đơn của sản phẩm để tính toán.
• Quét mã vạch không nhận sản phẩm: Hãy đảm bảo máy quét mã vạch đã được kết nối đúng cách và mã vạch trên sản phẩm rõ nét, không bị mờ hoặc rách.

3. Xem lại đơn trả hàng không theo đơn

• Tại trang Danh sách đơn trả hàng nhập, các đơn hoàn trả Mã đơn nhập để trống, không gán với mã đơn nào chính là các đơn được tạo trả không theo đơn.
• Bạn bấm chọn vào Mã đơn để truy cập xem chi tiết đơn hoàn trả. Tại màn chi tiết đơn hoàn trả bạn có thể:
  • Xác nhận hoàn tiền: nếu đơn chưa xác nhận nhận hoàn đủ giá trị trả thì nút Xác nhận hoàn tiền hiển thị để bạn chọn.
  • Sửa các trường thông tin: lý do hoàn trả, tag.

Xem thêm bài hướng dẫn Xem, tìm kiếm, lọc danh sách đơn trả hàng nhập tại đây.