Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Nhập hàng từ nhà cung cấp trên Sapo OmniAI

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp mà không cần thông qua đơn hàng đặt trước. Điều này giúp linh hoạt hơn trong việc bổ sung hàng hóa, đáp ứng nhanh nhu cầu kinh doanh và tối ưu hóa quy trình nhập kho.

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Truy cập tính năng Nhập hàng

  • Trên trang quản trị Sapo, chọn Quản lý kho > Nhập hàng > Tạo đơn nhập hàng (góc phải màn hình).

Bước 2: Chọn nhà cung cấp

Bước 3: Nhập thông tin đơn nhập hàng

  • Mục Chi nhánh nhập: đang là chi nhánh mặc định. Với cửa hàng có nhiều chi nhánh, bạn có thể bấm vào mục và chọn lại chi nhánh nhập hàng.
  • Mục Thông tin bổ sung, bạn thực hiện nhập các thông tin:
    • Nhân viên phụ trách
    • Ngày nhập dự kiến
    • Mã đơn nhập (Nếu để trống, hệ thống tự sinh mã)
    • Tham chiếu

Bước 4: Chọn sản phẩm nhập hàng

Tại mục Sản phẩm bạn chọn 1 trong các cách sau để thêm sản phẩm:

Cách 1: Tìm kiếm sản phẩm thủ công qua thanh tìm kiếm

  • Bấm chọn vào ô tìm kiếm
  • Gõ tên sản phẩm, mã SKU vào ô tìm kiếm
  • Tìm và chọn sản phẩm

Cách 2: Thêm nhanh sản phẩm mới

  • Bấm chọn vào ô tìm kiếm, chọn Thêm mới sản phẩm
  • Nhập các thông tin sản phẩm trên cửa sổ Thêm nhanh sản phẩm
  • Bấm Thêm để hoàn tất.

Cách 3: Sử dụng máy quét mã vạch để thêm sản phẩm vào đơn

Cách 4: Chọn nhiều sản phẩm cùng lúc với tính năng Chọn nhiều

  • Bấm chọn nút Chọn nhiều bên cạnh ô tìm kiếm.
  • Trên màn cửa sổ Chọn nhiều sản phẩm, bạn có thể tìm kiếm theo tên, SKU, Barcode sản phẩm như cách 1.
  • Tích chọn ô vuông trước tên các sản phẩm, phiên bản sản phẩm nhập hàng.
  • Nhấn Áp dụng để hoàn tất.
Lưu ý:
  • Tính năng nhập hàng chỉ áp dụng cho sản phẩm đơn lẻ, không hỗ trợ cho sản phẩm combo.
  • Chỉ sản phẩm có quản lý kho tại chi nhánh đang chọn mới có thể tìm kiếm và thêm vào đơn.
  • Nếu thêm sản phẩm xong đổi chi nhánh nhập thì có thể xảy ra lỗi khi tạo đơn.
  • Chỉ hỗ trợ thêm tối đa 500 dòng ở trong đơn nhập hàng.

Bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa sau khi đã thêm sản phẩm:

Điều chỉnh số lượng

Ngay tại cột Số lượng, bạn có thể nhập số lượng bằng bàn phím hoặc nhấn mũi tên lên/xuống để tăng giảm.

  • Với sản phẩm quy đổi: Khi bạn cập nhật số lượng của sản phẩm quy đổi, hệ thống sẽ tự động cập nhật theo số lượng của các sản phẩm gốc. Bạn có thể nhấn “Xem thành phần” để xem chi tiết các sản phẩm gốc này.
  • Với các sản phẩm có quản lý theo lô - hạn sử dụng, để thay đổi số lượng, bạn cần nhấn “Chọn lô nhập hàng”, sau đó chọn các lô phù hợp. Số lượng sản phẩm cần bằng tổng số lượng từ các lô đã chọn.
Lưu ý:
  • Số lượng tối đa cho mỗi sản phẩm là 999,999 (gần một triệu). Với các sản phẩm có đơn vị tính lẻ (như kg, mét...), bạn có thể nhập thêm tối đa 3 chữ số thập phân sau dấu chấm (ví dụ: 15.5 kg hoặc 10.250 m).

Chỉnh đơn giá sản phẩm

Nhấn vào phần Đơn giá của dòng sản phẩm → popup điều chỉnh giá sẽ hiển thị. Tại popup:

  • Bạn nhập lại đơn giá.
  • Chọn loại chiết khấu: theo giá trị hoặc %, điền giá và % chiết khấu tương ứng.
  • Nhấn Áp dụng.

Với sản phẩm quy đổi: Để đảm bảo giá vốn được ghi nhận chính xác đến từng đồng, hệ thống có thể sẽ tự động tách các sản phẩm gốc thành nhiều dòng khi bạn điều chỉnh đơn giá của sản phẩm quy đổi.

  • Ban đầu, một "Thùng" Bánh quy chứa 15 "Gói" có giá 540.000đ, mỗi gói có giá là 36.000đ.
  • Bạn chỉnh sửa giá của "Thùng" xuống còn 500.000đ (do có chiết khấu hoặc thỏa thuận riêng).
  • Hệ thống nhận thấy việc chia 500.000đ cho 15 gói sẽ tạo ra số thập phân vô hạn (500.000 / 15 = 33,333.333...), gây khó khăn cho việc tính giá vốn. Để giải quyết vấn đề này và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, hệ thống sẽ tự động tách 15 gói thành 2 dòng riêng biệt:
    • Dòng 1: 14 Gói với đơn giá là 33.333đ.
    • Dòng 2: 1 Gói còn lại với đơn giá được điều chỉnh là 33.338đ.

=> Tổng cộng hai dòng vẫn chính xác là 500.000đ.

  • Cách xử lý này đảm bảo giá vốn của từng sản phẩm được ghi nhận chính xác, giúp bạn quản lý tài chính và lợi nhuận minh bạch, không bị sai lệch do làm tròn số.
Lưu ý:
  • Với tài khoản không có quyền xem giá vốn sẽ không hiển thị đơn giá, thành tiền và khối thanh toán của đơn nhập.

Thay đổi đơn vị tính của sản phẩm

Nếu sản phẩm có nhiều đơn vị (vd: hộp, thùng…), bạn có thể:

  • Nhấn vào mũi tên cạnh tên đơn vị tính đang hiển thị (ví dụ: “Hộp”).
  • Chọn đơn vị mới trong danh sách (ví dụ: “Thùng”).
  • Nhập số lượng theo đơn vị mới.

Ví dụ: Nếu mỗi Thùng chứa 12 Hộp, khi bạn chọn “Thùng” và nhập số lượng là 2, hệ thống sẽ hiểu là bạn đang nhập 24 hộp.

Lưu ý:
  • Việc thay đổi đơn vị tính (ví dụ: từ "Hộp" sang "Thùng") sẽ làm mới lại giá sản phẩm. Mọi khuyến mãi bạn đã áp dụng cho đơn vị cũ sẽ bị xóa bỏ.

Tách dòng sản phẩm

Dùng khi một sản phẩm có nhiều mức giá (như hàng khuyến mãi, nhập từ nhiều nguồn).

Các bước thực hiện:

  1. Tại khối sản phẩm bạn tích chọn ô Tách dòng.
  2. Sau đó, thêm lại chính sản phẩm đã có trên danh sách→ hệ thống tự tạo dòng mới.
  3. Bạn nhập giá và số lượng riêng biệt cho mỗi dòng.

Ví dụ: Bạn nhập 100 cây bút giá 2.000đ và 50 cây giá 1.800đ, hãy dùng tính năng Tách dòng để tạo 2 dòng riêng biệt và nhập đúng giá cho từng dòng. Việc này giúp quản lý giá vốn chính xác theo từng lần nhập hàng.

Lưu ý:
  • Để sử dụng tính năng tách dòng, bạn cần thêm sản phẩm qua thao tác tìm kiếm hoặc quét mã vạch, không hỗ trợ tách dòng khi chọn sản phẩm từ pop - up chọn nhiều.


Bước 5: Tùy chọn nhập kho khi tạo đơn

  • Sau khi nhập và tùy chỉnh thông tin sản phẩm, bạn tích chọn Nhập kho khi tạo đơn nếu muốn hệ thống tự động ghi nhận số lượng hàng hóa vào kho ngay tại thời điểm bạn tạo đơn nhập hàng.

Bước 6: Nhập các thông tin thanh toán, bổ sung

Tại khối Thanh toán, bạn thực hiện điều chỉnh:

  • Bấm chọn Thêm giảm giá hoặc phím tắt F6 > Chọn loại giảm giá theo Giá trị hoặc % > Nhập giá trị giảm tương ứng, đảm bảo tổng giá trị giảm không lớn hơn tổng tiền sản phẩm > nhấn Thêm giảm giá để hoàn tất.
  • Chọn Chi phí nhập hàng hoặc phím tắt F7 > Nhập tên chi phí, giá trị > nhấn Áp dụng để hoàn tất.
  • Bấm chọn Thuế > Tích chọn Áp dụng thuế > chọn Áp dụng để hoàn tất. Trường hợp Giá bán đã bao gồm thuế, bạn có thể chỉnh sửa cấu hình cài đặt thuế bằng cách bấm vào dòng chữ “tại đây” để chuyển qua màn cấu hình. Xem thêm hướng dẫn Cấu hình thuế tại đây.

Tại mục Ghi chú, Tag bạn nhập và chọn thêm thông tin nếu có.

Bước 7: Thanh toán đơn nhập hàng

Tại mục Thanh toán, nhấn “Đã thanh toán” và thực hiện chọn các thông tin:

  • Phương thức thanh toán: bấm chọn hình thức thanh toán đã có. Trường hợp chưa có hình thức thanh toán mong muốn bạn xem thêm hướng dẫn Cập nhật phương thức thanh toán thủ công tại đây.
  • Số tiền thanh toán: nhập số tiền bạn đã thanh toán.
  • Chọn Ngày ghi nhận và nhập Tham chiếu (nếu có).

Nếu không thanh toán ngay, bạn chọn Thanh toán sau và hệ thống sẽ tự động ghi nợ đơn nhập hàng.

Lưu ý:
  • Tài khoản nhân viên không được cấp quyền Xem giá vốn sẽ không thao tác được bước này.

Bước 8: Lưu đơn nhập

  • Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn Tạo đơn nhập hàng để lưu đơn nhập.
  • Trường hợp đơn nhập đã hoàn tất thanh toán, đơn nhập hàng sẽ ở trạng thái Hoàn thành.
  • Trường hợp đơn nhập chọn Thanh toán sau hoặc đã thanh toán nhưng chỉ mới thanh toán 1 phần, đơn nhập hàng sẽ ở trạng thái Đang giao dịch. Bạn cần:
    • Vào đơn nhập hàng, kéo xuống mục hiển thị thông tin thanh toán, kiểm tra số Tiền cần trả nhà cung cấp (Tiền cần trả NCC) > bấm chọn Xác nhận thanh toán.
    • Trên cửa sổ Xác nhận thanh toán, chọn hình thức thanh toán, điều chỉnh Số tiền, chọn Ngày ghi nhận, thêm Tham chiếu (nếu có).
    • Nhấn Xác nhận để hoàn tất thanh toán cho đơn nhập hàng.

Sau khi đơn nhập hàng được tạo, tùy theo trạng thái đơn nhập, bạn có thể thực hiên các thao tác trên đơn:

  • Với đơn nhập hàng ở trạng thái Hoàn thành hoặc Đang giao dịch mà sản phẩm đã nhập kho, bạn có thể:
Hành động Mô tả
In đơn In đơn nhập hàng
Hoàn trả Hoàn trả đơn nhập hàng
Sao chép (nhấn Thao tác khác, góc phải màn hình) Sao chép thông tin đơn này để tạo thành một đơn nhập hàng khác nếu cần.
In tem mã vạch (nhấn Thao tác khác, góc phải màn hình) Chuyển sang màn hình in mã vạch
  • Với đơn nhập hàng ở trạng thái Đang giao dịch mà sản phẩm chưa nhập kho, bạn có thể:
Hành động Mô tả
Sửa đơn (góc phải màn hình) Chỉnh sửa thông tin đơn nhập nếu cần.
In đơn In đơn nhập hàng
Hủy đơn (nhấn Thao tác khác, góc phải màn hình) Hủy đơn nhập hàng nếu không nhập nữa
Sao chép đơn (nhấn Thao tác khác, góc phải màn hình) Sao chép thông tin đơn này để tạo thành một đơn nhập hàng khác nếu cần.
In tem mã vạch (nhấn Thao tác khác, góc phải màn hình) Chuyển sang màn hình in mã vạch
Nhập kho (Phía dưới danh sách sản phẩm) Xác nhận nhập hàng và cộng số lượng tồn kho.
Đóng