Lập bảng tổng hợp dữ liệu Hóa đơn điện tử gửi Cơ quan thuế

Đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế và lựa chọn phương thức gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, việc lập và nộp Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT (theo Mẫu 01/TH-HĐĐT) định kỳ là yêu cầu bắt buộc. Sapo Invoice cung cấp tính năng giúp bạn tự động tổng hợp dữ liệu hóa đơn phát sinh trong kỳ, lập báo cáo lần đầu, báo cáo bổ sung (khi thiếu dữ liệu) hoặc báo cáo sửa đổi (khi có sai sót) và gửi đến Cơ quan Thuế một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo tuân thủ quy định.

Điều kiện tiên quyết:

Doanh nghiệp của bạn sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của CQT.
Doanh nghiệp đã đăng ký với CQT về việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức Bảng tổng hợp.
Bạn được cấp quyền truy cập vào mục Báo cáo và các chức năng liên quan đến Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT.
Chữ ký số (USB token/HSM) của doanh nghiệp đang hoạt động và sẵn sàng để ký gửi Bảng tổng hợp.

1. Lập và gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT lần đầu

Áp dụng khi bạn lập Bảng tổng hợp cho một kỳ báo cáo lần đầu tiên.

Bước 1: Truy cập chức năng Lập bảng tổng hợp

Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Báo cáo.
Trong danh sách các báo cáo, tìm và chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT.
Trên màn hình danh sách các bảng tổng hợp, bạn nhấn nút + Lập bảng tổng hợp.

Bước 2: Khai báo thông tin và Lưu để tạo Bảng tổng hợp

Tại cửa sổ Chọn kỳ báo cáo sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn cần:

Chọn Loại hàng hóa: Khác.
Chọn Kỳ báo cáo: Lựa chọn Tháng hoặc Quý và chọn kỳ cụ thể (ví dụ: Tháng 5/2025, Quý 2/2025) mà bạn muốn lập báo cáo. Kỳ này phải phù hợp với kỳ kê khai thuế GTGT đơn vị đang áp dụng.
Chọn Loại báo cáo: Chọn Lần đầu.
Nhấn nút Lưu

Sapo Invoice sẽ tự động tổng hợp dữ liệu từ các hóa đơn điện tử không mã đã phát hành trong kỳ báo cáo bạn đã chọn.

Lưu ý:

Đối với các hóa đơn đã được xử lý (điều chỉnh/ thay thế/ hủy) trong kỳ, Bảng tổng hợp sẽ thể hiện rõ trạng thái của các hóa đơn đó và ghi rõ thông tin điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn nào (nếu có).

Bước 3: Gửi Bảng tổng hợp đến Cơ quan Thuế

Sau khi hệ thống tổng hợp xong dữ liệu, bạn tìm đến Bảng tổng hợp vừa tạo trong danh sách.
Nhấn nút Gửi.
Hệ thống sẽ yêu cầu bạn thực hiện ký số bằng chữ ký số đã chuẩn bị.

Bước 4: Theo dõi kết quả gửi Bảng tổng hợp

Sau khi gửi, bạn theo dõi trạng thái xử lý của Bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên màn hình danh sách "Báo cáo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi CQT".
Các trạng thái phổ biến: "Chờ CQT phản hồi", "Bảng tổng hợp hợp lệ", "Bảng tổng hợp không hợp lệ"...

2. Lập bảng tổng hợp dữ liệu bổ sung

Áp dụng khi Bảng tổng hợp lần đầu đã gửi cho CQT nhưng bị thiếu dữ liệu hóa đơn của kỳ đó.

Bước 1: Truy cập chức năng Lập bảng tổng hợp

Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Báo cáo.
Trong danh sách các báo cáo, tìm và chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT.
Trên màn hình danh sách các bảng tổng hợp, bạn nhấn nút + Lập bảng tổng hợp.

Bước 2: Khai báo thông tin và Lưu để tạo Bảng tổng hợp bổ sung

Tại cửa sổ Chọn kỳ báo cáo sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn cần:

Chọn Loại hàng hóa: chọn Khác.
Chọn Kỳ báo cáo: Chọn lại đúng kỳ báo cáo mà bạn cần bổ sung dữ liệu.
Chọn Loại báo cáo: Chọn Bổ sung. Hệ thống hiển thị số lần bổ sung cho kỳ đó (ví dụ: Bổ sung lần 1, Bổ sung lần 2,...).
Nhấn nút Lưu.

Sapo Invoice sẽ tổng hợp các hóa đơn còn thiếu của kỳ báo cáo đó chưa được đưa vào các bảng tổng hợp trước đó.

Bước 3: Gửi Bảng tổng hợp đến Cơ quan Thuế

Sau khi hệ thống tổng hợp xong dữ liệu, bạn tìm đến Bảng tổng hợp vừa tạo trong danh sách.
Nhấn nút Gửi.
Hệ thống sẽ yêu cầu bạn thực hiện ký số bằng chữ ký số đã chuẩn bị.

Bước 4: Theo dõi kết quả gửi Bảng tổng hợp

Sau khi gửi, bạn theo dõi trạng thái xử lý của Bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên màn hình danh sách "Báo cáo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi CQT".
Các trạng thái phổ biến: "Chờ CQT phản hồi", "Bảng tổng hợp hợp lệ", "Bảng tổng hợp không hợp lệ"...

3. Lập bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT sửa đổi

Áp dụng khi Bảng tổng hợp lần đầu (hoặc bổ sung) đã gửi CQT nhưng phát hiện có sai sót về thông tin đã kê khai.

Bước 1: Truy cập chức năng Lập bảng tổng hợp

Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Báo cáo.
Trong danh sách các báo cáo, tìm và chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT.
Trên màn hình danh sách các bảng tổng hợp, bạn nhấn nút + Lập bảng tổng hợp

Bước 2: Khai báo thông tin ban đầu và Lưu

Tại cửa sổ Chọn kỳ báo cáo sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn cần:

Chọn Loại hàng hóa: chọn Khác.
Chọn Kỳ báo cáo: Chọn lại đúng kỳ báo cáo có Bảng tổng hợp bị sai sót.
Chọn Loại báo cáo: Chọn "Sửa đổi". Hệ thống hiển thị số lần sửa đổi (ví dụ: Sửa đổi lần 1,...).
Nhấn nút Lưu.

Bước 3: Chọn hóa đơn cần sửa đổi thông tin

Sau khi, Lưu hệ thống sẽ hiển thị giao diện cho phép bạn chọn các hóa đơn từ Bảng tổng hợp gốc có thông tin cần sửa đổi.
Tích chọn vào (các) hóa đơn cần sửa.
Nhấn nút Tiếp tục

Bước 4: Điền/Sửa đổi thông tin trên Bảng tổng hợp

Giao diện chi tiết của Bảng tổng hợp sửa đổi sẽ hiển thị các hóa đơn bạn đã chọn.

Chọn trạng thái hóa đơn: Cập nhật trạng thái đúng cho hóa đơn (nếu trạng thái bị sai).
Nhập các thông tin khác: Sửa đổi các thông tin bị sai sót trên các hóa đơn đó (ví dụ: số tiền, thuế suất,...).
Kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ thông tin đã sửa đổi.

Bước 5: Gửi Bảng tổng hợp sửa đổi đến CQT

Nhấn nút Gửi và thực hiện ký số.

Bước 6: Theo dõi kết quả gửi Bảng tổng hợp sửa đổi

Sau khi gửi, bạn theo dõi trạng thái xử lý của Bảng tổng hợp tại cột Trạng thái trên màn hình danh sách "Báo cáo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi CQT".
Các trạng thái phổ biến: "Chờ CQT phản hồi", "Bảng tổng hợp hợp lệ", "Bảng tổng hợp không hợp lệ"...