Sau khi tạo chứng từ, màn hình chi tiết là nơi bạn có thể xem lại toàn bộ thông tin, thực hiện chỉnh sửa (đối với chứng từ nháp), hoặc tiến hành phát hành. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các thao tác trên màn hình này.

Bước 1: Truy cập màn hình chi tiết Chứng từ

1. Từ menu quản trị Sapo Invoice, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Lập chứng từ.
2. Tại màn hình danh sách, tìm đến chứng từ bạn muốn xem và nhấn vào Số chứng từ tại dòng tương ứng.

Bước 2: Kiểm tra thông tin và trạng thái

Hệ thống sẽ hiển thị màn hình "Chi tiết chứng từ khấu trừ thuế TNCN".

Tại đây, bạn có thể:

• Xem trạng thái: Các nhãn trạng thái ở đầu trang cho biết tình trạng hiện tại của chứng từ (ví dụ: CT mới, Chưa phát hành, CT hợp lệ...).
• Kiểm tra thông tin: Rà soát lại toàn bộ các thông tin đã nhập trước đó, bao gồm:
  • Thông tin tổ chức trả thu nhập
  • Thông tin cá nhân, hộ kinh doanh
  • Thông tin thuế thu nhập cá nhân khấu trừ
• Xem trước: Nhấn nút Xem trước ở góc trên bên phải để xem bản thể hiện của chứng từ dưới dạng PDF.

Bước 3: Thực hiện các thao tác

Các thao tác bạn có thể thực hiện sẽ phụ thuộc vào trạng thái của chứng từ.

1. Đối với chứng từ chưa phát hành (bản nháp)

Nếu chứng từ đang ở trạng thái "Chưa phát hành", màn hình chi tiết cũng là màn hình chỉnh sửa. Bạn có thể:

• Chỉnh sửa thông tin: Nhấn vào bất kỳ trường thông tin nào để thay đổi hoặc cập nhật lại cho chính xác.
• Sử dụng các nút hành động ở cuối trang:
  • Xóa: Xóa vĩnh viễn chứng từ nháp này khỏi hệ thống.
  • Hủy: Hủy bỏ các thay đổi bạn vừa thực hiện và giữ nguyên trạng thái trước khi chỉnh sửa.
  • Lưu: Lưu lại các thay đổi. Chứng từ sẽ được cập nhật và tiếp tục ở trạng thái nháp.
  • Lưu & Phát hành: Lưu lại các thay đổi và chuyển ngay đến bước ký số để phát hành chứng từ.

2. Đối với chứng từ đã phát hành

• Khi chứng từ đã được phát hành (trạng thái CT hợp lệ, CT không hợp lệ...), bạn chỉ có thể xem lại thông tin (chế độ chỉ đọc).
• Các nút hành động như Lưu, Xóa, Lưu & Phát hành sẽ không còn hiển thị.

Bước 4: Ký số và Hoàn tất phát hành

Bước này được thực hiện ngay sau khi bạn nhấn Lưu & Phát hành đối với một chứng từ nháp.

1. Kết nối Chữ ký số

• Đảm bảo USB Token đã được cắm vào máy tính và công cụ Sapo KySo đang chạy.
• Đối với chữ ký số HSM, đảm bảo bạn đã cấu hình và đăng nhập thành công.
• Đối với chữ ký số từ xa, đảm bảo bạn đã cấu hình và thực hiện đăng nhập app ký số thành công.

2. Xác nhận và Ký số

• Một cửa sổ (pop-up) ký số sẽ hiển thị.
• Tại mục Chứng thư số, bạn chọn đúng tên chứng thư số của doanh nghiệp mình.
• Nhấn nút Phát hành để xác nhận.

Sau khi ký thành công, hệ thống sẽ tự động gửi chứng từ đã ký đến Cơ quan Thuế. Quá trình phát hành hoàn tất. Bạn có thể quay lại màn hình danh sách để theo dõi trạng thái cập nhật.

Trường hợp Chứng từ CQT phản hồi CT không hợp lệ, bạn kiểm tra Nhật ký truyền nhận tại màn danh sách chứng từ hoặc Lịch sử truyền nhận chứng từ để kiểm tra chi tiết lý do và thực hiện xử lý chứng từ.