Xem và thao tác trên chi tiết đơn hàng Sapo 6870

Màn hình Chi tiết đơn hàng là trung tâm điều khiển cho mỗi giao dịch, nơi bạn có thể xem toàn bộ thông tin từ sản phẩm, khách hàng đến trạng thái thanh toán và hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đọc hiểu và thực hiện các thao tác quan trọng trên đơn hàng một cách chính xác.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn đã đăng nhập vào ứng dụng Sapo 6870 phiên bản mới nhất.

Bước 1: Truy cập màn hình chi tiết đơn hàng

Từ màn hình chính của ứng dụng, chọn biểu tượng Đơn hàng ở thanh menu dưới cùng.
Tại màn hình danh sách, sử dụng công cụ tìm kiếm hoặc bộ lọc để tìm đơn hàng bạn cần.
Nhấn vào dòng của đơn hàng đó để mở màn hình chi tiết.

Bước 2: Xem tổng quan và thao tác nhanh trên màn đơn hàng

Ngay trên cùng màn hình là khu vực hiển thị các thông tin nhận dạng chính và thao tác nhanh của đơn hàng.

Mã đơn hàng: Hiển thị mã định danh duy nhất của đơn hàng (ví dụ: MB20519). Đây là thông tin quan trọng bạn có thể dùng để tra cứu hoặc trao đổi với khách hàng.
Nút Sao chép: Nằm ngay bên cạnh mã đơn hàng, biểu tượng ❐ cho phép bạn sao chép nhanh mã đơn hàng vào bộ nhớ tạm để dán (paste) vào nơi khác khi cần.
Gửi hoá đơn: Đây là một nút thao tác nhanh cho phép bạn chia sẻ thông tin chi tiết của đơn hàng này cho khách hàng hoặc một người khác qua các ứng dụng có sẵn trên điện thoại như Zalo, Messenger, Email...
Tổng giá trị đơn hàng: Số tiền tổng cộng của đơn hàng được hiển thị nổi bật để bạn dễ dàng nhận biết (ví dụ: 342,000đ).
Trạng thái thanh toán: Hiển thị trạng thái thanh toán của đơn hàng
Trạng thái phát hành hóa đơn: Hiển thị trạng thái phát hành hóa đơn điện tử của đơn hàng
Thời gian tạo đơn: Hiển thị chính xác giờ và ngày đơn hàng được ghi nhận trên hệ thống (ví dụ: 10:16, 06/03/2025).

Bước 3: Xem chi tiết các mục thông tin trên đơn hàng

Màn hình được chia thành các khối thông tin rõ ràng, giúp bạn nắm bắt dữ liệu một cách trực quan.

1. Thông tin khách hàng

Hiển thị Tên khách hàng và Số điện thoại. Nếu là đơn hàng của khách lẻ (không chọn khách hàng), mục này sẽ hiển thị Khách lẻ "---".

2. Thông tin sản phẩm

Danh sách tất cả các sản phẩm có trong đơn hàng, bao gồm: Ảnh, Tên, Số lượng, Đơn giá, Đơn giá sau khuyến mại (nếu có), và Thành tiền của từng dòng sản phẩm.

3. Thông tin Hóa đơn Điện tử

Bạn có thể xem nhanh các thông tin cơ bản của khách hàng, bao gồm tên, số điện thoại.
Để xem toàn bộ thông tin chi tiết phát hành hóa đơn điện tử của đơn hàng (Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, …) , bạn nhấn vào Xem thêm.

4. Thông tin thanh toán

Khối tổng hợp các giá trị tài chính của đơn hàng:

Trường hợp khách hàng đã thanh toán, gồm:

Tổng tiền hàng, Giảm giá, Thuế.
Tổng cộng: Số tiền cuối cùng khách hàng phải trả.
Tiền mặt/Chuyển khoản: Hình thức khách hàng thanh toán cùng số tiền tương ứng

Trường hợp khách hàng chưa thanh toán, gồm:

Tổng tiền hàng, Giảm giá, Thuế.
Tổng cộng: Số tiền cuối cùng khách hàng cần thanh toán.
Khách còn phải trả: Số tiền khách hàng cần phải trả.

Trường hợp khách hàng thanh toán một phần, gồm:

Tổng tiền hàng, Giảm giá, Thuế.
Tổng cộng: Số tiền cuối cùng khách hàng phải trả.
Tiền mặt/Chuyển khoản: Hình thức khách hàng thanh toán cùng số tiền tương ứng
Khách đã thanh toán: Tổng số tiền đã được ghi nhận thanh toán.
Khách còn phải trả: Chênh lệch giữa "Tổng cộng" và "Khách đã thanh toán".

Bước 4: Thực hiện các thao tác chính trên đơn hàng

Các nút thao tác sẽ tự động hiển thị hoặc ẩn đi tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của đơn hàng.

1. Thanh toán cho đơn hàng

Nút Thanh toán chỉ xuất hiện khi đơn hàng ở trạng thái Chưa thanh toán, Thanh toán một phần

Cách thực hiện:

Nhấn nút Thanh toán.
Chọn phương thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản (tích hợp VietQR Pro/ Thủ công).
Hệ thống đã đề xuất số tiền khách hàng phải trả theo đúng số tiền cần thanh toán. Bạn có thể nhấn vào biểu tượng chiếc bút để điều chỉnh và nhập lại số tiền khách trả (không được lớn hơn số tiền còn nợ).
Sau khi nhận tiền mặt, cho khách quét mã QR, xác nhận thanh toán, bạn nhấn Hoàn tất để ghi nhận giao dịch.

Xem thêm chi tiết hướng dẫn thanh toán đơn hàng bán hàng tại đây.

Lưu ý:

Để ghi nhận thanh toán bằng nhiều phương thức, bạn chỉ cần lặp lại thao tác Thanh toán cho từng lần. Mỗi lần, hãy chọn phương thức, nhập số tiền tương ứng và nhấn Hoàn tất cho đến khi đủ giá trị đơn hàng.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Nút Phát hành hoá đơn xuất hiện khi đơn hàng ở trạng thái Chưa phát hành

Trong chi tiết đơn hàng, bạn nhấn chọn vào nút Phát hành hoá đơn
Trên màn Phát hành hoá đơn bạn nhập các thông tin tùy thuộc vào việc bạn xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp hay khách hàng cá nhân.

a. Thông tin xuất hóa đơn (Dành cho khách hàng doanh nghiệp)

Khi bạn cần xuất hóa đơn VAT cho công ty, đây là những thông tin bắt buộc.

Mã số thuế: Nhập chính xác mã số thuế của công ty khách hàng.
Nút Lấy thông tin: Sau khi nhập Mã số thuế, bạn hãy nhấn nút này. Hệ thống sẽ tự động tra cứu và điền các thông tin Tên công ty và Địa chỉ đã đăng ký với Cơ quan Thuế, giúp đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian.
Tên công ty: Tên đầy đủ của công ty mua hàng. Trường này sẽ được tự động điền sau khi bạn Lấy thông tin từ mã số thuế.
Địa chỉ (*): Địa chỉ đăng ký kinh doanh của công ty. Đây là trường thông tin bắt buộc và cũng sẽ được tự động điền.

Lưu ý:

Trường hợp đã nhấn nút Lấy thông tin nhưng hệ thống không trả về kết quả Tên công ty, Địa chỉ, điều này có thể do Mã số thuế không chính xác hoặc thông tin chưa được đồng bộ trên hệ thống tra cứu.
Bạn vui lòng kiểm tra lại Mã số thuế, hoặc chủ động nhập tay Tên công ty và Địa chỉ để tiếp tục.

b. Thông tin người mua hàng

Đây là các thông tin áp dụng cho cả khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân.

Tên người mua: Tên của người trực tiếp mua hàng hoặc người đại diện nhận hóa đơn.
Số điện thoại (*): Số điện thoại liên hệ của người mua. Đây là trường bắt buộc để xác thực hoặc liên lạc khi cần.
Căn cước công dân: Số CCCD/CMND của người mua (không bắt buộc).
Email nhận hóa đơn: Địa chỉ email mà hệ thống sẽ gửi bản thể hiện của hóa đơn điện tử sau khi phát hành thành công. Hãy đảm bảo nhập chính xác để khách hàng nhận được hóa đơn.
Mã đơn vị quan hệ ngân sách: Đây là một trường đặc thù, chỉ sử dụng khi giao dịch liên quan đến ngân sách nhà nước. Trong hầu hết các trường hợp bán lẻ, bạn có thể bỏ trống trường này.

c. Thông tin ký số và thanh toán

Chữ ký số (*): Lựa chọn phương thức ký cho hóa đơn điện tử. Tùy theo dịch vụ bạn đã đăng ký, các lựa chọn có thể bao gồm: Ký số bằng USB Token, HSM, hoặc "Không ký số khi phát hành hóa đơn" (áp dụng cho một số loại hình kinh doanh đặc thù).
Ký hiệu (*): Ký hiệu mẫu hóa đơn và dải số hóa đơn mà bạn đã đăng ký phát hành với Cơ quan Thuế. Thông thường, hệ thống sẽ tự động chọn ký hiệu mặc định.
Hình thức thanh toán (*): Chọn hình thức thanh toán của đơn hàng, ví dụ: Tiền mặt (TM), Chuyển khoản (CK), hoặc Tiền mặt/Chuyển khoản (TM/CK).

d. Tùy chọn bổ sung

Tích chọn "Khách hàng không lấy hóa đơn": Đánh dấu vào ô này nếu người mua là khách lẻ và không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử.
Khi chọn, hệ thống sẽ ẩn bớt các trường thông tin chi tiết của người mua không bắt buộc, giúp bạn tạo đơn nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo hóa đơn được phát hành hợp lệ theo quy định cho khách lẻ.

e. Các nút hành động

Xem trước: Nhấn vào đây để xem bản nháp (preview) của hóa đơn trước khi chính thức phát hành. Việc này giúp bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin một lần nữa để tránh sai sót.
Phát hành: Sau khi đã chắc chắn mọi thông tin đều chính xác, nhấn nút này để chính thức tạo và gửi hóa đơn.

3. Gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế (CQT)

Nút Gửi hoá đơn lên CQT xuất hiện khi ở trạng thái "Đã phát hành" và “Chưa gửi CQT”
Bạn nhấn vào nút Gửi hoá đơn lên CQT này để truy cập màn Gửi hoá đơn lên CQT.

4. Hủy hoá đơn

Nút Hủy hoá đơn hiển thị với những hóa đơn chưa gửi phát hành hoá đơn điện tử, ở trạng thái Chưa phát hành, Gửi CQT thất bại. Thao tác này cho phép bạn hủy bỏ một giao dịch đã tạo trên hệ thống.

Cách thực hiện:

Từ màn hình chi tiết, kéo xuống cuối cùng và nhấn vào nút Hủy đơn hàng.
Chọn Xác nhận trong cửa sổ thông báo. Trạng thái của đơn hàng sẽ được cập nhật thành "Đã hủy".

Lưu ý:

Đối với các đơn hàng đã gửi phát hành Hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ không cho phép bạn thực hiện thao tác hủy thủ công vì hóa đơn điện tử là một chứng từ pháp lý đã được ghi nhận, việc hủy đơn hàng gốc sẽ gây sai lệch dữ liệu kế toán.
Để xử lý các trường hợp này, bạn cần thực hiện nghiệp vụ "Xử lý hóa đơn sai sót" theo đúng quy định.