Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Cấu hình IMAP/POP3 chung trên email

Hãy tưởng tượng bạn muốn biến hộp thư chuyên nhận hóa đơn (ví dụ: [email protected]) thành một cỗ máy xử lý tự động, giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công.

Để làm được điều đó, hãy coi phần mềm Sapo Invoice là một "nhân viên mới" của bạn. Nhiệm vụ của nhân viên này là tự động vào hộp thư [email protected] để lấy hóa đơn về xử lý. Và để "nhân viên" này biết đường đến "văn phòng" (hộp thư) và có chìa khóa vào cửa, bạn cần cung cấp cho nó một vài thông tin định danh.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện chính xác điều đó: cấu hình thủ công tài khoản email của bạn (Gmail, Outlook.com, Yahoo) để cấp quyền cho các ứng dụng của bên thứ ba như phần mềm kế toán, Microsoft Outlook, hoặc ứng dụng Mail trên điện thoại.

Trong quá trình cấu hình, bạn sẽ cần chọn một trong hai giao thức sau:

  • IMAP (Khuyên dùng): Đồng bộ hóa email trên tất cả các thiết bị. Mọi thay đổi (đọc, xóa, di chuyển thư) trên một thiết bị sẽ được cập nhật trên các thiết bị còn lại. Đây là lựa chọn tốt nhất cho việc xử lý hóa đơn tự động.
  • POP3: Tải email về một thiết bị duy nhất và thường xóa bản sao trên máy chủ. Chỉ nên dùng nếu bạn có lý do đặc biệt cần truy cập email offline và không cần đồng bộ hóa.

Bước 1: Mở ứng dụng email và thêm tài khoản mới

  1. Mở ứng dụng email của bạn (ví dụ: Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, hoặc ứng dụng Mail trên thiết bị di động).
  2. Tìm và chọn tùy chọn Thêm tài khoản mới (Add Account), Tài khoản mới (New Account) hoặc tương tự.
  3. Chọn loại tài khoản: Chọn POP3 hoặc IMAP. Một số ứng dụng có thể yêu cầu chọn Cấu hình thủ công (Manual Setup) hoặc Tùy chọn nâng cao (Advanced Options) để nhập chi tiết máy chủ.
  4. Nhập thông tin tài khoản cơ bản:
    • Tên của bạn (Your Name): Tên sẽ hiển thị cho người nhận email.
    • Địa chỉ Email (Email Address): Địa chỉ email đầy đủ (ví dụ: [email protected]).
    • Mật khẩu (Password): Sử dụng mật khẩu đăng nhập thông thường nếu không bật Xác thực hai yếu tố (2FA). Nếu bật 2FA, bạn phải tạo và sử dụng Mật khẩu ứng dụng (App Password) thay thế. Xem Bước 3 để biết chi tiết.
Lưu ý:
  • Nếu nhà cung cấp email (như Gmail, Outlook.com) yêu cầu 2FA cho POP/IMAP, mật khẩu thông thường sẽ không hoạt động. Hãy tạo App Password.
  • Trước khi cấu hình, bật hỗ trợ POP/IMAP trong cài đặt tài khoản email nếu cần (ví dụ: trong Gmail, đi đến Settings > See all settings > Forwarding and POP/IMAP).

Bước 2: Nhập thông tin máy chủ (Server Information)

Nhập chi tiết cho máy chủ thư đến (Incoming) và máy chủ thư gửi (Outgoing/SMTP). Sử dụng các ví dụ dưới đây cho Gmail, Outlook.com và Yahoo; kiểm tra tài liệu chính thức của nhà cung cấp để có thông tin chính xác nhất.

Máy chủ thư đến (Incoming Mail Server):

  • Loại máy chủ: POP3 hoặc IMAP (dựa trên lựa chọn ở Bước 1).
  • Tên máy chủ (Hostname):
    • Gmail: imap.gmail.com (IMAP) hoặc pop.gmail.com (POP3).
    • Outlook.com: imap-mail.outlook.com (IMAP) hoặc pop-mail.outlook.com (POP3).
    • Yahoo: imap.mail.yahoo.com (IMAP) hoặc pop.mail.yahoo.com (POP3).
  • Cổng (Port) và Phương thức mã hóa:
    • IMAP: 993 với SSL/TLS.
    • POP3: 995 với SSL/TLS.

Máy chủ thư gửi (Outgoing Mail Server/SMTP):

  • Tên máy chủ (Hostname):
    • Gmail: smtp.gmail.com.
    • Outlook.com: smtp-mail.outlook.com.
    • Yahoo: smtp.mail.yahoo.com.
  • Cổng (Port) và Phương thức mã hóa:
    • Thường là 587 với STARTTLS (hoặc 465 với SSL/TLS nếu STARTTLS không khả dụng).
  • Xác thực: Bật xác thực (Authentication) và sử dụng cùng tên người dùng/email và mật khẩu (hoặc App Password) như máy chủ incoming.


Sau khi nhập, kiểm tra kết nối và lưu cấu hình. Nếu gặp lỗi, kiểm tra lại mật khẩu, cổng hoặc bật POP/IMAP trong tài khoản.

Bước 3: Tạo mật khẩu ứng dụng (App Password)

Nếu bạn bật 2FA, hãy tạo App Password cho ứng dụng email. Quy trình này chỉ khả dụng sau khi bật 2FA. Dưới đây là hướng dẫn cho các nhà cung cấp phổ biến.

Đối với Gmail (Google):

Bật Xác minh 2 bước (nếu chưa bật):

  1. Truy cập Tài khoản Google: https://myaccount.google.com/.
  2. Đi đến mục Bảo mật (Security).
  3. Trong phần Cách bạn đăng nhập vào Google, chọn Xác minh 2 bước (2-Step Verification) và làm theo hướng dẫn.

Tạo App Password:

  1. Vẫn trong mục Bảo mật, chọn Mật khẩu ứng dụng (App passwords). Có thể cần đăng nhập lại.
  2. Chọn ứng dụng: Thư (Mail) hoặc Khác (Tên tùy chỉnh) và đặt tên (ví dụ: "Outlook trên PC").
  3. Chọn thiết bị (ví dụ: "Máy tính Windows").
  4. Nhấp Tạo (Generate). Sao chép mật khẩu 16 ký tự (không có dấu cách) và dán vào ứng dụng email. Không lưu mật khẩu này vì không thể xem lại; bạn thực hiện tạo mới nếu cần.
  5. Nhấp Xong (Done).

Đối với Outlook.com (Microsoft, bao gồm Hotmail, Live.com):

Bật Xác minh hai bước (nếu chưa bật):

  1. Truy cập trang bảo mật: https://myaccount.microsoft.com/.
  2. Đi đến Bảo mật (Security) > Tùy chọn bảo mật nâng cao (Advanced security options).
  3. Bật Xác minh hai bước (Two-step verification) và làm theo hướng dẫn.

Tạo App Password:

  1. Trong phần Thông tin bảo mật (Security info), tìm Mật khẩu ứng dụng (App passwords).
  2. Nhấp Tạo mật khẩu ứng dụng mới (Create a new app password).
  3. Sao chép mật khẩu hiển thị và sử dụng trong ứng dụng email.

Đối với Yahoo Mail:

Bật Xác minh hai bước (nếu chưa bật):

  1. Đăng nhập Yahoo Mail.
  2. Chọn tên tài khoản ở góc trên bên phải > Thông tin tài khoản (Account Info).
  3. Đi đến Bảo mật tài khoản (Account security).
  4. Bật Xác minh hai bước (Two-step verification) và làm theo hướng dẫn.

Tạo App Password:

  1. Trong Bảo mật tài khoản, tìm Mật khẩu ứng dụng (App passwords) hoặc Quản lý mật khẩu ứng dụng (Manage app passwords).
  2. Nhấp Tạo mật khẩu ứng dụng (Generate app password).
  3. Chọn ứng dụng (ví dụ: "Mail") hoặc nhập tên tùy chỉnh.
  4. Nhấp Tạo (Generate). Sao chép mật khẩu (thường 16 ký tự, không dấu cách) và sử dụng.
Lưu ý:
  • Sử dụng trình duyệt quen thuộc (không dùng chế độ ẩn danh) để tránh lỗi khi tạo App Password.
  • Nếu gặp vấn đề (như OAuth2 yêu cầu cho Outlook.com), bạn cần tham khảo hướng dẫn chính thức từ nhà cung cấp vì giao diện có thể thay đổi.

Sau khi cấu hình IMAP/POP3 chung trên email, bạn thực hiện Cấu hình email hóa đơn đầu vào trên Sapo Invoice theo hướng dẫn để có thể tự động nhận hóa đơn điện tử (file XML, PDF) từ nhà cung cấp, dễ dàng quản lý, phân loại, lưu trữ hóa đơn đầu vào và chuẩn hóa quy trình đối chiếu, kê khai thuế GTGT đầu vào.

Đóng