Lập biên bản xử lý hóa đơn

Trong một số trường hợp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như hủy, thay thế, hoặc điều chỉnh, việc lập biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua là một bước quan trọng để ghi nhận sự đồng thuận và làm cơ sở pháp lý cho các thay đổi. Sapo Invoice hỗ trợ bạn tạo lập các biên bản này dưới dạng điện tử một cách nhanh chóng và thuận tiện, đính kèm với các hóa đơn đã được xử lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản cho từng trường hợp cụ thể.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền vào các chức năng xử lý hóa đơn (Hủy, Thay thế, Điều chỉnh).

1. Lập biên bản hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn được lập để ghi nhận việc hai bên đồng ý hủy bỏ một hóa đơn đã phát hành.

Cách 1: Lập biên bản hủy cho hóa đơn mới (hóa đơn gốc chưa được xử lý hủy) hoặc hóa đơn đã được xử lý hủy trước đó

Bước 1: Truy cập chức năng lập biên bản hủy

Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn.
Trong menu con, chọn Hủy hóa đơn.
Trên màn hình "Danh sách hủy hóa đơn", bạn nhấn nút Lập biên bản điện tử.

Bước 2: Chọn hóa đơn cần lập biên bản hủy

Trên màn Chọn hóa đơn lập biên bản hệ thống sẽ hiển thị các hóa đơn đáp ứng điều kiện: là hóa đơn mới (chưa bị xử lý) hoặc hóa đơn đã có trạng thái "Đã hủy", đã được cấp mã (nếu là hóa đơn có mã), hợp lệ, đã phát hành và chưa từng được lập biên bản hủy trước đó.
Tìm và tích chọn vào hóa đơn bạn muốn lập biên bản hủy.
Nhấn nút Tạo biên bản.

Bước 3: Khai báo thông tin và lưu biên bản

Giao diện "Tạo biên bản hủy hóa đơn" sẽ hiển thị. Tại đây, bạn cần:

Kiểm tra lại các thông tin của hóa đơn được chọn.
Nhập Lý do hủy*: Điền chi tiết lý do hai bên thỏa thuận hủy hóa đơn này.
Điền các thông tin chung khác trên biên bản nếu có (ví dụ: thông tin đại diện các bên, ngày lập biên bản).

Sau khi đã điền đầy đủ và kiểm tra kỹ, nhấn nút Lưu để hoàn tất việc tạo và lưu trữ biên bản hủy.

Kết quả: Biên bản hủy sau khi lập thành công sẽ được hiển thị hoặc liên kết tại màn hình Danh sách hủy hóa đơn, gắn với hóa đơn tương ứng.

Cách 2: Lập biên bản Hủy cho hóa đơn không mã chuyển theo bảng tổng hợp đã bị hủy

Cách này áp dụng khi bạn đã thực hiện thao tác hủy cho một hóa đơn không mã (loại gửi theo bảng tổng hợp) và giờ muốn lập biên bản cho việc hủy đó.

Bước 1: Đảm bảo hóa đơn không mã đã được hủy

Bạn cần thực hiện thao tác hủy hóa đơn không mã trước theo quy trình hủy hóa đơn không mã của Sapo Invoice. Xem hướng dẫn Hủy hóa đơn tại đây

Bước 2: Truy cập và chọn hóa đơn đã hủy để lập biên bản

Vào mục Xử lý hóa đơn > Hủy hóa đơn.
Trong danh sách các hóa đơn đã hủy, tìm và chọn hóa đơn không mã mà bạn vừa hủy và chưa được lập biên bản.
Nhấn vào nút Lập biên bản tại dòng hoá đơn tương ứng

Bước 3: Khai báo thông tin và lưu biên bản hủy

Thao tác tương tự như Bước 3 của Cách 1 ở trên: Khai báo các thông tin chung trên Biên bản hủy, nhập lý do hủy và nhấn Lưu.

2. Lập biên bản thay thế hóa đơn

Biên bản thay thế hóa đơn được lập để ghi nhận thỏa thuận của hai bên về việc một hóa đơn gốc bị sai sót sẽ được thay thế bằng một hóa đơn mới.

Cách 1: Lập biên bản thay thế cho hóa đơn mới (hóa đơn gốc chưa được xử lý thay thế) hoặc hóa đơn đã được xử lý thay thế trước đó

Bước 1: Truy cập chức năng lập biên bản thay thế

Tại menu chính, chọn Xử lý hóa đơn > Thay thế hóa đơn.
Trên màn hình "Thay thế hóa đơn", nhấn nút Lập biên bản điện tử.

Bước 2: Chọn hóa đơn cần lập biên bản thay thế

Cửa sổ chọn hóa đơn sẽ xuất hiện.

Điều kiện chọn hóa đơn: Hệ thống hiển thị các hóa đơn mới (chưa bị xử lý) hoặc hóa đơn đã có trạng thái "Đã thay thế" / "Bị thay thế", đã được cấp mã (nếu có), hợp lệ, đã phát hành và chưa lập biên bản thay thế.
Tìm và chọn hóa đơn gốc bạn muốn lập biên bản cho việc thay thế.
Nhấn nút Tạo biên bản

Bước 3: Khai báo thông tin và lưu biên bản thay thế

Tại giao diện "Tạo biên bản thay thế hóa đơn":

Kiểm tra thông tin hóa đơn gốc.
Nhập Lý do thay thế*: Điền chi tiết lý do cần thay thế hóa đơn này.
Điền các thông tin chung khác trên biên bản.

Nhấn Lưu để hoàn tất.

Kết quả: Biên bản thay thế sẽ hiển thị hoặc liên kết tại màn hình danh sách Thay thế hóa đơn.

Lưu ý:

Trường hợp bạn vừa lập biên bản thay thế cho một "hóa đơn mới" (hóa đơn gốc chưa có hóa đơn thay thế nào), sau khi lưu biên bản, bạn có thể tiếp tục tạo hóa đơn thay thế cho nó ngay từ màn hình danh sách "Thay thế hóa đơn". Tìm đến dòng "Hóa đơn mới đã lập biên bản" đó và chọn tùy chọn Lập hóa đơn (để tạo hóa đơn điện tử thay thế thực sự).

Cách 2: Lập biên bản thay thế cho hóa đơn thay thế đã được tạo

Cách này áp dụng khi bạn đã tạo xong hóa đơn điện tử thay thế và giờ muốn lập biên bản cho nó.

Bước 1: Đảm bảo hóa đơn thay thế đã được tạo

Bạn cần thực hiện nghiệp vụ tạo hóa đơn thay thế trước. Xem hướng dẫn Lập hóa đơn thay thế tại đây

Bước 2: Truy cập và chọn hóa đơn thay thế để lập biên bản

Vào mục Xử lý hóa đơn > Thay thế hóa đơn.
Trong danh sách, tìm và chọn hóa đơn thay thế mà bạn vừa tạo và chưa được lập biên bản.
Nhấn vào nút/tùy chọn Lập biên bản.

Bước 3: Khai báo thông tin và lưu biên bản thay thế

Thao tác tương tự như Bước 3 của Cách 1 ở trên: Khai báo thông tin trên Biên bản thay thế, nhập lý do và nhấn Lưu.

3. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi nhận thỏa thuận của hai bên về việc điều chỉnh một số nội dung trên hóa đơn gốc đã phát hành.

Cách 1: Lập biên bản điều chỉnh cho hóa đơn mới (hóa đơn gốc chưa được xử lý điều chỉnh)

Bước 1: Truy cập chức năng lập biên bản điều chỉnh

Tại menu chính, chọn Xử lý hóa đơn > Điều chỉnh hóa đơn.
Trên màn hình "Điều chỉnh hóa đơn", nhấn nút Lập biên bản điện tử.

Bước 2: Chọn hóa đơn cần lập biên bản điều chỉnh

Cửa sổ chọn hóa đơn sẽ xuất hiện.

Điều kiện chọn hóa đơn: Hệ thống hiển thị các hóa đơn mới (chưa bị xử lý), đã được cấp mã (nếu có), hợp lệ, đã phát hành và chưa lập biên bản điều chỉnh.
Tìm và chọn hóa đơn gốc bạn muốn lập biên bản cho việc điều chỉnh.
Nhấn nút Tạo biên bản.

Bước 3: Khai báo thông tin và lưu biên bản điều chỉnh

Tại giao diện "Tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn":

Kiểm tra thông tin hóa đơn gốc.
Nhập Lý do điều chỉnh*: Điền chi tiết nội dung cần điều chỉnh và lý do.
Điền các thông tin chung khác trên biên bản.

Nhấn Lưu để hoàn tất.

Kết quả: Biên bản điều chỉnh sẽ hiển thị hoặc liên kết tại màn hình danh sách Điều chỉnh hóa đơn.

Lưu ý:

Tương tự như trường hợp thay thế, sau khi lập biên bản điều chỉnh cho một "hóa đơn mới", bạn có thể tiếp tục tạo hóa đơn điều chỉnh cho nó từ màn hình danh sách "Điều chỉnh hóa đơn". Tìm đến dòng "Hóa đơn mới đã lập biên bản" và chọn tùy chọn Lập hóa đơn (để tạo hóa đơn điện tử điều chỉnh thực sự).

Cách 2: Lập biên bản điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh đã được tạo

Cách này áp dụng khi bạn đã tạo xong hóa đơn điện tử điều chỉnh và giờ muốn lập biên bản cho nó.

Bước 1: Đảm bảo hóa đơn điều chỉnh đã được tạo

Bạn cần thực hiện nghiệp vụ tạo hóa đơn điều chỉnh trước. Xem hướng dẫn Lập hóa đơn điều chỉnh tại đây

Bước 2: Truy cập và chọn hóa đơn điều chỉnh để lập biên bản

Vào mục Xử lý hóa đơn > Điều chỉnh hóa đơn.
Trong danh sách, tìm và chọn hóa đơn điều chỉnh mà bạn vừa tạo và chưa được lập biên bản.
Nhấn vào nút/tùy chọn Lập biên bản.

Bước 3: Khai báo thông tin và lưu biên bản điều chỉnh

Tại giao diện "Tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn":

Kiểm tra thông tin hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh (nếu có hiển thị).
Nhập Lý do điều chỉnh*: Xác nhận hoặc bổ sung lý do đã ghi khi tạo hóa đơn điều chỉnh.
Điền các thông tin chung khác trên biên bản.

Nhấn Lưu để hoàn tất.