Để bắt đầu sử dụng Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN, bạn cần nộp tờ khai đăng ký với Cơ quan Thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước lập và gửi Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin (Mẫu 01/ĐK-TC-CKTTTNCN) trực tiếp trên phần mềm Sapo Invoice.

Bước 1: Khởi tạo Tờ khai mới

• Trong phần mềm Sapo Invoice, tại menu quản trị bên trái, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Lập tờ khai.
• Trên màn hình "Danh sách tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng CTĐT", bạn nhấn nút + Lập tờ khai ở góc trên bên phải.

Bước 2: Điền thông tin vào Tờ khai

Hệ thống sẽ hiển thị giao diện Tờ khai chi tiết. Bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin được yêu cầu.

I. Thông tin chung

• Loại tờ khai: Bạn chọn 1 trong 2:
  • Đăng ký mới: Chọn nếu đây là lần đầu tiên bạn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN với Cơ quan Thuế qua Sapo Invoice.
  • Thay đổi thông tin: Chọn nếu bạn cần cập nhật các thông tin đã đăng ký trước đó (ví dụ: thay đổi chữ ký số, địa chỉ liên hệ...).
• Số: Trường không bắt buộc, bạn có thể bỏ qua và hệ thống sẽ tự sinh mã theo ví dụn.
• Ngày lập: Hệ thống mặc định là ngày hiện tại. Bạn có thể nhấp vào để chọn lại ngày nếu cần.
• Nơi lập: (Bắt buộc) Điền địa chỉ, tỉnh thành nơi bạn lập tờ khai.

II. Thông tin người nộp thuế

• Các thông tin Tên người nộp thuế, Mã số thuế, Cơ quan thuế được hệ thống tự động điền từ thông tin doanh nghiệp bạn đã cấu hình từ hồ sơ doanh nghiệp.
• Xem thêm hướng dẫn cấu hình hồ sơ hóa đơn điện tử tại đây.
• Người liên hệ, Địa chỉ liên hệ, Điện thoại liên hệ, Thư điện tử: (Bắt buộc) Điền đầy đủ thông tin liên lạc để Cơ quan Thuế gửi thông báo.

III. Nội dung đăng ký / thay đổi thông tin

• Đối tượng phát hành, Loại hình sử dụng, Hình thức gửi dữ liệu: Các trường này đã được Sapo Invoice mặc định sẵn giá trị theo quy định và bạn không thể thay đổi.
• Danh sách chứng thư số: Đây là nơi bạn khai báo chữ ký số sẽ sử dụng. 
  • Để thêm chứng thư số:
    • Nhấn nút ⊕ Thêm chứng thư.
    • Trên cửa sổ Chọn chứng thư số sẽ hiển thị danh sách các chữ ký số đang được kết nối.
    • Bạn tích chọn chữ ký số muốn sử dụng và nhấn Thêm.
  • Tại cột Hình thức đăng ký, bạn chọn giá trị phù hợp:
    • Thêm mới: Nếu đăng ký chữ ký số này lần đầu.
    • Gia hạn: Nếu sử dụng lại chữ ký số đã ngừng sử dụng trước đó.
    • Ngừng sử dụng: Nếu không còn dùng chữ ký số đã đăng ký.

Bước 3: Lưu và Ký số Tờ khai

Sau khi hoàn tất việc điền thông tin, bạn có ba lựa chọn ở cuối trang:

• Hủy: Hủy bỏ thao tác lập tờ khai.
• Lưu: Lưu tờ khai dưới dạng bản nháp để chỉnh sửa sau.
• Lưu và gửi: Lưu và tiến hành ký số để gửi tờ khai đến Cơ quan Thuế.

Khi chọn Lưu và gửi, một pop-up sẽ hiện ra yêu cầu bạn xác nhận hình thức ký số và làm theo các hướng dẫn để hoàn tất việc ký và nộp tờ khai.

Bước 4: Theo dõi trạng thái Tờ khai

• Để kiểm tra tình trạng xử lý tờ khai, bạn quay lại màn hình Chứng từ khấu trừ thuế > Lập tờ khai.
• Tại màn hình danh sách, bạn sẽ thấy tờ khai vừa gửi cùng với trạng thái tương ứng (ví dụ: Chưa gửi CQT, CQT chấp nhận, CQT không tiếp nhận...).
• Cơ quan Thuế sẽ xử lý và trả kết quả về email bạn đã đăng ký. Khi tờ khai có trạng thái "CQT chấp nhận", bạn đã có thể chính thức phát hành chứng từ điện tử qua Sapo Invoice.

Xem thêm hướng dẫn Xem, thao tác trên màn Danh sách tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử tại đây.