Phân quyền tài khoản trên hóa đơn điện tử Sapo Invoice

Để đảm bảo an toàn dữ liệu và kiểm soát chặt chẽ các thao tác trên hóa đơn, Sapo Invoice cho phép bạn tạo vai trò, phân quyền chi tiết và quản lý tài khoản nhân viên. Tính năng này giúp mỗi nhân viên chỉ có thể truy cập các chức năng phù hợp với nhiệm vụ được giao, nâng cao tính bảo mật và hiệu quả vận hành.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn là chủ sở hữu hoặc quản trị viên có quyền quản lý nhân viên trên tài khoản Sapo Invoice.
Tính năng được thực hiện trên trang quản trị web của Sapo Invoice.

1. Phân quyền vai trò

Trước khi thêm nhân viên, bạn cần tạo ra các vai trò với những quyền hạn cụ thể. Đây là bước quan trọng để định hình các nhóm người dùng với chức năng riêng biệt.

Bước 1: Truy cập màn hình Thêm mới vai trò

Bạn có thể truy cập màn Thêm mới vai trò theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Tại menu quản trị, bạn vào Cấu hình > Quản lý nhân viên > Phân quyền vai trò. Tại đây, bạn chọn Thêm vai trò.
Cách 2: Tại menu quản trị, bạn vào Cấu hình > Quản lý nhân viên > Thêm nhân viên. Trong màn hình thêm mới, tại mục "Vai trò", bạn nhấp vào liên kết Thêm mới vai trò.

Bước 2: Thiết lập quyền cho vai trò

Trong màn hình Thêm mới vai trò, bạn cần đặt tên cho vai trò và tích chọn các quyền hạn chi tiết mà vai trò đó được phép thực hiện..

Nhập Tên vai trò: Đặt tên gợi nhớ và dễ phân biệt (ví dụ: "Kế toán viên", "Nhân viên bán hàng").
Tích chọn các quyền hạn: Dưới đây là bảng mô tả chi tiết các quyền bạn có thể cấp cho vai trò.

Nhóm quyền	Quyền hạn cụ thể	Mô tả
Trang chủ	Xem trang chủ	Cho phép người dùng truy cập và xem màn hình tổng quan chính của Sapo Invoice.
Đăng ký phát hành	Xem tờ khai	Xem các tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT đã tạo.
	Cập nhật tờ khai	Chỉnh sửa thông tin trên các tờ khai đã tạo
	Xem mẫu hóa đơn	Xem danh sách và chi tiết các mẫu hóa đơn điện tử đã tạo.
	Cập nhật mẫu hóa đơn	Chỉnh sửa thông tin, thiết kế của các mẫu hóa đơn đã tạo.
	Lập tờ khai	Tạo mới các tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT.
	Xóa tờ khai	Xóa các tờ khai đã tạo
	Tạo mẫu hóa đơn	Tạo mới các mẫu hóa đơn điện tử.
	Xóa mẫu hóa đơn	Xóa các mẫu hóa đơn đã tạo.
Hóa đơn	Xem hóa đơn	Xem danh sách và chi tiết nội dung các hóa đơn đã tạo/phát hành.
	Cập nhật hóa đơn	Chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn
	Xóa hóa đơn	Xóa các hóa đơn đã tạo (áp dụng cho hóa đơn nháp)
	Tạo hóa đơn	Tạo mới một hóa đơn điện tử
	Phát hành hóa đơn	Thực hiện thao tác ký số và gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế để cấp mã, làm cho hóa đơn có giá trị pháp lý.
Hóa đơn đầu vào	Hóa đơn đầu vào	Thực hiện các thao tác xem danh sách, quản lý hoá đơn đầu vào
Xử lý hóa đơn	Thông báo HĐ sai sót	Lập và gửi thông báo về hóa đơn có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến Cơ quan Thuế.
	Thay thế hóa đơn	Tạo một hóa đơn mới để thay thế cho một hóa đơn đã phát hành có sai sót.
	Điều chỉnh hóa đơn	Tạo một hóa đơn điều chỉnh (tăng/giảm) cho một hóa đơn đã phát hành có sai sót về số tiền, thuế suất...
Lịch sử truyền nhận	Tờ khai đăng ký	Xem lịch sử gửi và trạng thái xử lý của các tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin.
	Hóa đơn máy tính tiền	Xem lịch sử gửi và trạng thái của các hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
	Bảng tổng hợp	Xem lịch sử gửi và trạng thái của các Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT.
	Hóa đơn	Xem lịch sử gửi và trạng thái cấp mã/xử lý của các hóa đơn điện tử thông thường.
	Thông báo sai sót	Xem lịch sử gửi và trạng thái của các Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT).
Báo cáo	Xem bảng kê	Xem các báo cáo bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
	Xem số lượng hóa đơn đã phát hành	Xem báo cáo thống kê số lượng hóa đơn đã sử dụng.
	Tạo bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT	Tạo mới Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử định kỳ để gửi Cơ quan Thuế.
	Xóa bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT	Xóa các bảng tổng hợp đã tạo (thường là bản nháp).
	Xem bảng kê chi tiết	Xem báo cáo bảng kê với thông tin chi tiết hơn.
	Xem bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT	Xem lại các bảng tổng hợp đã tạo/gửi.
	Cập nhật bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT	Chỉnh sửa thông tin trên các bảng tổng hợp
Danh mục	Xem khách hàng	Xem danh sách khách hàng đã lưu.
	Cập nhật khách hàng	Chỉnh sửa thông tin khách hàng.
	Nhập file khách hàng	Nhập danh sách khách hàng từ file Excel.
	Xem hàng hóa, dịch vụ	Xem danh sách hàng hóa, dịch vụ đã lưu.
	Cập nhật hàng hóa, dịch vụ	Chỉnh sửa thông tin hàng hóa, dịch vụ.
	Nhập file hàng hóa, dịch vụ	Nhập danh sách hàng hóa, dịch vụ từ file Excel.
	Tạo khách hàng	Thêm mới khách hàng vào danh mục.
	Xóa khách hàng	Xóa khách hàng khỏi danh mục.
	Tạo hàng hóa, dịch vụ	Thêm mới hàng hóa, dịch vụ vào danh mục.
	Xóa hàng hóa, dịch vụ	Xóa hàng hóa, dịch vụ khỏi danh mục.
Cấu hình	Thông tin doanh nghiệp	Xem và chỉnh sửa thông tin đăng ký của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
	Cấu hình ký số	Thiết lập và quản lý phương thức ký số (USB Token, HSM, Remote Signing...).
	Quản lý tài khoản và vai trò	Quản lý người dùng, tạo và phân quyền cho các vai trò khác nhau.
	Cấu hình số thập phân	Thiết lập cách hiển thị số thập phân cho đơn giá, số lượng trên hóa đơn.
	Hóa đơn đầu vào	Thiết lập cấu hình để hệ thống tự động truy xuất hóa đơn đầu vào qua email
	Danh mục thuế	Tra cứu danh mục thuế theo nhóm ngành nghề

Bước 3: Lưu vai trò

Chọn Lưu để hoàn tất thêm mới vai trò

Mẹo:

Để kiểm tra lại các quyền vừa thiết lập, bạn có thể gán vai trò mới này cho một tài khoản nhân viên, sau đó đăng xuất và đăng nhập lại bằng tài khoản đó để xem giao diện và các chức năng được phép sử dụng

2. Thêm mới tài khoản nhân viên

Sau khi đã có các vai trò cần thiết, bạn tiến hành tạo tài khoản cho nhân viên và gán họ vào vai trò tương ứng.

Bước 1: Truy cập màn thêm mới nhân viên

Tại menu quản trị, bạn vào Cấu hình > Quản lý nhân viên, sau đó chọn Thêm nhân viên ở góc trên bên phải.

Bước 2: Điền thông tin nhân viên

Trên màn Thêm mới nhân viên bạn điền các thông tin sau:
- Tên nhân viên (bắt buộc)
- Số điện thoại (bắt buộc - dùng để nhận link kích hoạt tài khoản)
- Vai trò (bắt buộc): Chọn một vai trò đã được thiết lập từ danh sách.
- Email (không bắt buộc)
Sau khi điền xong, bạn nhấn Lưu.

Bước 3: Quy trình xác nhận dành cho nhân viên

Sau khi bạn lưu thông tin, nhân viên sẽ cần tự kích hoạt tài khoản của mình.

Nhận tin nhắn SMS: Hệ thống Sapo Invoice sẽ tự động gửi một tin nhắn SMS đến số điện thoại của nhân viên.
Kích hoạt tài khoản: Nhân viên cần mở tin nhắn và nhấp vào đường link đính kèm.
Thiết lập mật khẩu: Đường link sẽ dẫn đến trang thiết lập mật khẩu, nhân viên cần tạo mật khẩu mới cho tài khoản của mình.
Đăng nhập: Sau khi thiết lập mật khẩu thành công, nhân viên có thể sử dụng số điện thoại và mật khẩu vừa tạo để đăng nhập vào Sapo Invoice.

Lưu ý:

Nhân viên bắt buộc phải truy cập vào đường link trong tin nhắn SMS để kích hoạt tài khoản và thiết lập mật khẩu thì mới có thể đăng nhập vào hệ thống.