Việc xây dựng và quản lý danh mục hàng hóa, dịch vụ trên Sapo Invoice là bước quan trọng giúp bạn tối ưu hóa quy trình lập hóa đơn điện tử.

Khi thông tin sản phẩm được khai báo đầy đủ và chính xác, hệ thống sẽ tự động gợi ý và điền các chi tiết như đơn vị tính, đơn giá bán, và đặc biệt là thông tin thuế suất phù hợp khi bạn chọn sản phẩm lúc tạo hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Bài viết này hướng dẫn bạn cách thêm mới hàng hóa, dịch vụ bằng phương pháp thủ công, nhập file hàng loạt và cách cấu hình phương pháp tính thuế GTGT cho doanh nghiệp.

1. Thêm mới hàng hoá, dịch vụ thủ công

Phương pháp này phù hợp khi bạn cần thêm từng sản phẩm/dịch vụ riêng lẻ.

Bước 1: Truy cập chức năng thêm mới

• Từ menu chính của Sapo Invoice, bạn chọn Danh mục > chọn Hàng hóa, dịch vụ.
• Tại trang Danh sách hàng hóa, dịch vụ, bạn nhấn vào nút + Thêm hàng hóa, dịch vụ.

Bước 2: Khai báo thông tin chi tiết

Giao diện Thêm hàng hóa, dịch vụ sẽ xuất hiện. Bạn cần điền đầy đủ thông tin, đặc biệt các trường có dấu * là bắt buộc:

• Tên hàng hóa, dịch vụ*
• Giá bán (Nên nhập để hệ thống tự điền khi lập hóa đơn)
• Thông tin thuế (Phụ thuộc vào cấu hình Phương pháp tính thuế GTGT của bạn - Xem mục 3):
  • Nếu cấu hình là Phương pháp Khấu trừ: Tìm đến trường Thuế GTGT (%) và nhập tỷ lệ phần trăm thuế suất GTGT áp dụng cho sản phẩm/dịch vụ này (ví dụ: 0, 5, 8, 10).
  • Nếu cấu hình là Phương pháp Trực tiếp: Tìm đến trường Tỷ lệ % trên doanh thu và nhập tỷ lệ phần trăm tính thuế GTGT theo doanh thu tương ứng với nhóm ngành nghề của hàng hóa, dịch vụ đó.
• Đơn vị tính
• Các thông tin khác (Mô tả,...) nếu cần.

Bước 3: Lưu thông tin

• Sau khi đã điền đầy đủ và kiểm tra lại thông tin, bạn nhấn nút Lưu.
• Hàng hóa/dịch vụ vừa thêm sẽ xuất hiện trong danh sách.

2. Thêm mới hàng loạt hàng hoá, dịch vụ từ file Excel

Phương pháp này giúp bạn thêm nhanh nhiều hàng hóa, dịch vụ cùng lúc.

Bước 1: Truy cập chức năng nhập file

• Từ menu chính, chọn Danh mục > Hàng hóa, dịch vụ.
• Tại trang danh sách, bạn nhấn vào nút Nhập file.

Bước 2: Tải file mẫu và chuẩn bị dữ liệu

• Một cửa sổ Nhập file danh sách hàng hóa, dịch vụ sẽ xuất hiện.
• Bạn cần tải file mẫu chuẩn của Sapo Invoice bằng cách nhấp vào liên kết Tải file dữ liệu mẫu
• Mở file Excel mẫu vừa tải về và điền thông tin của các hàng hóa, dịch vụ vào các cột tương ứng theo đúng định dạng yêu cầu (Tên, Mã/SKU, Đơn vị tính, Đơn giá, Thuế GTGT % / Tỷ lệ %,...). Lưu ý điền đúng cột thuế phù hợp với phương pháp tính thuế bạn đã cấu hình.

Bước 3: Tải file dữ liệu lên và xác nhận nhập

• Quay lại cửa sổ Nhập file danh sách hàng hóa, dịch vụ trên Sapo Invoice.
• Nhấn chọn tải lên từ thiết bị (hoặc kéo thả file) để tải lên file Excel bạn vừa chuẩn bị.
• Sau khi file được tải lên thành công, nhấn nút Nhập file.
• Hệ thống sẽ xử lý dữ liệu. Kết quả (thành công hoặc lỗi) sẽ được thông báo qua email hoặc mục Thông báo trên phần mềm.

Bước 4: Kiểm tra thông tin đã nhập

• Quay lại trang Danh mục > Hàng hóa, dịch vụ để kiểm tra xem các sản phẩm/dịch vụ từ file đã được thêm vào danh sách hay chưa.

3. Hướng dẫn cấu hình phương pháp tính thuế GTGT

Đây là bước cài đặt quan trọng, ảnh hưởng đến cách bạn khai báo thuế cho hàng hóa, dịch vụ và cách thuế hiển thị trên hóa đơn. Bạn nên thực hiện cấu hình này trước khi thêm mới hàng loạt sản phẩm.

Bước 1: Truy cập hồ sơ hóa đơn điện tử

• Từ menu chính, bạn chọn Cấu hình > chọn Hồ sơ hóa đơn điện tử.

Bước 2: Thiết lập phương pháp tính thuế GTGT

Tìm đến mục Tùy chọn hóa đơn điện tử

Tại dòng Phương pháp tính thuế GTGT, bạn chọn một trong hai phương pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình:

• Phương pháp khấu trừ: Áp dụng nếu thuế GTGT phải nộp = (Thuế GTGT đầu ra) - (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ). Khi chọn phương pháp này, bạn sẽ khai báo Thuế GTGT (%) cho từng sản phẩm.
• Phương pháp trực tiếp: Áp dụng nếu thuế GTGT phải nộp = (Tỷ lệ % theo ngành nghề) x (Doanh thu). Khi chọn phương pháp này, bạn sẽ khai báo Tỷ lệ % trên doanh thu cho từng sản phẩm.

Bước 3: Lưu cấu hình

• Sau khi đã chọn đúng phương pháp, bạn nhấn nút Lưu để xác nhận thay đổi.