Quản lý danh sách hóa đơn đầu vào trên Sapo Invoice

Tại màn hình Danh sách hóa đơn đầu vào, bạn có thể thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ quản lý:

Theo dõi tất cả hóa đơn đầu vào được tự động thu thập từ email tại một nơi duy nhất.
Nhanh chóng tìm kiếm hóa đơn cần thiết theo số hóa đơn, ngày tháng, trạng thái hợp lệ, hoặc nhiều tiêu chí khác.
Xem ngay trạng thái "Hợp lệ" hay "Không hợp lệ" của từng hóa đơn do hệ thống tự động kiểm tra và gợi ý.
Sắp xếp các cột thông tin, ẩn/hiện dữ liệu và lưu lại các bộ lọc thường dùng để truy cập nhanh.
Thực hiện các thao tác như xem chi tiết, tải file gốc (XML/PDF), xác nhận hợp lệ hoặc xóa hóa đơn (đơn lẻ hoặc hàng loạt).

Điều kiện tiên quyết:

Hỗ trợ trên phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice, truy cập tại invoice.sapo.vn
Tài khoản phải được phân quyền cho Hóa đơn đầu vào. Xem thêm hướng dẫn phân quyền hoá đơn tại đây.

Truy cập tài khoản Sapo Invoice, từ menu chính bên trái, chọn Hóa đơn đầu vào.
Màn hình sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn đã được hệ thống tự động nhận từ email, bao gồm thông tin: Ký hiệu, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mã của CQT, Bên bán, MST bên bán, Tổng tiền, Trạng thái hóa đơn, Trạng thái kiểm tra (hợp lệ hoặc không hợp lệ).

Sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu màn hình để lọc theo tiêu chí như số hóa đơn, tên, mã số thuế, ký hiệu,...
Ngay cạnh thanh tìm kiếm, bạn có thể sử dụng bộ lọc Ngày hoá đơn:
- Bấm chọn vào bộ lọc Ngày hoá đơn.
- Lựa chọn mốc thời gian đề xuất hoặc bấm Tùy chọn để chọn khoảng thời gian.
- Nhấn Lọc để hoàn tất.
Ngoài ra, bạn có thể lọc đồng thời các tiêu chí theo Ngày hoá đơn, Trạng thái hóa đơn, Trạng thái kiểm tra bằng cách:
- Bấm chọn vào Bộ lọc khác.
- Tích chọn điều kiện lọc theo Ngày hoá đơn, Trạng thái hóa đơn, Trạng thái kiểm tra:
  - Ngày hoá đơn: Chọn mốc thời gian đề xuất hoặc bấm Tùy chọn để chọn khoảng thời gian.
  - Trạng thái hóa đơn: tích chọn 1 hoặc nhiều ô vuông trước các loại hoá đơn mới, điều chỉnh, thay thế, bị điều chỉnh, bị thay thế.
  - Trạng thái kiểm tra: tích chọn trạng thái kiểm tra là hợp lệ, không hợp lệ.
- Chọn Lọc để hoàn tất.

Nếu muốn lưu lại kết quả dưới dạng một tab riêng để tiện truy cập nhanh trong tương lai, hãy nhấn "Lưu bộ lọc" > Nhập tên bộ lọc > Nhấn Lưu để hoàn tất.
Trong trường hợp muốn cập nhật một bộ lọc đã có sẵn, bạn bấm chọn “Lưu bộ lọc” > tích chọn "Lưu vào bộ lọc đã có", sau đó chọn tên bộ lọc cần ghi đè để lưu thay đổi.
Để xóa một bộ lọc đã lưu, trỏ chuột vào tên bộ lọc đó, sau đó nhấn vào biểu tượng “x” bên cạnh tên tab để xóa.

Tại màn danh sách hoá đơn đầu vào, bạn bấm chọn biểu tượng bánh răng cưa (⚙️) ở thanh tiêu đề các trường thông tin.
Trên màn cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách, bạn thực hiện:
- Tìm kiếm và tích chọn Thêm cột hiển thị: Ký hiệu, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mã của CQT, Bên bán, MST bên bán, Tổng tiền, Trạng thái hóa đơn, Trạng thái kiểm tra, Tiền trước thuế, Tiền thuế, Địa chỉ.
- Điều chỉnh bỏ các trường hiển thị bằng cách nhấn vào dấu x cạnh trường tương ứng ở phần Cột hiển thị.
- Trường hợp muốn điều chỉnh nhanh, bạn bấm chọn Quay về mặc định.
Nhấn Lưu để hoàn tất.

Nhấp vào một hóa đơn trong danh sách để mở chi tiết. Bạn sẽ thấy thông tin đầy đủ như file XML/PDF đính kèm, chi phí, thuế GTGT, và lý do nếu không hợp lệ (ví dụ: sai định dạng, thiếu thông tin).
Kiểm tra trạng thái:
- Hóa đơn hợp lệ: Được gán tag HĐ hợp lệ màu xanh lá, sẵn sàng cho khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí.
- Hóa đơn không hợp lệ: Được gán tag HĐ không hợp lệ màu đỏ, với lý do cụ thể (như sai mẫu ký hiệu). Bạn cần kiểm tra lại file gốc từ email và chỉnh sửa nếu cần.
Tại đây bạn có thể nhấn Tải hoá đơn để tải xuống hóa đơn, nhấn In hoá đơn để in hoá đơn.

Lưu ý

Từ danh sách, bạn tích chọn ô vuông trước ký hiệu các hóa đơn và chọn các thao tác:

Bấm chọn Xác nhận hoá đơn hợp lệ > Trên cửa sổ xác nhận, bấm Xác nhận để hoàn tất.
Bấm chọn Xoá > Trên cửa sổ xác nhận, bấm Xoá hoá đơn để hoàn tất.

Để thực hiện nhập file danh sách hoá đơn, bạn xem thêm hướng dẫn Nhập file danh sách hoá đơn tại đây.