Tra cứu lịch sử truyền nhận dữ liệu Hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế

Việc theo dõi và tra cứu quá trình gửi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp và Cơ quan Thuế (CQT) là một nghiệp vụ quan trọng, giúp kế toán nắm bắt được trạng thái xử lý của các tờ khai, hóa đơn, thông báo sai sót, và bảng tổng hợp. Sapo Invoice cung cấp tính năng cho phép bạn dễ dàng tra cứu lại lịch sử và xem chi tiết nhật ký của bất kỳ thông điệp nào đã được gửi đi hoặc nhận về từ CQT. Điều này giúp bạn kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, nhanh chóng phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có).

Điều kiện tiên quyết:

Bạn đã đăng nhập vào tài khoản Sapo Invoice và có quyền truy cập Lịch sử truyền nhận

1. Tổng quan về các loại thông điệp và trạng thái truyền nhận

Hệ thống Sapo Invoice ghi nhận lịch sử truyền nhận cho nhiều loại thông điệp khác nhau, mỗi loại có các trạng thái xử lý đặc thù từ CQT:

STT	Nhóm lịch sử truyền nhận	Các trạng thái Thông điệp truyền nhận phổ biến
1	Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT	Đã gửi CQT, Chờ CQT phản hồi, CQT chấp nhận, CQT không chấp nhận, CQT tiếp nhận, CQT không tiếp nhận…
2	Hóa đơn điện tử (bao gồm HĐ từ máy tính tiền)	Đã gửi CQT, Hóa đơn hợp lệ, Hóa đơn không hợp lệ, Đã cấp mã, Từ chối cấp mã…
3	Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT)	Chờ CQT phản hồi, CQT tiếp nhận, CQT không tiếp nhận, Thông báo hợp lệ, Thông báo không hợp lệ…
4	Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử	Chờ CQT phản hồi, Bảng tổng hợp hợp lệ, Bảng tổng hợp không hợp lệ...

2. Các bước thực hiện

Cách 1: Tra cứu tổng quan lịch sử truyền nhận dữ liệu

Cách này cho phép bạn xem danh sách lịch sử các lần gửi nhận thông điệp cho từng loại chứng từ.

Bước 1: Truy cập mục lịch sử truyền nhận

Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn tìm đến mục Lịch sử truyền nhận.

Tại đây, bạn sẽ thấy các mục con để tra cứu lịch sử cho từng loại:

Lịch sử truyền nhận Tờ khai
Lịch sử truyền nhận Hóa đơn
Lịch sử truyền nhận Hóa đơn từ máy tính tiền
Lịch sử truyền nhận Thông báo sai sót
Lịch sử truyền nhận Bảng tổng hợp

Chọn loại chứng từ bạn muốn tra cứu lịch sử.

Bước 2: Xem chi tiết lịch sử truyền nhận

Sau khi chọn loại chứng từ, màn hình sẽ hiển thị danh sách các thông điệp đã gửi/nhận liên quan đến loại chứng từ đó, cùng với các thông tin cơ bản như Số thông báo/Số hóa đơn, Ngày gửi/nhận, Trạng thái từ CQT.
Bạn có thể sử dụng các bộ lọc (theo ngày, theo trạng thái,...) để tìm kiếm thông điệp cụ thể.
Nhấp vào một dòng thông điệp để xem thông tin chi tiết hơn về quá trình truyền nhận.

Cách 2: Xem chi tiết nhật ký truyền nhận dữ liệu

Cách này cho phép bạn xem chi tiết từng bước trong quá trình giao tiếp giữa Sapo Invoice và CQT cho một chứng từ cụ thể, bao gồm cả nội dung file XML và mã lỗi (nếu có).

Bước 1: Truy cập danh sách của loại chứng từ cần xem nhật ký

Ví dụ, để xem nhật ký truyền nhận của một hóa đơn điện tử, bạn vào mục Hóa đơn > Danh sách hóa đơn.

Tương tự:

Để xem nhật ký cho Tờ khai, bạn vào danh sách Tờ khai
Thông báo sai sót, bạn vào danh sách Thông báo sai sót
Báo cáo tổng hợp, bạn vào danh sách Báo cáo tổng hợp.

Bước 2: Chọn chứng từ và truy cập nhật ký truyền nhận

Trong danh sách, tìm đến chứng từ cụ thể (ví dụ: một hóa đơn đã phát hành) mà bạn muốn xem nhật ký.
Tại dòng chứng từ, bấm chọn nút 3 chấm bên phải chọn Nhật ký truyền nhận

Bước 3: Xem chi tiết nhật ký

Một cửa sổ hoặc một trang mới sẽ hiển thị chi tiết các bước truyền nhận dữ liệu của chứng từ đó với CQT. Thông tin có thể bao gồm:

Thời gian gửi/nhận từng thông điệp.
Loại thông điệp (ví dụ: gửi đi, nhận phản hồi).
Trạng thái chi tiết.
Nội dung File XML: Đây là phần rất quan trọng, đặc biệt khi có lỗi.
- Nhấp vào để xem nội dung file XML gốc của thông điệp.
- Nếu CQT trả về lỗi, file XML phản hồi thường sẽ thể hiện rõ Mã lỗi và Tên mã lỗi (mô tả lỗi). Dựa vào thông tin này, bạn có thể xác định nguyên nhân sai sót và thực hiện các bước khắc phục.