Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, bạn cần lập và gửi Thông báo Hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đến Cơ quan Thuế. Sapo Invoice giúp bạn thực hiện quy trình này chính xác, nhanh chóng, tuân thủ quy định và dễ dàng theo dõi phản hồi từ CQT. Hướng dẫn này sẽ chỉ bạn từng bước thực hiện.

1. Tạo thông báo sai sót cho hóa đơn điện tử bị sai sót trên Sapo Invoice

Bước 1: Truy cập màn lập thông báo sai sót

• Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Thông báo HĐ sai sót.
• Trên màn hình Thông báo thông tin hóa đơn sai sót, bạn nhấn nút + Lập thông báo sai sót.

Bước 2: Thêm hóa đơn sai sót cần xử lý

• Bạn chọn Thêm hóa đơn để chọn hóa đơn sai sót cần xử lý.
• Trên màn Chọn hóa đơn lập thông báo sai sót bạn chọn loại hóa đơn: Sử dụng các tab để lọc theo loại hóa đơn bị sai sót (ví dụ: "Hóa đơn có mã", "Hóa đơn có mã từ máy tính tiền", "Hóa đơn không mã").
• Trên từng tab, bạn thực hiện nhập thông tin ở thanh tìm kiếm và Ngày hóa đơn để lọc nhanh hoá đơn cần xử lý.
• Tại đây bạn có thể chọn 1 hoặc nhiều hoá đơn bằng cách tích chọn vào ô vuông trước các hoá đơn.
• Nhấn chọn Tiếp tục để thêm thông tin hoá đơn vào thông báo sai sót.

Bước 3: Chọn lý do sai sót và thêm hóa đơn cần lập thông báo

Nếu hóa đơn sai sót là hóa đơn theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, tại màn hình Lập thông báo sai sót, chọn Loại thông báo:

• Tích vào Thông báo của NNT nếu bạn là người nộp thuế lập thông báo khi phát hiện sai sót.
• Tích vào Thông báo của NNT theo thông báo rà soát của CQT nếu thông báo dựa trên yêu cầu từ CQT và khai báo Số thông báo và Ngày thông báo rà soát của CQT.

Hệ thống sẽ tự động điền một số thông tin của hóa đơn đã chọn (STT, Mã của CQT, Ký hiệu, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Loại áp dụng HĐĐT).

Chọn loại hóa đơn sai sót tại cột Loại áp dụng HĐĐT nếu có điều chỉnh:

• Cột Hình thức xử lý: tuỳ chọn một trong các hình thức Điều chỉnh, Thay thế, Giải trình, Huỷ.
• Cột Lý do: Nhập lý do sai sót, ví dụ: "Sai địa chỉ người mua".

Điền đầy đủ các thông tin khác trong thông báo.

Bước 4: Gửi thông báo sai sót lên cơ quan thuế

Sau khi đã điền đầy đủ và kiểm tra kỹ các thông tin:

• Nhấn nút Lưu: Để lưu trữ lại thông tin thông báo đã lập dưới dạng bản nháp. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc gửi sau.
• Nhấn nút Lưu & Gửi: Để tiến hành ký số và gửi ngay. Trên cửa sổ Chọn chứng thư số, bạn chọn loại hình ký số và chọn Gửi.

Bước 5: Theo dõi trạng thái thông báo sai sót

Sau khi Thông báo sai sót được gửi đến Cơ quan Thuế:

• Bạn có thể theo dõi trạng thái của thông báo sai sót tại cột Trạng thái tại màn hình danh sách Thông báo HĐ sai sót.
• Bạn có thể nhấp vào từng thông báo để xem chi tiết phản hồi từ Cơ quan Thuế.

2. Lập thông báo sai sót cho hoá đơn trên hệ thống khác

Phần này áp dụng khi hóa đơn điện tử bị sai sót được phát hành từ một phần mềm hoặc hệ thống khác (không phải Sapo Invoice), và bạn muốn sử dụng Sapo Invoice để lập Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi Cơ quan Thuế.

Bước 1: Truy cập màn lập thông báo sai sót

• Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Thông báo HĐ sai sót.
• Trên màn thông báo hoá đơn sai sót, bên cạnh nút + Lập thông báo sai sót, bạn bấm chọn mũi tên trỏ xuống, chọn Lập TBSS cho HĐ trên hệ thống khác.

Bước 2: Thêm dòng hoá đơn cần lập thông báo

• Chọn Thêm dòng để thêm hóa đơn cần lập thông báo.

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cho thông báo sai sót

Loại thông báo: Tương tự như Mục 1 - Bước 3.

Thông tin hóa đơn sai sót: Bạn cần nhập thủ công các thông tin của hóa đơn từ hệ thống khác:

• Mã của CQT (nếu có)
• Mẫu số ký hiệu
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Ngày hóa đơn
• Loại áp dụng HĐĐT: Chọn loại hình hóa đơn gốc (ví dụ: Hóa đơn điện tử NĐ123, Hóa đơn điện tử NĐ51, Hóa đơn đặt in NĐ123).
• Hình thức xử lý*: Chọn hình thức xử lý phù hợp.
• Lý do*: Nhập lý do sai sót.

Nhập các thông tin khác trong thông báo như Nơi lập, Ngày lập thông báo.

Bước 4: Gửi thông báo sai sót lên cơ quan thuế

• Nhấn Lưu để lưu bản nháp hoặc nhấn Lưu & Gửi để ký số và gửi Thông báo lên Cơ quan Thuế.

Bước 5: Theo dõi trạng thái thông báo sai sót

• Quy trình theo dõi tương tự như Mục 1 - Bước 5. Bạn theo dõi trạng thái tại màn hình danh sách "Thông báo HĐ sai sót".