Lập tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ T-VAN trên Sapo Tax

Bài viết này hướng dẫn bạn cách lập tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử qua tổ chức T-VAN trực tiếp trên phần mềm Sapo Tax. Tính năng này giúp Người nộp thuế (NNT) kết nối hệ thống với Cơ quan Thuế (CQT) để truyền nhận hồ sơ thuế một cách nhanh chóng, thuận tiện và hoàn toàn trực tuyến.

Bước 1: Truy cập phần mềm Sapo Tax

• Bạn đăng nhập vào phần mềm Sapo Tax bằng tài khoản được cấp quyền sử dụng.
• Sau khi đăng nhập thành công, trên màn hình quản trị Sapo Tax, tại menu thanh điều hướng bên trái, bạn chọn mục Khai thuế > Dịch vụ T-VAN.

Bước 2: Mở màn hình Lập tờ khai

• Tại màn hình Đăng ký dịch vụ khai thuế điện tử qua T-VAN, bạn bấm chọn Lập tờ khai.
• Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn sang giao diện tạo mới tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ T-VAN.

Bước 3: Kiểm tra và hoàn thiện thông tin tờ khai

Giao diện tờ khai hiển thị bao gồm 4 phần thông tin chính mà bạn cần lưu ý:

1. Thông tin đơn vị

Các thông tin như Mã số thuế, Tên người nộp thuế, Cơ quan thuế quản lý, Loại đối tượng: Tổ chức hoặc Cá nhân sẽ được hệ thống tự động đồng bộ từ phần Cấu hình hệ thống sang và khóa chỉnh sửa trực tiếp.

2. Thông tin đăng ký dịch vụ

• Hình thức đăng ký: Chọn hình thức đăng ký dịch vụ T-VAN
• Thời gian đề nghị được áp dụng từ: Chọn ngày bắt đầu đề nghị áp dụng dịch vụ T-VAN. Hệ thống mặc định hiển thị ngày hiện tại, bạn có thể điều chỉnh lại qua bảng lịch nếu cần.
• Địa chỉ thư điện tử chính thức (Bắt buộc): Nhập email dùng để nhận thông báo từ Cơ quan Thuế. Email cần nhập đúng định dạng để hệ thống có thể gửi và nhận thông báo xử lý hồ sơ.
• Số điện thoại (Bắt buộc): Nhập số điện thoại liên hệ của người nộp thuế.

3. Thêm chứng thư số

Tại khu vực thông tin chứng thư số, bạn thực hiện kích hoạt chữ ký số theo các bước:

• Thao tác: Bạn bấm chọn nút Thêm chứng thư. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các chứng thư số khả dụng để bạn lựa chọn.
• Cơ chế tự động: Sau khi bạn chọn chứng thư số phù hợp, hệ thống sẽ tự động đọc và hiển thị các thông tin liên quan bao gồm: Tên tổ chức/cơ quan chứng thực/cấp/công nhận chữ ký số; Số sê-ri chứng thư số; Thời hạn sử dụng chứng thư số.

4. Thông tin tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN

Khu vực này hệ thống tự động hiển thị thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN phối hợp cùng Sapo, bao gồm: Tên tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN, Mã số thuế của tổ chức cung cấp dịch vụ, Địa chỉ, Số điện thoại liên hệ. (Các thông tin này được hệ thống cấu hình sẵn cố định, bạn không cần và không thể nhập lại.)

Bước 4: Lưu hoặc Gửi tờ khai

Sau khi kiểm tra toàn bộ thông tin hoàn toàn chính xác, bạn lựa chọn một trong hai phương thức xử lý ở cuối trang:

• Lưu: Hệ thống sẽ lưu hồ sơ ở trạng thái nháp (Chưa gửi CQT). Bạn có thể quay lại sửa đổi hoặc xóa tờ khai này bất cứ lúc nào.
• Lưu và gửi: Hệ thống sẽ gọi lệnh ký số. Bạn thực hiện cắm USB Token (hoặc xác thực chữ ký số từ xa), nhập mã PIN để ký điện tử. Sau khi ký thành công, tờ khai sẽ được truyền thẳng đến hệ thống của T-VAN và Cơ quan Thuế.

Bước 5: Theo dõi trạng thái tờ khai

Sau khi gửi, bạn quay lại màn hình danh sách tờ khai Đăng ký dịch vụ khai thuế điện tử qua T-VAN để theo dõi tiến độ xử lý tại cột Trạng thái:

• Chưa gửi CQT: Tờ khai mới lưu nháp, chưa ký gửi. Bạn có thể chỉnh sửa lại. Bạn có thể Sửa hoặc Gửi CQT tại mục Thao tác khác, nằm ở góc bên phải của Tên Tờ khai khi ấn vào xem chi tiết Tờ khai.
• Chờ CQT phản hồi: Tờ khai đã được gửi đi thành công và đang đợi phía Cơ quan Thuế tiếp nhận, thẩm định.
• CQT chấp nhận: Hồ sơ đăng ký dịch vụ T-VAN đã thành công. Bạn có thể bắt đầu sử dụng Sapo Tax để nộp các tờ khai thuế định kỳ.
• CQT không chấp nhận: Hồ sơ bị từ chối. Bạn cần bấm vào dòng tờ khai đó, kiểm tra lý do cụ thể hiển thị tại cột Lý do (Ví dụ: Mã số thuế đã đăng ký nộp hồ sơ qua một nhà cung cấp T-VAN khác), sau đó tiến hành điều chỉnh thông tin hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ để được xử lý.
• Chờ ký số: Tờ khai đã được lập và bấm lưu gửi thành công nhưng chưa được ký điện tử thành công.