Xem báo cáo Hóa đơn điện tử

Sapo Invoice cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng, giúp bạn theo dõi, thống kê và phân tích chi tiết hoạt động quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp. Việc thường xuyên xem các báo cáo này giúp kế toán kiểm soát tình hình phát hành hóa đơn, đối soát dữ liệu và phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý, báo cáo thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách truy cập và xem các báo cáo hóa đơn điện tử chính trên Sapo Invoice.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn có quyền truy cập vào mục Báo cáo.

Sapo Invoice cung cấp các báo cáo chính sau:

STT	Tên báo cáo	Ý nghĩa và Mục đích sử dụng
1	Bảng kê hóa đơn đã sử dụng	Thống kê danh sách tổng hợp các hóa đơn điện tử (GTGT, Bán hàng,...) đã phát hành tại đơn vị trong một khoảng thời gian, giúp xem nhanh các hóa đơn đã phát hành.
2	Bảng kê chi tiết hóa đơn đã sử dụng	Thống kê chi tiết từng dòng hàng hóa, dịch vụ trên các hóa đơn điện tử đã phát hành, hỗ trợ đối soát chi tiết doanh thu, thuế suất theo từng mặt hàng.
3	Số lượng hóa đơn đã phát hành	Báo cáo tổng hợp số lượng hóa đơn điện tử đã sử dụng và/hoặc đã hủy trong kỳ theo từng ký hiệu hóa đơn, thường dùng cho việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với CQT.
4	Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT	Quản lý danh sách các Bảng tổng hợp đã lập và gửi cho Cơ quan Thuế. (Dành cho đơn vị sử dụng hóa đơn không có mã, gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp)

1. Báo cáo bảng kê hoá đơn đã sử dụng

Báo cáo này liệt kê danh sách các hóa đơn đã phát hành trong kỳ bạn chọn.

Bước 1: Truy cập báo cáo

Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Báo cáo.
Trong danh sách các báo cáo, chọn Bảng kê.

Bước 2: Chọn kỳ báo cáo và lọc dữ liệu

Sử dụng các bộ lọc có sẵn trên màn hình như Ngày hoá đơn, Ký hiệu hoặc bấm chọn Bộ lọc khác để xác định khoảng thời gian và các tiêu chí bạn muốn xem.
Nhấn nút Lọc để hệ thống hiển thị dữ liệu theo bộ lọc đã chọn.

Bước 3: Xem kết quả báo cáo

Hệ thống sẽ tự động tổng hợp và hiển thị danh sách các hóa đơn điện tử thỏa mãn điều kiện lọc của bạn.

Để cài đặt các trường hiển thị thông tin bạn thao tác:

Bấm chọn biểu tượng bánh răng ngay dưới khung tìm kiếm để mở popup Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách
Tích chọn ô vuông trước các trường để thêm trường ở cột Thêm cột hiển thị
Tích chọn dấu x để xoá các trường ở Cột hiển thị
Nhấn Quay về mặc định để quay lại các trường mặc định ban đầu từ hệ thống hoặc Lưu để hoàn tất

Bước 4: Xuất báo cáo

Nếu có nhu cầu lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu ngoại tuyến, bạn có thể tìm và nhấn chọn nút Xuất báo cáo ở góc trên bên phải màn hình
Chọn Xuất báo cáo trên màn popup xác nhận
File báo cáo sẽ được gửi về email đăng nhập của bạn, bạn có thể kiểm tra email và tải file báo cáo về máy.

2. Xem báo cáo bảng kê chi tiết hoá đơn đã sử dụng

Báo cáo này cung cấp cái nhìn chi tiết đến từng dòng hàng hóa/dịch vụ trên các hóa đơn đã phát hành.

Bước 1: Truy cập báo cáo

Từ menu chính, chọn Báo cáo > Bảng kê chi tiết.

Bước 2: Chọn kỳ báo cáo và lọc dữ liệu

Sử dụng các bộ lọc có sẵn trên màn hình như Ngày hoá đơn, Ký hiệu hoặc bấm chọn Bộ lọc khác để xác định khoảng thời gian và các tiêu chí bạn muốn xem.
Nhấn nút Lọc để hệ thống hiển thị dữ liệu theo bộ lọc đã chọn.

Bước 3: Xem kết quả báo cáo chi tiết

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách chi tiết từng dòng hàng hóa/dịch vụ từ các hóa đơn trong kỳ, bao gồm thông tin như: Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất,...

Để cài đặt các trường hiển thị thông tin bạn thao tác:

Bấm chọn biểu tượng bánh răng ngay dưới khung tìm kiếm để mở popup Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách
Tích chọn ô vuông trước các trường để thêm trường ở cột Thêm cột hiển thị
Tích chọn dấu x để xoá các trường ở Cột hiển thị
Nhấn Quay về mặc định để quay lại các trường mặc định ban đầu từ hệ thống hoặc Lưu để hoàn tất

Bước 4: Xuất báo cáo

Nếu có nhu cầu lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu ngoại tuyến, bạn có thể tìm và nhấn chọn nút Xuất báo cáo ở góc trên bên phải màn hình
Chọn Xuất báo cáo trên màn popup xác nhận
File báo cáo sẽ được gửi về email đăng nhập của bạn, bạn có thể kiểm tra email và tải file báo cáo về máy.

3. Báo cáo số lượng hoá đơn đã phát hành

Báo cáo này giúp bạn thống kê số lượng hóa đơn đã sử dụng hoặc hủy theo từng ký hiệu hóa đơn trong kỳ.

Bước 1: Truy cập báo cáo

Từ menu chính, chọn Báo cáo > Số lượng hóa đơn đã phát hành

Bước 2: Chọn ký hiệu, ngày hoá đơn

Sử dụng bộ lọc Ngày hoá đơn để chọn khoảng thời gian bạn muốn xem.
Bạn cũng có thể lọc theo Ký hiệu hóa đơn cụ thể nếu cần.
Nhấn nút Lọc

Bước 3: Xem kết quả báo cáo số lượng

Hệ thống sẽ hiển thị bảng thống kê số lượng hóa đơn theo từng ký hiệu, bao gồm các thông tin như: Tên loại hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Số lượng hóa đơn đã sử dụng, hủy trong kỳ gồm Mới, Thay thế, Điều chỉnh, Bị điều chỉnh, Bị thay thế, Hủy

4. Danh sách báo cáo tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế

Mục này giúp bạn quản lý và theo dõi trạng thái các Bảng tổng hợp dữ liệu đã lập và gửi đến Cơ quan Thuế (dành riêng cho đơn vị sử dụng hóa đơn không mã, gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp).

Bước 1: Truy cập danh sách bảng tổng hợp

Từ menu chính, chọn Báo cáo > Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT

Bước 2: Xem danh sách và trạng thái

Màn hình sẽ hiển thị danh sách các Bảng tổng hợp đã được tạo, bao gồm thông tin như: Số BTH, Loại HHDV, Kỳ dữ liệu, Loại báo cáo, Bổ sung lần thứ, Sửa đổi lần thứ, Loại tiền, Ngày lập, Trạng thái.
Bạn có thể sử dụng bộ lọc (theo Kỳ báo cáo, Trạng thái) để tìm kiếm các bảng tổng hợp cụ thể.

Bước 3: Xem chi tiết hoặc thực hiện thao tác khác

Nhấp vào một Bảng tổng hợp cụ thể để xem chi tiết.
Từ màn hình danh sách này, bạn cũng có thể thực hiện các thao tác khác như Lập bảng tổng hợp

Mẹo:

Sử dụng hiệu quả các bộ lọc ngày tháng và trạng thái để nhanh chóng giới hạn phạm vi dữ liệu và tìm thấy thông tin bạn cần trong các báo cáo.
Nên định kỳ xem xét các báo cáo hóa đơn để kiểm soát tình hình kinh doanh, đối soát công nợ và đảm bảo tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử.
Tận dụng tính năng Xuất file Excel để phân tích dữ liệu sâu hơn hoặc lưu trữ lâu dài.