Màn hình "Danh sách tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử" là nơi bạn quản lý tập trung, theo dõi trạng thái và thực hiện các thao tác cần thiết trên tất cả các tờ khai đã tạo. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các tính năng trên màn hình này.

Bước 1: Truy cập màn hình danh sách Tờ khai

• Trong trang quản trị Sapo Invoice, từ menu quản trị bên trái, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Lập tờ khai.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Danh sách tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng CTĐT.

Bước 2: Xem, tra cứu và thực hiện các thao tác trên màn danh sách

1. Xem thông tin tổng quan

Màn hình danh sách cung cấp các cột thông tin giúp bạn nắm bắt tình hình của các tờ khai:

• Số: Mã số định danh của tờ khai được tạo trên hệ thống Sapo Invoice (ví dụ: TK00016).
• Ngày lập: Ngày mà bạn tạo tờ khai trên phần mềm.
• Hình thức tờ khai: Cho biết đây là tờ khai Đăng ký mới hay Đăng ký thay đổi thông tin
• Loại hình sử dụng: Mặc định là Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
• Trạng thái: Cột quan trọng nhất, thể hiện tình trạng xử lý của tờ khai với Cơ quan Thuế.

2. Tìm kiếm và lọc tờ khai

Tính năng này giúp bạn nhanh chóng tìm thấy một tờ khai cụ thể trong danh sách.

• Tại màn hình Danh sách tờ khai, bạn nhập từ khóa vào ô "Tìm kiếm số tờ khai" (ở góc trên bên trái).
• Hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị ngay lập tức các tờ khai có số trùng khớp.

3. Lọc tờ khai theo điều kiện

Bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện lọc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm:

• Lọc theo Trạng thái:
  • Nhấn vào bộ lọc Trạng thái và chọn một trong các giá trị sau:
    • Chưa gửi CQT
    • Chờ CQT phản hồi
    • Thông điệp không hợp lệ
    • CQT không tiếp nhận
    • CQT tiếp nhận
    • CQT không chấp nhận
    • CQT chấp nhận
  • Nhấn Lọc để hoàn tất.
• Lọc theo Ngày lập:
  • Nhấn vào bộ lọc Ngày lập để chọn một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: Hôm nay, Tuần này, Tháng này...) hoặc tùy chỉnh một khoảng ngày bạn muốn.
  • Nhấn Lọc để hoàn tất.
• Lọc theo Hình thức tờ khai:
  • Tích chọn 1 trong 2 lựa chọn Đăng ký mới hoặc Thay đổi thông tin.
  • Nhấn Lọc để hoàn tất.

Sau khi chọn các điều kiện, danh sách sẽ tự động được cập nhật theo lựa chọn của bạn.

4. Lưu bộ lọc

Để tiết kiệm thời gian, bạn không cần phải chọn lại các điều kiện lọc giống nhau mỗi lần tra cứu. Tính năng Lưu bộ lọc sẽ giúp bạn lưu lại các tiêu chí thường dùng và áp dụng chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

• Bạn thực hiện lọc danh sách với các điều kiện mong muốn theo hướng dẫn từ mục 3. Lọc tờ khai theo điều kiện.
• Sau khi danh sách đã hiển thị kết quả lọc, bạn nhấn vào nút Lưu bộ lọc.
• Cửa sổ Lưu bộ lọc hiển thị:
  • Chọn tùy chọn Lưu bộ lọc mới > Nhập tên bộ lọc (ví dụ: Hồ sơ chờ duyệt T8).
  • Hoặc Lưu vào bộ lọc đã có > Chọn bộ lọc.
  • Nhấn nút Lưu để hoàn tất.
• Sau khi lưu thành công, bộ lọc của bạn sẽ xuất hiện dưới dạng một thẻ (tab) nằm ngay trên đầu danh sách, bên cạnh thẻ Tất cả. Bạn chỉ cần nhấp trực tiếp vào tên bộ lọc đã lưu (ví dụ: Hồ sơ chờ duyệt T8) để xem ngay kết quả.

5. Thực hiện các thao tác với từng Tờ khai

Tùy thuộc vào trạng thái của tờ khai, bạn có thể thực hiện các thao tác khác nhau. Để mở menu thao tác, tại dòng tờ khai tương ứng, bạn nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm (...).

Với tờ khai có trạng thái "Chưa gửi CQT":

• Phát hành tờ khai: Chọn để tiến hành ký số và gửi tờ khai đến Cơ quan Thuế.
• Xóa tờ khai: Chọn để xóa vĩnh viễn tờ khai khỏi hệ thống. Thao tác này không thể hoàn tác.

Với tờ khai ở trạng thái khác như “Chờ CQT phản hồi, Thông điệp không hợp lệ, CQT không tiếp nhận, CQT tiếp nhận, CQT không chấp nhận, CQT chấp nhận”

• Nhật ký truyền nhận: Chọn để xem chi tiết lịch sử, thời gian gửi và các thông báo phản hồi từ phía Cơ quan Thuế liên quan đến tờ khai đó.

6. Phân trang và điều chỉnh hiển thị

Khi danh sách tờ khai của bạn có nhiều bản ghi, bạn có thể sử dụng các công cụ phân trang ở cuối màn hình:

• Hiển thị: Chọn số lượng tờ khai bạn muốn xem trên một trang (ví dụ: 20, 50, 100).
• Chuyển trang: Nhấn trực tiếp vào số trang (1, 2, 3...) hoặc sử dụng các nút mũi tên để di chuyển qua lại giữa các trang.