Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua có những sai sót nghiêm trọng (ví dụ: sai mã số thuế người mua, sai số tiền, thuế suất, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng), việc lập một hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn sai sót đó là một nghiệp vụ quan trọng và cần thiết. Sapo Invoice cung cấp công cụ giúp bạn thực hiện quy trình này một cách chính xác, tuân thủ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch của bạn.

Các trường hợp áp dụng lập hóa đơn thay thế: Áp dụng cho hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế (CQT) đã được cấp mã, hoặc hóa đơn không có mã của CQT đã gửi đầy đủ nội dung đến CQT (hoặc đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đến CQT), và đã gửi cho người mua, nhưng phát hiện có sai sót về:

• Mã số thuế người mua.
• Số tiền ghi trên hoá đơn.
• Thuế suất, tiền thuế.
• Hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng…

1. Lập hóa đơn thay thế cho hoá đơn sai sót phát hành từ Sapo invoice

Áp dụng khi hóa đơn gốc bị sai sót được phát hành từ phần mềm Sapo Invoice.

Bước 1: Truy cập màn thay thế hoá đơn

• Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Thay thế hóa đơn.

Bước 2: Chọn hoá đơn

Trên màn hình Thay thế hóa đơn, bạn thao tác:

• Chọn Loại hóa đơn: Nhấn chọn tab Có mã hoặc Không mã.
• Bạn có thể tìm kiếm hóa đơn gốc dựa trên các tiêu chí như: Số hóa đơn, Tên, Mã số thuế người mua trên thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc Ngày hoá đơn > Nhấn chọn dòng hoá đơn cần thay thế
• Nhấn nút Lập hóa đơn để chuyển sang bước nhập nội dung cho hóa đơn thay thế.

Bước 3: Nhập nội dung hoá đơn

Giao diện lập hóa đơn mới (hóa đơn thay thế) sẽ xuất hiện, bạn tiến hành nhập lại toàn bộ nội dung chính xác cho hóa đơn thay thế này.

• Đảm bảo tất cả các thông tin (thông tin người mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế,...) đều đúng và đầy đủ.
• Chọn lý do thay thế hóa đơn tại mục Thông tin giao dịch
• Kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ nội dung của hóa đơn thay thế một lần nữa trước khi phát hành.

Bạn có thể theo dõi bài viết Lập và phát hành hoá đơn điện tử tại đây

Bước 4: Lưu và phát hành hóa đơn thay thế

Sau khi đã nhập và kiểm tra xong:

• Nhấn nút Lưu: Để lưu trữ lại thông tin hóa đơn thay thế đã lập dưới dạng bản nháp. Bạn có thể xem lại, chỉnh sửa (nếu chưa phát hành) hoặc phát hành sau.
• Nhấn nút Lưu và phát hành: Để tiến hành các bước ký số và phát hành ngay hóa đơn thay thế đã lập. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn ký số bằng USB token hoặc HSM.

Bước 5: Gửi hóa đơn thay thế cho người mua

Sau khi hóa đơn thay thế được phát hành thành công và (nếu là hóa đơn có mã) được CQT cấp mã:

• Nếu bạn muốn hệ thống tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử thay thế cho khách hàng, bạn có thể tích chọn tùy chọn "Gửi hóa đơn cho khách hàng" (nếu có) và đảm bảo thông tin email của khách hàng là chính xác.
• Hoặc bạn có thể tải file PDF của hóa đơn thay thế về máy tính và gửi trực tiếp cho khách hàng qua email hoặc các kênh liên lạc khác.

2. Lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn phát hành từ hệ thống khác Sapo Invoice

Phần này áp dụng khi hóa đơn gốc bị sai sót được phát hành từ một phần mềm hoặc hệ thống khác (không phải Sapo Invoice), và bạn muốn sử dụng Sapo Invoice để lập hóa đơn thay thế.

Bước 1: Truy cập chức năng thay thế hóa đơn từ hệ thống khác

• Trên thanh menu bên trái, tại mục Xử lý hóa đơn, bạn chọn Thay thế hóa đơn.
• Bấm chọn mũi tên bên cạnh nút + Lập hoá đơn thay thế và chọn Thay thế HĐ trên hệ thống khác

Bước 2: Khai báo thông tin trên hóa đơn thay thế

Giao diện lập hóa đơn thay thế sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn cần nhập thủ công toàn bộ thông tin cho hóa đơn thay thế, bao gồm:

• Thông tin của hóa đơn gốc bị thay thế: Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập của hóa đơn gốc.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế (tất cả đều là thông tin ĐÚNG).
• Chọn lý do thay thế.
• Kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ nội dung bạn vừa nhập.

Bước 3: Phát hành hóa đơn Thay thế

• Nhấn nút Lưu để lưu bản nháp.
• Nhấn nút Lưu và phát hành để ký số và phát hành hóa đơn thay thế.