I. Lập hóa đơnt thay thế cho hóa đơn sai sót

Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn có mã CQT đã được cấp mã, hóa đơn không có mã CQT đã chuyển đầy đủ nội dung đến CQT, hóa đơn không có mã CQT đã chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đến CQT

Trường hợp phát hiện HĐĐT không có mã của Cơ quan thuế, có mã của Cơ quan thuế đã được cấp mã, đã gửi cho người mua có sai sót về: 

• Mã số thuế người mua

• Số tiền ghi trên hoá đơn

• Thuế suất, tiền thuế

• Hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng…

   Bước 1: Tại mục Xử lý hóa đơn, bạn chọn Thay thế hóa đơn 

   Bước 2: Chọn Loại hóa đơn, chọn Hóa đơn bị thay thế và chọn Lập hóa đơn

• Tìm hóa đơn bị sai dựa số hóa đơn, ngày hóa đơn, mã số thuế

   Bước 3: Nhập nội dung hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã.

• Điền thông tin, chọn lý do, kiểm tra kỹ nội dung trước khi phát hành 

• Nhấn “Lưu” để lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã lập hoặc nhấn “Lưu và phát hành” để phát hành ngay hóa đơn đã lập. 

   Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua 

• Nếu bạn muốn tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi nhận được mã của cơ quan thuế, tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng:

• Hoặc bạn có thể tải hóa đơn về gửi trực tiếp cho khách hàng 

Lưu ý: 

• Trên hóa đơn thay thế hiển thị dòng thông tin thay thế cho hóa đơn nào 

• Hóa đơn thay thế có trạng thái HĐ thay thế trên danh sách hóa đơn, hóa đơn gốc bị sai vẫn tồn tại trong hệ thống, được đánh dấu trạng thái "Đã thay thế"

• Hóa đơn thay thế có mã số và ngày phát hành mới, thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc.

    II. Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn phát hành từ hệ thống khác Sapo Invoice 

   Bước 1: Tại mục Xử lý hóa đơn, chọn Thay thế hóa đơn > Thay thế HĐ trên hệ thống khác 

   Bước 2: Khai báo các thông tin trên hóa đơn thay thế 

• Điền thông tin , chọn lý do, kiểm tra kỹ nội dung trước khi phát hành 

   Bước 3: Phát hành hóa đơn Thay thế

• Nhấn “Lưu” để lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã lập hoặc nhấn “Lưu và phát hành” để phát hành ngay hóa đơn đã lập.

• Trên hóa đơn thay thế hiển thị dòng thông tin thay thế cho hóa đơn nào 

• Hóa đơn bị thay thế trên hệ thống khác có trạng thái Bị thay thế, hóa đơn thay thế có trạng thái Thay thế trên danh sách hóa đơn thay thế

Lưu ý: Trường hợp nếu hai bên có thỏa thuận cần lập biên bản trước khi thay thế hóa đơn, kế toán có thể thực hiện theo cách bước sau: 

1. Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế (nếu hai bên có thỏa thuận từ trước). Xem hướng dẫn tại đây
2. Gửi thông báo HĐĐT có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến CQT (nếu CQT yêu cầu) với hình thức xử lý là “Thay thế” và ghi rõ lý do sai sót. Xem hướng dẫn tại đây 
3. Lập hóa đơn thay thế gửi CQT cấp mã để gửi người mua.

(Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; Điều 7, khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC)