Lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn trực tiếp) trên Sapo Invoice

Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn điện tử dành riêng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp (HKD không sử dụng hóa đơn GTGT). Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các thao tác lập và phát hành hóa đơn bán hàng trên phần mềm Sapo Invoice một cách nhanh chóng và chính xác.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Hóa đơn > Tạo hóa đơn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Tài khoản đã tạo ít nhất 01 mẫu hóa đơn Bán hàng (Ký tự đầu tiên là số 2 - Ví dụ: 2C26TYY). Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Tài khoản đã Thiết lập chữ ký số (Trừ trường hợp lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền). Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Giới thiệu về 3 loại hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho đa số Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hiện nay.
Hóa đơn bán hàng không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho một số ít đơn vị kinh doanh đặc thù (xăng dầu, điện nước...) hoặc đáp ứng đủ điều kiện hạ tầng không cần mã.
Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền: Dành cho mô hình bán lẻ, ăn uống, siêu thị… kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng và có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Truy cập màn hình Thêm mới

1. Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế và Hóa đơn bán hàng không có mã của cơ quan thuế

Trên thanh menu chính tại giao diện Sapo Invoice, bạn chọn Hóa đơn đầu ra > Hóa đơn. Tại màn hình danh sách, nhấn nút +Thêm mới.

2. Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền

Trên thanh menu chính tại giao diện Sapo Invoice, bạn chọn Hóa đơn > Hóa đơn từ máy tính tiền > + Thêm mới.

Bước 2: Nhập thông tin chung của hoá đơn

Ngày lập: Hệ thống tự động lấy ngày hiện tại.
Ký hiệu:
- Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế: Chọn mẫu hóa đơn bán hàng có ký hiệu 2C... (ví dụ: 2C24TYY).
- Hóa đơn bán hàng không có mã của cơ quan thuế: Chọn mẫu hóa đơn là 2K... (Không có mã).
- Hóa đơn bán hàng khởi tạo máy tính tiền: Chọn mẫu hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền có ký tự đầu là 2C, và có ký tự M, ví dụ 2C24MYY (hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
Số hóa đơn: Hệ thống tự động điền sau khi phát hành.
Áp dụng giảm thuế GTGT Nghị quyết 204/2025/QH15: Để áp dụng giảm thuế, bạn tích chọn “Áp dụng giảm thuế GTGT Nghị quyết 204/2025/QH15” và chọn % tính thuế.

Bước 3: Nhập thông tin người bán của hoá đơn

Đơn vị bán hàng, MST/MSĐVCQHVNS, Địa chỉ (Thông tin từ Cấu hình > Hồ sơ hóa đơn điện tử): Hệ thống Sapo Invoice sẽ tự động lấy:
Mã cửa hàng, Tên cửa hàng:
- Tự điền theo nhu cầu quản lý, chi nhánh của cửa hàng (nếu nhiều chi nhánh dùng chung mã số thuế).
- Hệ thống tự động điền nếu đã cài đặt địa điểm kinh doanh tương ứng với từng ký hiệu hóa đơn. (Cài đặt mục này ở Cấu hình > Cài đặt địa điểm kinh doanh. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.)

Bước 4: Nhập thông tin người mua của hoá đơn

Mã số thuế người mua:
- Cách 1: Nhập Mã số thuế sau đó bấm nút “Lấy thông tin” bên cạnh để hệ thống tự động điền tên, địa chỉ.
- Cách 2: Nhấp chuột vào ô điền Mã số thuế để chọn khách hàng trong danh sách khách hàng đã lập trên Sapo Invoice. Sau khi chọn khách hàng từ danh sách đã lưu sẵn, các trường như mã số thuế người mua, tên đơn vị, địa chỉ, người mua hàng, SĐT, email… sẽ được điền tự động theo thông tin đã thiết lập.
- Cách 3: Bạn có thể thêm mới nhanh người mua vào danh sách này bằng cách bấm nút +Thêm mới người mua. Xem thêm hướng dẫn tạo khách hàng trên Sapo Invoice.

Tên đơn vị: Tên công ty/tổ chức của người mua.
Địa chỉ: Địa chỉ của người mua.
Người mua hàng: Tên người trực tiếp giao dịch (nếu có).
Số điện thoại, Email: Thông tin liên hệ của người mua.
MSĐVCQHVNS (mã số đơn vị có quan hệ với Ngân sách): Mã số do Bộ Tài chính cấp cho các đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước như cơ quan quân đội, trường học công lập,... Nếu người mua là một trong các đơn vị này thực hiện giao dịch với người bán thì cần điền mã số này

Lưu ý:

Đối với khách lẻ không lấy hóa đơn, bạn vẫn phải lập hóa đơn, trường Tên người mua/Địa chỉ có thể để trống, nhưng phải đảm bảo thông tin hàng hóa chính xác.

Mẹo:

Khi sử dụng Sapo Invoice, nếu bạn nhập Mã số thuế của khách hàng đã có trong hệ thống, phần mềm sẽ cho phép bạn tự động lấy thông tin còn lại (Tên đơn vị, Địa chỉ) mà không cần nhập lại, giúp tiết kiệm thời gian. Điều kiện là đã tạo khách hàng đó tại mục Danh mục > Khách hàng trên Sapo Invoice.

Bước 5: Nhập thông tin giao dịch của hoá đơn

Hình thức thanh toán (HTTT): Chọn hình thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản, TM/CK,...). Có thể thêm mới tùy chọn hoặc sửa và xóa các hình thức thanh toán đã tạo ngay trên màn tạo hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

Không thể sửa hay xóa 3 hình thức thanh toán có sẵn của hệ thống: TM/CK (Tiền mặt/ Chuyển khoản), Tiền mặt, Chuyển khoản

Loại tiền: Chọn loại tiền tệ giao dịch (VND, USD,...). Chọn xong loại tiền tệ hệ thống sẽ tự hiển thị tỷ giá hiện hành của loại tiền tệ đó với VND. Sapo Invoice hỗ trợ các loại tiền tệ sau:

Mã tiền tệ	Tên tiền tệ
VND	Đồng Việt Nam
AUD	Đô la Úc
CAD	Đô la Canada
CHF	Franc Thụy Sĩ
CNY	Nhân dân tệ
DKK	Krone Đan Mạch
EUR	Euro
GBP	Bảng Anh
HKD	Đô la Hồng Kông
INR	Rupee Ấn Độ
JPY	Yên Nhật
KRW	Won Hàn Quốc
KWD	Dinar Kuwait
MYR	Ringgit Malaysia
NOK	Krone Na Uy
RUB	Rúp Nga
SAR	Riyal Ả Rập Xê Út
SEK	Krona Thụy

Tỷ giá: Hệ thống tự động điền.

Lưu ý:

Tỷ giá quy đổi sẽ hiển thị theo tỷ giá ngân hàng Vietcombank tại thời điểm lập hóa đơn.

Tên ngân hàng: Bạn tự điền thông tin tên ngân hàng (nếu có)
Tài khoản ngân hàng: Bạn tự điền thông tin số tài khoản ngân hàng (nếu có)

Bước 6: Nhập thông tin hàng hóa/ dịch vụ của hoá đơn

1. Thêm hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn:

1.1. Thông tin chung

Tên Hàng hóa/Dịch vụ:
- Cách 1: Bạn nhấp chọn thanh tìm kiếm (Phím tắt: F3) để tìm kiếm và chọn hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn đã khai báo trên Sapo Invoice. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Cách 2: Bạn nhấp chọn Thêm dòng ở dưới bảng dữ liệu để thêm nhanh hàng hóa, dịch vụ chưa khai báo trên danh mục và điền tên hàng hóa, dịch vụ mới.
- Cách 3: Nhấn nút Chọn nhiều (Bên cạnh biểu tượng bánh răng), tích chọn các mặt hàng và nhấn Áp dụng.
Tính chất HHDV: Hàng hoá, dịch vụ; Khuyến mãi; Chiết khấu thương mại.
Ghi chú diễn giải: Sử dụng khi cần ghi chú cho hóa đơn.
ĐVT, Số lượng, Đơn giá: Hệ thống tự động điền hoặc bạn tự nhập.
Thành tiền: Hệ thống tự tính toán = Số lượng x Đơn giá.

Lưu ý:

Đối với Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn trực tiếp), giá trị đơn giá và thành tiền là giá trị đã bao gồm thuế (Không tách riêng phần thuế trên thông tin hóa đơn).

1.2. Thông tin sau khi tích chọn “Áp dụng giảm thuế GTGT Nghị quyết 204/2025/QH15”

Nếu bạn đã tích chọn Áp dụng giảm thuế, hệ thống sẽ xuất hiện các trường thông tin:

% tính thuế: Hệ thống tự động điền % thuế được giảm cho các hàng hóa.
Tiền thuế GTGT được giảm: Hệ thống tự động tính toán (Tiền thuế GTGT được giảm = % thuế được giảm * 20% * thành tiền).

STT	Tính chất HHDV	Tên hàng hóa/Dịch vụ	ĐVT	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền	Tiền thuế GTGT được giảm	Thành tiền đã trừ chiết khấu	% Tính thuế
1	Hàng hóa, dịch vụ	Áo khoác lông		1	300,000	300,000	600	300,000	1%

1.3. Thông tin sau khi áp dụng Chiết khấu

Tại mục Hình thức CK, chọn 1 trong 3 lựa chọn:

Không có chiết khấu.
Theo mặt hàng: Nhập giá trị tiền hoặc % chiết khấu trên từng sản phẩm.
Theo tổng giá trị hóa đơn: Áp dụng chiết khấu cho toàn bộ hóa đơn.

STT	Tính chất HHDV	Tên hàng hóa/Dịch vụ	ĐVT	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền	Thành tiền đã trừ chiết khấu
1	Hàng hóa, dịch vụ	Áo khoác lông		1	300,000	300,000	300,000
2	Hàng hóa, dịch vụ	Bình nước	Ly	1	50,000	50,000	50,000
3	Hàng hóa, dịch vụ	Áo phông nam		1	180,000	180,000	180,000

1.4. Thông tin thanh toán

Tổng tiền hàng: Tổng giá trị thành tiền tất cả các dòng.
Tổng tiền chiết khấu: Tổng giá trị tiền chiết khấu khách hàng được hưởng.
Tổng tiền thanh toán: Tổng tiền hàng - Tổng tiền chiết khấu.
Nếu áp dụng giảm thuế, màn hình hiển thị dòng ghi chú số tiền đã giảm tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT.

2. Tuỳ chỉnh trường thông tin hiển thị

Nhấp vào biểu tượng bánh răng để điều chỉnh cột hiển thị, kéo thả sắp xếp hoặc ẩn bớt cột, sau đó nhấn Lưu.

Mẹo:

Bạn có thể chọn Quay về mặc định để hiển thị thông tin danh sách theo mặc định của hệ thống.

Lưu ý:

Các trường thông tin bạn thiết lập mở rộng để khai báo khi lập hoá đơn chỉ phục vụ công tác quản lý, sẽ không hiển thị lên hoá đơn sau khi phát hành.

Bước 6: Phát hành hóa đơn

1. Hóa đơn bán hàng có mã cơ quan thuế

Nhấn Lưu để tạo bản nháp.
Nhấn Lưu và phát hành để chuyển sang bước ký số.

Bước 1: Ký số.

Kết nối USB Token hoặc HSM và nhấn Ký số.

Bước 2: Hệ thống gửi lên Cơ quan Thuế (CQT).

Hóa đơn sau khi ký sẽ được tự động gửi lên CQT để xin cấp mã.

Bước 3: Theo dõi trạng thái cấp mã.

Đã cấp mã: CQT chấp nhận, hóa đơn hợp lệ. Sapo Invoice cập nhật mã của CQT lên hóa đơn.
Từ chối cấp mã: Hóa đơn bị CQT từ chối. Kiểm tra lý do tại "Lịch sử truyền nhận" và lập lại hóa đơn mới.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng.

Sau khi có trạng thái "Đã cấp mã", bạn bấm gửi Email hoặc Zalo/in bản giấy.

2. Hóa đơn bán hàng không có mã cơ quan thuế

Bước 1: Nhấn Lưu và Phát hành.

Bước 2: Thực hiện Ký số.

Hóa đơn có giá trị pháp lý ngay sau khi ký thành công, không cần chờ CQT cấp mã.

Bước 3: Gửi hóa đơn ngay cho khách hàng.

Bước 4: Gửi dữ liệu cho CQT

Phải thực hiện chuyển dữ liệu về CQT định kỳ qua Bảng tổng hợp dữ liệu (Mẫu 04/SS-HĐĐT).

3. Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền

Bước 1: Phát hành ngay.

Nhấn Lưu và phát hành.
Hệ thống tự động cấp Mã của CQT ngay lập tức. In hóa đơn hoặc gửi ngay cho khách hàng.

Bước 2: Gửi dữ liệu Hóa đơn MTT đến Cơ quan Thuế (Bắt buộc)

Tại màn hình danh sách Hóa đơn từ máy tính tiền, nhấn nút Gửi dữ liệu MTT đến CQT.
Ký số và gửi gói dữ liệu.
Trạng thái chuyển thành "CQT đã tiếp nhận".

Trợ lý Sapo