Phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice

Tính năng phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice cho phép người dùng phát hành từng hóa đơn hoặc hàng loạt, lựa chọn hình thức ký số phù hợp, đảm bảo tính hợp pháp và tiết kiệm thời gian. Tính năng này tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và giảm thiểu sai sót.

Bước 1: Truy cập danh sách hóa đơn điện tử

1. Danh sách hóa đơn

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Hóa đơn đầu ra.
• Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách hóa đơn.

2. Danh sách HĐ khởi tạo từ máy tính tiền

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Hóa đơn đầu ra. Bạn nhấp chọn mục HĐ từ máy tính tiền trong thanh menu con.
• Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách HĐ khởi tạo từ máy tính tiền.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn hóa đơn cần phát hành

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số hóa đơn, tên, mã số thuế, chứng từ gốc để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn sử dụng thao tác lọc theo các bộ lọc tương ứng:

• Lọc theo Ký hiệu
• Lọc theo Ngày hóa đơn
• Lọc theo Số hóa đơn
• Lọc theo Trạng thái
• Lọc theo Trạng thái phát hành

Bạn nhấp nút Lọc để hệ thống tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Cách 1: Phát hành từng hóa đơn điện tử

• Nhấp chọn Mã hóa đơn hoặc dòng chứa mã hóa đơn cần phát hành. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình chi tiết hóa đơn.
• Tại đây, bạn có thể kiểm tra lại thông tin đơn hàng và chỉnh sửa các thông tin cần thiết trước khi phát hành.
• Bạn nhấp chọn Lưu và phát hành ở góc trên bên phải màn hình.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu chọn Hình thức ký số:
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
  • Chọn chữ ký số đã kết nối trên Sapo Invoice. Xem hướng dẫn kết nối chữ ký số trên Sapo Invoice tại đây.
• Bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới màn hình pop-up để phát hành hóa đơn điện tử.
• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Phát hành hóa đơn thành công".

Cách 2: Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử

• Tại màn hình danh sách hóa đơn điện tử, bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều hóa đơn trong danh sách. Hoặc bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả hóa đơn điện tử đang hiển thị trên trang.
• Bạn nhấp Phát hành ở thanh tiêu đề để phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt cho các hóa đơn đã chọn.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up thông báo Phát hành hàng loạt, trong đó:
  • Bạn đã chọn [số lượng] hóa đơn, trong đó:
  • Hóa đơn đủ điều kiện: [số lượng] Hóa đơn
  • Hóa đơn không đủ điều kiện: [số lượng] Hóa đơn
• Sau đó, bạn nhấn nút Tiếp tục để hoàn thành phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt.

• Hệ thống sẽ điều hướng sang màn hình Phát hành hàng loạt, bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới bên phải màn hình.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu chọn Hình thức ký số:
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
  • Chọn chữ ký số đã kết nối trên Sapo Invoice. Xem hướng dẫn kết nối chữ ký số trên Sapo Invoice tại đây.
• Bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới màn hình pop-up để phát hành hóa đơn điện tử.
• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Phát hành thành công [số lượng] hóa đơn”.