Lập hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) trên Sapo Invoice

Hóa đơn điện tử Giá trị giá tăng (GTGT) là loại hóa đơn điện tử áp dụng cho doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh (trừ hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh) nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, dùng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo quy định. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các thao tác lập và phát hành hóa đơn GTGT trên phần mềm Sapo Invoice một cách nhanh chóng, chính xác và đúng quy định.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Hóa đơn > Tạo hóa đơn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Tài khoản đã tạo ít nhất 01 mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng (Ký tự đầu tiên là số 1 - Ví dụ: 1C26TYY).
Tài khoản đã Thiết lập chữ ký số (Trừ trường hợp lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền). Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình Thêm mới hóa đơn

Trường hợp 1. Lập hóa đơn GTGT có mã của CQT và hóa đơn GTGT không có mã của CQT

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Hóa đơn đầu ra. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách hóa đơn.
Nhấn nút + Thêm mới màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách hóa đơn, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm mới hóa đơn.

Trường hợp 2. Lập hóa đơn GTGT từ máy tính tiền

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Hóa đơn đầu ra. Bạn nhấp chọn mục HĐ từ máy tính tiền trong thanh menu con. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách HĐ khởi tạo từ máy tính tiền.
Nhấn nút + Thêm mới màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách HĐ khởi tạo từ máy tính tiền, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm mới hóa đơn.

Bước 2: Nhập thông tin chung của hóa đơn

Ngày lập: Hệ thống tự động lấy ngày hiện tại.
Số hóa đơn: Hệ thống tự động sinh số hóa đơn sau khi bạn phát hành hóa đơn.
Ký hiệu hóa đơn:
- Hóa đơn GTGT có mã của CQT: Chọn mẫu hóa đơn GTGT có ký hiệu 1C... (ví dụ: 1C26TYY).
- Hóa đơn GTGT không có mã của CQT: Chọn mẫu hóa đơn GTGT có ký hiệu 1K... (ví dụ: 1K26TYY).
- Hóa đơn GTGT khởi tạo máy tính tiền: Chọn mẫu hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền có ký hiệu 1CxxM… (ví dụ: 1C26MYY).

Lưu ý:

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là 1 loại hóa đơn có mã của CQT.

Bước 3: Nhập thông tin người bán trên hóa đơn

Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin theo hồ sơ hóa đơn điện tử: Đơn vị bán hàng, MST/MSĐVCQHVNS, Địa chỉ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Mã cửa hàng, Tên cửa hàng: Bạn tự điền thông tin theo nhu cầu quản lý, chi nhánh của cửa hàng (nếu nhiều chi nhánh dùng chung mã số thuế).

Mẹo:

Phần này hệ thống có thể điền cho bạn luôn nếu có cài đặt địa điểm kinh doanh tương ứng với từng ký hiệu hóa đơn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 4: Nhập thông tin người mua trên hóa đơn

Mã số thuế người mua:

Cách 1: Nhập Mã số thuế (nếu khách là công ty/tổ chức) sau đó bấm nút Lấy thông tin bên cạnh, hệ thống tự động điền tên đơn vị và địa chỉ của bên mua.
Cách 2: Nhấp chuột vào ô điền Mã số thuế để chọn khách hàng trong danh sách khách hàng đã lập trên Sapo Invoice, hệ thống tự động điền mã số thuế người mua, tên đơn vị, địa chỉ, người mua hàng, SĐT, email… Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Mẹo:

Bạn có thể thêm nhanh người mua vào danh sách này bằng cách bấm nút + Thêm mới người mua và điền các trường thông tin.

Sau khi chọn khách hàng từ danh sách đã lưu sẵn, các trường sẽ được điền tự động theo thông tin đã thiết lập:

Tên đơn vị: Tên công ty/tổ chức của người mua.
Địa chỉ: Địa chỉ của người mua.
Người mua hàng: Tên người trực tiếp giao dịch (nếu có).
Số điện thoại, Email: Thông tin liên hệ của người mua.
MSĐVCQHVNS (mã số đơn vị có quan hệ với Ngân sách): Mã số do Bộ Tài chính cấp cho các đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước như cơ quan quân đội, trường học công lập,... Nếu người mua là một trong các đơn vị này thực hiện giao dịch với người bán thì cần điền mã số này.

Lưu ý:

Thông tin người mua không bắt buộc điền. Nếu bạn không điền thông tin người mua, hệ thống sẽ tự động điền trường Người mua hàng là Người mua không lấy hóa đơn sau khi hóa đơn được phát hành.
Đối với khách lẻ không lấy hóa đơn, bạn vẫn phải lập hóa đơn, thông tin người mua có thể để trống, nhưng phải đảm bảo thông tin hàng hóa chính xác.

Bước 5: Nhập Thông tin giao dịch trên hóa đơn

Hình thức thanh toán (HTTT): Chọn hình thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản, TM/CK,...). Có thể thêm mới, sửa, xóa và cài đặt mặc định các hình thức thanh toán đã tạo ngay trên màn tạo hóa đơn điện tử bằng cách nhấn vào biểu tượng bút chì ở cuối mỗi dòng HTTT.
Loại tiền: Chọn loại tiền tệ giao dịch (VND, USD,...), hệ thống sẽ tự hiển thị tỷ giá hiện hành của loại tiền tệ đó tương ứng với VND. Sapo Invoice hỗ trợ các loại tiền tệ sau:

Mã tiền tệ	Tên tiền tệ
VND	Đồng Việt Nam
AUD	Đô la Úc
CAD	Đô la Canada
CHF	Franc Thụy Sĩ
CNY	Nhân dân tệ
DKK	Krone Đan Mạch
EUR	Euro
GBP	Bảng Anh
HKD	Đô la Hồng Kông
INR	Rupee Ấn Độ
JPY	Yên Nhật
KRW	Won Hàn Quốc
KWD	Dinar Kuwait
MYR	Ringgit Malaysia
NOK	Krone Na Uy
RUB	Rúp Nga
SAR	Riyal Ả Rập Xê Út
SEK	Krona Thụy Điển

Tỷ giá: Hệ thống tự động điền.
Tên ngân hàng: Bạn tự điền thông tin tên ngân hàng (nếu có)
Tài khoản ngân hàng: Bạn tự điền thông tin số tài khoản ngân hàng (nếu có)

Lưu ý:

Không thể sửa hay xóa 3 hình thức thanh toán có sẵn của hệ thống: TM/CK (Tiền mặt/ Chuyển khoản), Tiền mặt, Chuyển khoản.
Tỷ giá quy đổi sẽ hiển thị theo tỷ giá ngân hàng Vietcombank tại thời điểm lập hóa đơn.

Bước 6: Nhập thông tin hàng hoá/ dịch vụ trên hóa đơn

1. Thêm hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn

Tên Hàng hóa/Dịch vụ:
- Cách 1: Bạn nhấp chọn thanh tìm kiếm (Phím tắt: F3) để tìm kiếm và chọn hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn đã khai báo trên Sapo Invoice. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Cách 2: Bạn nhấp chọn Thêm dòng ở dưới bảng dữ liệu để thêm nhanh hàng hóa, dịch vụ chưa khai báo trên danh mục và điền tên hàng hóa, dịch vụ mới.
- Cách 3:
  - Bạn nhấn nút Chọn nhiều (Bên cạnh biểu tượng bánh răng), hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up Chọn nhiều mặt hàng, dịch vụ.
  - Bạn nhấp vào thanh tìm kiếm để tìm kiếm và tích chọn vào ô vuông bên trái tên hàng hóa, dịch vụ để chọn.
  - Sau khi kiểm tra lại tất cả hàng hóa, dịch vụ đã chọn, bạn chọn Áp dụng để thêm hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn.

Tính chất HHDV: Hệ thống sẽ tự động điền theo hàng hóa, dịch vụ bạn đã khai báo trong danh mục hoặc bạn tự thiết lập khi thêm hàng hóa, dịch vụ mới.
ĐVT: Hệ thống sẽ tự động điền theo hàng hóa, dịch vụ bạn đã khai báo trong danh mục hoặc bạn tự điền khi thêm hàng hóa, dịch vụ mới.
Đơn giá: Hệ thống sẽ tự động điền theo hàng hóa, dịch vụ bạn đã khai báo trong danh mục hoặc bạn tự thiết lập khi thêm hàng hóa, dịch vụ mới.
Số lượng: Hệ thống sẽ tự động điền 1 hoặc bạn tự điền khi thêm hàng hóa, dịch vụ.
Thành tiền: Hệ thống sẽ tự tính toán theo số lượng và đơn giá để ra Thành tiền.
Thành tiền trước thuế: Hệ thống sẽ tự tính toán theo số lượng và đơn giá trước thuế để ra Thành tiền trước thuế.
Thuế suất GTGT (%):
- Với mẫu hóa đơn một thuế (GT.A4.01, GT.A4.02), hệ thống tự động áp dụng thuế suất GTGT cho toàn bộ các dòng hàng hóa theo mức thuế đã chọn tại mục Thuế GTGT.
- Với mẫu hóa đơn nhiều thuế (GT.A4.03, GT.A4.04), bạn thực hiện nhấn chọn mức thuế suất tương ứng với từng dòng hàng hóa, dịch vụ. Nếu áp dụng mức thuế khác ngoài các lựa chọn có sẵn, bạn chọn mục KHAC và điền mức thuế tùy chọn.
Thành tiền sau thuế: Hệ thống sẽ tự tính toán theo số lượng và đơn giá sau thuế để ra Thành tiền sau thuế.
Tiền thuế GTGT: Hệ thống sẽ tự động tính toán theo đơn giá trước thuế và thuế suất GTGT (%).
Đơn giá sau thuế: Hệ thống sẽ tự động tính toán theo Đơn giá và thuế suất GTGT (%).

2. Hình thức CK (Hình thức chiết khấu)

Chọn 1 trong 3 lựa chọn Không có chiết khấu, Theo mặt hàng, Theo tổng giá trị hóa đơn.

Chọn Theo mặt hàng để tùy chọn chiết khấu theo từng dòng hàng hóa dịch vụ.
Chọn Theo tổng giá trị hóa đơn để tùy chọn chiết khấu áp dụng cho tất cả hàng hóa dịch vụ trong hóa đơn:
- Chiết khấu theo %: Nhập số phần trăm chiết khấu.
- Chiết khấu theo giá trị: Nhập số tiền chiết khấu.

3. Tuỳ chỉnh trường thông tin hiển thị

Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách hàng hoá/ dịch vụ, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên phải của bảng dữ liệu).
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up Điều chỉnh cột hiển thị trên danh sách xuất hiện:
- Tại cột Thêm cột hiển thị: Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
- Tại cột Cột hiển thị: Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Mẹo:

Bạn có thể chọn Quay về mặc định để hiển thị thông tin danh sách theo mặc định của hệ thống.

Bước 7: Lập hóa đơn điện tử

Cách 1: Lưu hóa đơn điện tử nháp

Sau khi khai báo thông tin đầy đủ tại các mục, bạn kiểm tra lại thông tin.
Chọn Lưu (góc dưới bên phải màn hình hoặc góc trên bên phải màn hình) để tạo hóa đơn điện tử nháp.
Hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Lưu hóa đơn thành công".
Sau đó, bạn có thể phát hành hóa đơn sau tại Danh sách hóa đơn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Cách 2: Lưu và phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi khai báo thông tin đầy đủ tại các mục, bạn nhấp chọn Lưu & phát hành hóa đơn (góc dưới bên phải màn hình) để lập và phát hành hóa đơn ngay cho các đơn hàng đã chọn.
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu chọn hình thức ký số:
- Chọn Không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Chọn chữ ký số đã kết nối trên Sapo Invoice.
Nếu cần gửi hóa đơn cho khách hàng, bạn tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng:
- Tên khách hàng*: Nhập Tên khách hàng.
- Email người nhận*: Nhập Email người nhận (Bạn có thể nhập nhiều Email người nhận, các Email ngăn cách bởi dấu Enter).
Sau khi hoàn tất, bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới màn hình pop-up để tiến hành phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

Để phát hành hóa đơn, tài khoản cần được phân quyền Hóa đơn > Phát hành hóa đơn.