Ý nghĩa các trạng thái của hóa đơn điện tử (đầu ra) trong hệ sinh thái phần mềm Sapo

Các trạng thái của hóa đơn điện tử (đầu ra) trong hệ sinh thái phần mềm Sapo giúp người dùng dễ dàng nhận biết, theo dõi và quản lý các giai đoạn từ khi tạo yêu cầu đến khi phát hành và lưu trữ hóa đơn của các loại hóa đơn khác nhau. Từ đó, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định thuế.

1. Trạng thái phát hành hóa đơn

Trạng thái phát hành	Loại hóa đơn	Ý nghĩa	Ghi chú
Chưa phát hành	HĐĐT có mã. HĐĐT không có mã. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.	Hóa đơn nháp, lưu lại thông tin tạm thời trước khi phát hành.	Bạn có thể vào phần mềm để chỉnh sửa, thêm bớt thông tin, kiểm tra lại trước khi quyết định phát hành.
Chờ phát hành	HĐĐT có mã. HĐĐT không có mã. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.	Hóa đơn nháp, lưu lại thông tin tạm thời trước khi phát hành.	Bạn có thể vào phần mềm để chỉnh sửa, thêm bớt thông tin, kiểm tra lại trước khi quyết định phát hành.
Đang phát hành	HĐĐT có mã. HĐĐT không có mã. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.	Hóa đơn đang được hệ thống xử lý và chuẩn bị phát hành.
Đã phát hành	HĐĐT có mã. HĐĐT không có mã. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.	Hóa đơn đã được hệ thống xử lý và phát hành thành công.	Khi mới phát hành hệ thống có thể chuyển qua trạng thái này trong vài giây hoặc không hiển thị trạng thái này.
Chờ CQT (Cơ quan Thuế) phản hồi	HĐĐT có mã. HĐĐT không có mã. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.	Hóa đơn đã gửi dữ liệu lên CQT và đang chờ kết quả phản hồi.
Thông điệp không hợp lệ	HĐĐT không có mã. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.	Hóa đơn có dữ liệu hoặc thông tin không đúng định dạng, thiếu sót hoặc không đáp ứng yêu cầu cần thiết, khiến hệ thống không thể xử lý hoặc tiếp nhận thông tin đó.	Bạn cần kiểm tra lại thông tin hóa đơn và chữ ký số đã chính xác và hợp lệ hay chưa.
Đã cấp mã	HĐĐT có mã	Hóa đơn đã gửi dữ liệu lên CQT và được CQT cấp mã.
Từ chối cấp mã	HĐĐT có mã	Hóa đơn đã gửi dữ liệu lên CQT và không được CQT chấp nhận, cấp mã.	Bạn cần kiểm tra lại thông tin hóa đơn và chữ ký số đã chính xác và hợp lệ hay chưa.
Hóa đơn hợp lệ	HĐĐT không có mã. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.	Hóa đơn đã được CQT chấp nhận.
Hóa đơn không hợp lệ	HĐĐT không có mã. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.	Hóa đơn không được CQT chấp nhận.	Bạn cần kiểm tra lại thông tin hóa đơn và chữ ký số đã chính xác và hợp lệ hay chưa.

2. Trạng thái hóa đơn

Trạng thái hóa đơn	Ý nghĩa
Hóa đơn mới	Hóa đơn mới khởi tạo lần đầu/ Hóa đơn gốc
Hóa đơn thay thế	Hóa đơn được lập để thay thế hóa đơn trước đó khi có sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh	Hóa đơn được lập để điều chỉnh hóa đơn trước đó khi có sai sót.
Hóa đơn bị hủy	Hóa đơn không còn giá trị sử dụng do có sai sót hoặc thay đổi trong giao dịch.
Hóa đơn bị thay thế	Hóa đơn cũ bị thay thế bởi một hóa đơn mới để sửa chữa sai sót hoặc điều chỉnh thông tin.
Hóa đơn bị điều chỉnh	Hóa đơn cũ bị điều chỉnh bởi một hóa đơn mới để sửa chữa sai sót hoặc điều chỉnh thông tin.

Trợ lý Sapo