Nhập file Hóa đơn điều chỉnh trên Sapo Invoice

Nhập file Hóa đơn điều chỉnh trên Sapo Invoice là tính năng giúp bạn xử lý nhanh và đồng loạt các hóa đơn có sai sót. Thay vì phải thao tác thủ công từng hóa đơn, bạn có thể chuẩn bị dữ liệu theo file mẫu và nhập lên hệ thống để tạo hóa đơn điều chỉnh hàng loạt. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót nhập liệu và đảm bảo thông tin hóa đơn được cập nhật chính xác, thuận tiện cho quản lý và đối chiếu với Cơ quan Thuế.

Bên cạnh đó, khi nhập file hóa đơn điều chỉnh, bạn có thể chọn để hệ thống tự động tính toán tổng tiền của hóa đơn từ các dòng hàng hóa/dịch vụ (mặc định), hoặc lấy tổng tiền theo đúng giá trị đã điền sẵn trên file. Cách thứ hai phù hợp khi bạn cần hóa đơn điều chỉnh bám sát chứng từ gốc, kể cả khi có chênh lệch do làm tròn.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu để nhập file

Trường hợp 1: Trường hợp điều chỉnh cho hóa đơn bán hàng thông thường

Xuất dữ liệu bảng kê:

• Tại Menu chức năng bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn nhấn chọn Báo cáo > Bảng kê chi tiết, màn hình hiển thị Bảng kê chi tiết hóa đơn đã sử dụng.
• Tiếp theo, bạn sử dụng bộ lọc để lọc các hóa đơn cần điều chỉnh và chọn Xuất báo cáo để xuất dữ liệu bảng kê.
• Từ file bảng kê xuất ra, người dùng sao chép các thông tin cần thiết (ký hiệu, số hóa đơn, hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thuế, tổng tiền…) để nhập vào file mẫu hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 2: Trường hợp điều chỉnh cho hóa đơn hàng bán bị trả lại

(Có đơn trả hàng trên phần mềm bán hàng Sapo Omni hoặc Sapo OmniAI)

Xác định đơn trả hàng trên phần mềm bán hàng của Sapo

Lấy dữ liệu đơn hàng trả hàng trên phần mềm bán hàng tại Menu chức năng bên trái trang quản trị phần mềm bán hàng Sapo:

• Sapo Omni: Chọn Đơn hàng > Chọn Khách trả hàng, màn hình hiển thị Danh sách đơn trả hàng.
• Sapo OmniAI: Chọn Đơn hàng > Chọn Trả hàng, màn hình hiển thị Danh sách đơn trả hàng.
• Lọc các đơn hàng trả hàng.
• Từ danh sách đơn trả hàng đã lọc, người dùng ghi nhận mã đơn hàng (tương đương mã chứng từ gốc trên Sapo Invoice) của các đơn cần xử lý trả hàng.

Đối chiếu hóa đơn trên Sapo Invoice

• Tại Menu chức năng bên trái trang quản trị Sapo Invoice > Chọn Báo cáo > Chọn Bảng kê chi tiết hóa đơn, màn hình hiển thị Bảng kê chi tiết hóa đơn đã sử dụng.
• Lọc và đối chiếu mã đơn hàng trên phần mềm bán hàng (Sapo Omni hoặc Sapo OmniAI) với mã chứng từ gốc trên Sapo Invoice để xác định chính xác:
  • Hóa đơn đã phát hành tương ứng với đơn hàng trả hàng.
  • Thông tin hóa đơn cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Chuẩn bị dữ liệu nhập file hóa đơn điều chỉnh

Từ kết quả đối chiếu:

• Xác định hóa đơn cần điều chỉnh.
• Chuẩn bị dữ liệu (giảm số lượng, thành tiền…) theo đơn trả hàng để nhập vào file mẫu hóa đơn điều chỉnh.

Bước 2: Truy cập màn hình Nhập file danh sách Hóa đơn

• Tại Menu chức năng bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn nhấn chọn Hóa đơn đầu ra > Chọn Hóa đơn hoặc Hóa đơn từ máy tính tiền.
• Tại màn hình Danh sách Hóa đơn hoặc Danh sách Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, bạn nhấn nút Nhập file (Góc phải màn hình cạnh nút Thêm mới).

Bước 3: Tải file dữ liệu mẫu

• Tại màn hình Nhập file danh sách Hóa đơn, bạn nhấn chọn Hóa đơn điều chỉnh.
• Chọn cách lấy tổng tiền hóa đơn trước khi tải file mẫu:
  • Tại mục Hóa đơn điều chỉnh trên màn hình Nhập file danh sách Hóa đơn có tùy chọn “Tự động tính toán giá trị tổng tiền”, mặc định được tích chọn. Trạng thái của tùy chọn này quyết định file mẫu mà hệ thống tải về:
    • Tích chọn (mặc định): Hệ thống tự động tính toán tổng tiền của hóa đơn từ các dòng hàng hóa/dịch vụ. File mẫu tải về là file mẫu thông thường (không có nhóm cột Tổng tiền hóa đơn).
    • Bỏ tích chọn: Hệ thống lấy tổng tiền theo đúng giá trị bạn đã điền sẵn trên file. File mẫu tải về có bổ sung nhóm cột Tổng tiền hóa đơn gồm 6 cột ở cuối file.
      
• Chọn dòng văn bản có gắn link (textlink) “Tải file dữ liệu mẫu”, hệ thống tiến hành tải file mẫu về máy.

Bước 4: Nhập liệu trong file mẫu

Bạn mở file mẫu vừa tải và thực hiện nhập liệu như sau:

1. Cách nhập dữ liệu:

Mỗi hóa đơn được xác định theo cặp Ký hiệu hóa đơn gốc – Số hóa đơn gốc. Với hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa/dịch vụ, có thể nhập liệu như sau:

• Cách 1: Nhập đầy đủ thông tin cho từng dòng hàng hóa, dịch vụ.
• Cách 2: Nhập thông tin chung của hóa đơn (các trường màu xanh lá như: ký hiệu hóa đơn gốc, số hóa đơn gốc, thông tin người mua, thông tin giao dịch) tại dòng đầu tiên; không cần lặp lại cho từng dòng hàng hóa/dịch vụ, các dòng hàng hóa/dịch vụ (các trường màu vàng) bên dưới vẫn nhập đầy đủ thông tin.

2. Nhập thông tin theo hướng dẫn trong file mẫu:

Căn cứ vào ghi chú/hướng dẫn có sẵn trong file mẫu, bạn thực hiện nhập thông tin như sau:

2.1. Thông tin hóa đơn gốc:

• Ký hiệu hóa đơn gốc (*): Nhập ký hiệu hóa đơn gốc (Trạng thái hóa đơn: HĐ mới/ HĐ bị điều chỉnh) đã có trên Sapo Invoice.
• Số hóa đơn gốc (*): Nhập ký hiệu hóa đơn gốc (Trạng thái hóa đơn: HĐ mới/ HĐ bị điều chỉnh) đã có trên Sapo Invoice.

2.2. Lý do điều chỉnh:

Nhập lý do điều chỉnh hóa đơn.

2.3. Ký hiệu (*):

Nhập ký hiệu hóa đơn đã có trên Sapo Invoice.

2.4. Mã chứng từ gốc:

Nhập mã chứng từ gốc của hóa đơn.

2.5. Thông tin người mua:

• Mã khách: Nhập mã khách hàng có trên Sapo Invoice.
• Mã số thuế người mua: Nhập mã số thuế đơn vị mua hàng.
• Tên đơn vị: Nhập tên đơn vị mua hàng.
• Địa chỉ: Nhập địa chỉ đơn vị mua hàng.
• Người mua hàng: Nhập tên người mua hàng.
• Số điện thoại: Nhập số điện thoại người mua hàng.
• Email: Nhập Email người mua hàng.

2.6. Thông tin giao dịch:

• Hình thức thanh toán (*): Nhập hình thức thanh toán.
• Tên ngân hàng: Nhập tên ngân hàng.
• Số tài khoản ngân hàng: Nhập số tài khoản ngân hàng.
• Loại tiền: Nhập mã loại tiền. Nếu để trống, hệ thống mặc định VND.
• Tỷ giá: Nhập tỷ giá.

2.7. Chiết khấu cả hóa đơn:

Nhập tổng chiết khấu của hóa đơn (Theo giá trị hoặc Theo %), chỉ cần nhập dữ liệu tại dòng đầu tiên của hóa đơn tương ứng.

2.8. Thuế GTGT cả hóa đơn (%):

Nhập thuế suất GTGT của hóa đơn (Chỉ cần nhập dữ liệu tại dòng đầu tiên của hóa đơn): 0, 5, 8, 10, KCT (Không chịu thuế), KKKNT (Không kê khai nộp thuế).

2.9. Thông tin hàng hóa, dịch vụ

• Tính chất: Chọn tính chất (Hàng hóa dịch vụ/ Chiết khấu thương mại/ Khuyến mãi/ Ghi chú). Mặc định là “Hàng hóa, dịch vụ”.
• Mã hàng: Nhập mã hàng hóa, dịch vụ.
• Tên hàng hóa/dịch vụ: Nhập tên hàng hóa/ dịch vụ.
• ĐVT: Nhập đơn vị tính.
• Số lượng/Đơn giá/Thành tiền: Nhập các giá trị tương ứng.
• Chiết khấu sản phẩm: Nhập theo giá trị hoặc phần trăm.
• % Tính thuế: Nhập tỷ lệ (1, 5, 3, 2) theo nghị quyết 142/2024/QH15.
• Thuế GTGT (%): Nhập mức thuế suất tương ứng.

2.10. Tổng tiền hóa đơn

Nhóm cột Tổng tiền hóa đơn chỉ xuất hiện trên file mẫu khi bạn bỏ tích chọn checkbox “Tự động tính toán giá trị tổng tiền”. Đây là các cột ở cấp hóa đơn, chỉ cần nhập dữ liệu tại một dòng bất kỳ của hóa đơn tương ứng; nếu các dòng của cùng một hóa đơn điền khác nhau, hệ thống lấy giá trị tại dòng đầu tiên.

• Tổng tiền hàng: Nhập tổng tiền hàng của hóa đơn.
• Tổng tiền chiết khấu: Nhập tổng số tiền chiết khấu của hóa đơn.
• Tổng tiền chưa thuế: Nhập tổng tiền chưa bao gồm thuế GTGT.
• Tổng tiền thuế: Nhập tổng tiền thuế GTGT của hóa đơn.
• Tiền thuế GTGT được giảm: Nhập tổng tiền thuế GTGT được giảm của hóa đơn.
• Tổng tiền thanh toán: Nhập tổng tiền thanh toán của hóa đơn.
  

Bước 5: Nhập file hóa đơn điều chỉnh

• Tại màn hình Nhập file danh sách hóa đơn, bạn nhấp vào khu vực tải file để chọn file hoặc kéo thả file trực tiếp.
• Kiểm tra lại tùy chọn “Tự động tính toán giá trị tổng tiền” đúng với file mẫu bạn đã nhập liệu: tích chọn ↔ file mẫu thông thường; bỏ tích chọn ↔ file mẫu có nhóm cột Tổng tiền hóa đơn.
• Sau khi tải lên, nhấn Nhập file.
• Tích chọn “Tôi đã biết và đồng ý chịu hoàn toàn trách nhiệm” rồi nhấn Tiếp tục nhập file.

Bước 6: Kiểm tra Email

Hệ thống sẽ gửi email thông báo kết quả:

• Thành công: Email xác nhận kết quả nhập file thành công.
• Thất bại: Email hiển thị chi tiết các lỗi. Người dùng sửa lại file và nhập lại.

Bước 7: Kiểm tra lại danh sách hóa đơn

Sau khi nhập thành công, hóa đơn sẽ ở trạng thái:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh.
• Phát hành: Chưa phát hành.

Bạn kiểm tra lại thông tin rồi chọn Phát hành từng hóa đơn hoặc hàng loạt.

Dưới đây là bảng đối chiếu thông tin trên File mẫu được hiển thị trên hóa đơn tạo từ phần mềm Sapo Invoice: