Nhập file Hóa đơn điều chỉnh trên Sapo Invoice

Nhập file Hóa đơn điều chỉnh trên Sapo Invoice là tính năng giúp bạn xử lý nhanh và đồng loạt các hóa đơn có sai sót. Thay vì phải thao tác thủ công từng hóa đơn, bạn có thể chuẩn bị dữ liệu theo file mẫu và nhập lên hệ thống để tạo hóa đơn điều chỉnh hàng loạt. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót nhập liệu và đảm bảo thông tin hóa đơn được cập nhật chính xác, thuận tiện cho quản lý và đối chiếu với Cơ quan Thuế.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền Cấu hình > Hóa đơn > Tạo hóa đơn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Tồn tại hóa đơn gốc trên Sapo Invoice có trạng thái Đã cấp mã hoặc Hóa đơn hợp lệ.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu để nhập file

Trường hợp 1: Trường hợp điều chỉnh cho hóa đơn bán hàng thông thường

Xuất dữ liệu bảng kê:

Tại Menu chức năng bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn nhấn chọn Báo cáo > Bảng kê chi tiết, màn hình hiển thị Bảng kê chi tiết hóa đơn đã sử dụng.
Tiếp theo, bạn sử dụng bộ lọc để lọc các hóa đơn cần điều chỉnh và chọn Xuất báo cáo để xuất dữ liệu bảng kê. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Từ file bảng kê xuất ra, người dùng sao chép các thông tin cần thiết (ký hiệu, số hóa đơn, hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thuế, tổng tiền…) để nhập vào file mẫu hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 2: Trường hợp điều chỉnh cho hóa đơn hàng bán bị trả lại

(Có đơn trả hàng trên phần mềm bán hàng Sapo Omni hoặc Sapo OmniAI)

Lưu ý:

Áp dụng cho khách hàng sử dụng phần mềm Sapo Omni/ Sapo Omni AI và đã kết nối với Sapo Invoice.

Xác định đơn trả hàng trên phần mềm bán hàng của Sapo

Lấy dữ liệu đơn hàng trả hàng trên phần mềm bán hàng tại Menu chức năng bên trái trang quản trị phần mềm bán hàng Sapo:

Sapo Omni: Chọn Đơn hàng > Chọn Khách trả hàng, màn hình hiển thị Danh sách đơn trả hàng.
Sapo OmniAI: Chọn Đơn hàng > Chọn Trả hàng, màn hình hiển thị Danh sách đơn trả hàng.
Lọc các đơn hàng trả hàng. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Từ danh sách đơn trả hàng đã lọc, người dùng ghi nhận mã đơn hàng (tương đương mã chứng từ gốc trên Sapo Invoice) của các đơn cần xử lý trả hàng.

Đối chiếu hóa đơn trên Sapo Invoice

Tại Menu chức năng bên trái trang quản trị Sapo Invoice > Chọn Báo cáo > Chọn Bảng kê chi tiết hóa đơn, màn hình hiển thị Bảng kê chi tiết hóa đơn đã sử dụng.
Lọc và đối chiếu mã đơn hàng trên phần mềm bán hàng (Sapo Omni hoặc Sapo OmniAI) với mã chứng từ gốc trên Sapo Invoice để xác định chính xác:
- Hóa đơn đã phát hành tương ứng với đơn hàng trả hàng.
- Thông tin hóa đơn cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Chuẩn bị dữ liệu nhập file hóa đơn điều chỉnh

Từ kết quả đối chiếu:

Xác định hóa đơn cần điều chỉnh.
Chuẩn bị dữ liệu (giảm số lượng, thành tiền…) theo đơn trả hàng để nhập vào file mẫu hóa đơn điều chỉnh.

Bước 2: Truy cập màn hình Nhập file danh sách Hóa đơn

Tại Menu chức năng bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn nhấn chọn Hóa đơn đầu ra > Chọn Hóa đơn hoặc Hóa đơn từ máy tính tiền.
Tại màn hình Danh sách Hóa đơn hoặc Danh sách Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, bạn nhấn nút Nhập file (Góc phải màn hình cạnh nút Thêm mới).

Bước 3: Tải file dữ liệu mẫu

Tại màn hình Nhập file danh sách Hóa đơn, bạn nhấn chọn Hóa đơn điều chỉnh > Chọn dòng văn bản có gắn link (textlink) “Tải file dữ liệu mẫu”, hệ thống tiến hành tải file mẫu về máy.

Bước 4: Nhập liệu trong file mẫu

Bạn mở file mẫu vừa tải và thực hiện nhập liệu như sau:

1. Cách nhập dữ liệu:

Mỗi hóa đơn được xác định theo cặp Ký hiệu hóa đơn gốc – Số hóa đơn gốc. Với hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa/dịch vụ, có thể nhập liệu như sau:

Cách 1: Nhập đầy đủ thông tin cho từng dòng hàng hóa, dịch vụ.
Cách 2: Nhập thông tin chung của hóa đơn (các trường màu xanh lá như: ký hiệu hóa đơn gốc, số hóa đơn gốc, thông tin người mua, thông tin giao dịch) tại dòng đầu tiên; không cần lặp lại cho từng dòng hàng hóa/dịch vụ, các dòng hàng hóa/dịch vụ (các trường màu vàng) bên dưới vẫn nhập đầy đủ thông tin.

2. Nhập thông tin theo hướng dẫn trong file mẫu:

Căn cứ vào ghi chú/hướng dẫn có sẵn trong file mẫu, bạn thực hiện nhập thông tin như sau:

2.1. Thông tin hóa đơn gốc:

Ký hiệu hóa đơn gốc (*): Nhập ký hiệu hóa đơn gốc (Trạng thái hóa đơn: HĐ mới/ HĐ bị điều chỉnh) đã có trên Sapo Invoice.
Số hóa đơn gốc (*): Nhập ký hiệu hóa đơn gốc (Trạng thái hóa đơn: HĐ mới/ HĐ bị điều chỉnh) đã có trên Sapo Invoice.

Lưu ý:

Hóa đơn này phải ở trạng thái phát hành:

Đã cấp mã (Đối với Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã).
Hóa đơn hợp lệ (Đối với Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền).

2.2. Lý do điều chỉnh:

Nhập lý do điều chỉnh hóa đơn.

2.3. Ký hiệu (*):

Nhập ký hiệu hóa đơn đã có trên Sapo Invoice.

2.4. Mã chứng từ gốc:

Nhập mã chứng từ gốc của hóa đơn.

2.5. Thông tin người mua:

Mã khách: Nhập mã khách hàng có trên Sapo Invoice.
Mã số thuế người mua: Nhập mã số thuế đơn vị mua hàng.
Tên đơn vị: Nhập tên đơn vị mua hàng.
Địa chỉ: Nhập địa chỉ đơn vị mua hàng.
Người mua hàng: Nhập tên người mua hàng.
Số điện thoại: Nhập số điện thoại người mua hàng.
Email: Nhập Email người mua hàng.

2.6. Thông tin giao dịch:

Hình thức thanh toán (*): Nhập hình thức thanh toán.
Tên ngân hàng: Nhập tên ngân hàng.
Số tài khoản ngân hàng: Nhập số tài khoản ngân hàng.
Loại tiền: Nhập mã loại tiền. Nếu để trống, hệ thống mặc định VND.
Tỷ giá: Nhập tỷ giá.

2.7. Chiết khấu cả hóa đơn:

Nhập tổng chiết khấu của hóa đơn (Theo giá trị hoặc Theo %), chỉ cần nhập dữ liệu tại dòng đầu tiên của hóa đơn tương ứng.

2.8. Thuế GTGT cả hóa đơn (%):

Nhập thuế suất GTGT của hóa đơn (Chỉ cần nhập dữ liệu tại dòng đầu tiên của hóa đơn): 0, 5, 8, 10, KCT (Không chịu thuế), KKKNT (Không kê khai nộp thuế).

Lưu ý:

Thông tin này chỉ điền khi hóa đơn gốc là hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT/VAT).

2.9. Thông tin hàng hóa, dịch vụ

Lưu ý:

Trên hóa đơn điều chỉnh cần khai báo số liệu chênh lệch: Ghi số dương nếu số liệu đúng lớn hơn, ghi số âm nếu số liệu đúng nhỏ hơn hóa đơn đã lập. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Các trường dữ liệu dạng số cần định dạng bằng dấu phẩy phân tách hàng nghìn và dấu chấm phân tách phần thập phân. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Tính chất: Chọn tính chất (Hàng hóa dịch vụ/ Chiết khấu thương mại/ Khuyến mãi/ Ghi chú). Mặc định là “Hàng hóa, dịch vụ”.
Mã hàng: Nhập mã hàng hóa, dịch vụ.
Tên hàng hóa/dịch vụ: Nhập tên hàng hóa/ dịch vụ.
ĐVT: Nhập đơn vị tính.
Số lượng/Đơn giá/Thành tiền: Nhập các giá trị tương ứng.
Chiết khấu sản phẩm: Nhập theo giá trị hoặc phần trăm.
% Tính thuế: Nhập tỷ lệ (1, 5, 3, 2) theo nghị quyết 142/2024/QH15.
Thuế GTGT (%): Nhập mức thuế suất tương ứng.

Lưu ý chung cho file mẫu:

Nhập dữ liệu đúng theo từng cột, không thay đổi thứ tự, không xóa hoặc thêm cột mới.
Các cột có dấu (*) là bắt buộc nhập.
File mẫu không sử dụng công thức tính toán, cần nhập trực tiếp giá trị số.

Bước 5: Nhập file hóa đơn điều chỉnh

Tại màn hình Nhập file danh sách hóa đơn, bạn nhấp vào khu vực tải file để chọn file hoặc kéo thả file trực tiếp.
Sau khi tải lên, nhấn Nhập file.
Tích chọn “Tôi đã biết và đồng ý chịu hoàn toàn trách nhiệm” rồi nhấn Tiếp tục nhập file.

Bước 6: Kiểm tra Email

Hệ thống sẽ gửi email thông báo kết quả:

Thành công: Email xác nhận kết quả nhập file thành công.
Thất bại: Email hiển thị chi tiết các lỗi. Người dùng sửa lại file và nhập lại.

Lưu ý:

Khi nhập lại file, vui lòng chỉ giữ các hóa đơn bị lỗi, xóa các hóa đơn đã thành công để tránh trùng lặp.

Bước 7: Kiểm tra lại danh sách hóa đơn

Sau khi nhập thành công, hóa đơn sẽ ở trạng thái:

Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh.
Phát hành: Chưa phát hành.

Bạn kiểm tra lại thông tin rồi chọn Phát hành từng hóa đơn hoặc hàng loạt.

Lưu ý trước khi phát hành:

Đối với người mua là tổ chức/hộ kinh doanh: Phải lập thỏa thuận giữa hai bên về nội dung sai.
Đối với người mua là cá nhân: Phải thông báo nội dung sai tới khách hàng.
Nếu tiếp tục sai sót: Lập tiếp hóa đơn điều chỉnh sao cho tổng giá trị cuối cùng của hóa đơn gốc và các hóa đơn điều chỉnh bằng giá trị đúng.

Dưới đây là bảng đối chiếu thông tin trên File mẫu được hiển thị trên hóa đơn tạo từ phần mềm Sapo Invoice:

Thông tin trên File mẫu			Thông tin hiển thị trên hóa đơn tại Phần mềm Sapo Invoice	Cách nhập	Ghi chú
Thông tin hóa đơn gốc	*Ký hiệu hóa đơn gốc ()**		Điều chỉnh cho hóa đơn..., ký hiệu [Ký hiệu hóa đơn gốc], số [Số hóa đơn gốc],.... Lý do: [Lý do điều chỉnh]	Nhập ký hiệu, số hóa đơn cần điều chỉnh (Có Trạng thái Hóa đơn mới hoặc Hóa đơn bị điều chỉnh), đã có trên Sapo Invoice.	Hóa đơn này phải ở trạng thái: - Đã cấp mã (Đối với Hóa đơn điện tử có mã của CQT) - Hóa đơn hợp lệ (Đối với Hóa đơn điện tử không có mã và hóa khởi tạo từ máy tính tiền)
	*Số hóa đơn gốc ()**
Lý do điều chỉnh				Nhập lý do điều chỉnh hóa đơn.
*Ký hiệu ()**			Ký hiệu	Nhập ký hiệu hóa đơn điều chỉnh có trên Sapo Invoice (Tra cứu tại: Đăng ký phát hành > Mẫu hóa đơn. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây).	Ký hiệu hóa đơn điều chỉnh cần giữ nguyên chữ cái đầu (tức loại hóa đơn)
Mã chứng từ gốc			Mã chứng từ gốc	Nhập mã chứng từ gốc (Mã đơn hàng trên Phần mềm quản lý bán hàng) của hóa đơn.
Thông tin người mua	Mã khách			Nhập mã khách hàng có trên Sapo Invoice.	Tra cứu hoặc thêm mới Mã khách hàng trên Sapo Invoice tại: Danh mục > Khách hàng. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
	Mã số thuế người mua		Mã số thuế (Người mua)	Nhập mã số thuế đơn vị mua hàng.
	Tên đơn vị		Tên đơn vị (Người mua)	Nhập tên đơn vị mua hàng.
	Địa chỉ		Địa chỉ (Người mua)	Nhập địa chỉ mua hàng.
	Người mua hàng		Họ tên người mua hàng	Nhập tên người trực tiếp giao dịch.
	Số điện thoại		Số điện thoại (Người mua)	Nhập số điện thoại người mua hàng	Bắt buộc: Nhập đủ 10 ký tự số
	Email		Email (Người mua)	Nhập Email người mua hàng	Bắt buộc:Trường thông tin có chứa đuôi “@gmail.com”.
Thông tin giao dịch	*Hình thức thanh toán ()**		Hình thức thanh toán	Nhập hình thức thanh toán.
	Tên ngân hàng		Số tài khoản (Người mua)	Nhập tên ngân hàng.
	Số tài khoản ngân hàng			Nhập số tài khoản ngân hàng.
	Loại tiền		Loại tiền	Nhập một trong những mã loại tiền sau: VND, AUD, CAD, CHF, CNY, DKK, EUR, GBP, HKD, INR, JPY, KRW, KWD, MYR, NOK, RUB, SAR, SEK.	Nếu để trống, hệ thống mặc định là "VND".
	Tỷ giá		Tỷ giá	Nhập tỷ giá giao dịch thực tế (Tỷ giá mua vào của Ngân hàng nơi người nộp thuế mở tài khoản)
Chiết khấu cả hóa đơn		Giá trị	Hình thức CK	Nhập số tiền chiết khấu của hóa đơn (Hỗ trợ tối đa 11 chữ số và 2 chữ số sau dấu chấm).	- Chỉ nhập 1 trong 2 trường thông tin. - Chỉ cần nhập dữ liệu tại dòng đầu tiên của hóa đơn tương ứng. - Nếu đã nhập "Chiết khấu cả hóa đơn" thì không nhập "Chiết khấu trên từng sản phẩm"
		%		Nhập phần trăm chiết khấu của hóa đơn
Thuế GTGT cả hóa đơn (%)				Nhập thuế suất GTGT của hóa đơn: - Nhập 0: 0% - Nhập 5: 5% - Nhập 8: 8% - Nhập 10: 10% - Nhập KCT: Không chịu thuế GTGT - Nhập KKKNT: Không kê khai nộp thuế GTGT - Trường hợp khác, vui lòng nhập giá trị. Ví dụ nhập 3.6 tương ứng thuế GTGT 3.6%	- Chỉ cần nhập dữ liệu tại dòng đầu tiên của hóa đơn tương ứng. - Chỉ điền khi hóa đơn là hóa đơn GTGT và mẫu hóa đơn là mẫu một thuế (Đuôi -01, -02). - Nếu đã nhập “Thuế GTGT cả hóa đơn (%)” thì không nhập “Thuế GTGT (%)” cho từng dòng hàng hóa/dịch vụ.
Thông tin hàng hóa, dịch vụ	Tính chất		Tính chất HHDV	Chọn giá trị trong danh sách trỏ xuống: Hàng hóa dịch vụ, Khuyến mãi, Chiết khấu thương mại, Ghi chú.	Di chuột vào ô cần nhập thông tin → Nhấn mũi tên ▼ → Màn hình hiển thị danh sách trỏ xuống.
	Mã hàng			Nhập mã SKU của hàng hóa, dịch vụ có trên Sapo Invoice (Tra cứu hoặc thêm mới Mã hàng trên Sapo Invoice tại: Danh mục > Hàng hóa, dịch vụ. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây)	Bắt buộc phải nhập ít nhất một trong hai trường thông tin này.
	Tên hàng hóa/dịch vụ		Tên hàng hóa/Dịch vụ	Nhập tên hàng hóa/dịch vụ
	ĐVT		ĐVT	Nhập đơn vị tính
	Số lượng		Số lượng	Nhập số lượng
	Đơn giá		Đơn giá	Nhập đơn giá
	Thành tiền		Thành tiền	Nhập thành tiền	Công thức: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
	Chiết khấu/sản phẩm	Giá trị	Chiết khấu/SP	Nhập số tiền chiết khấu trên một đơn vị sản phẩm	- Chỉ nhập 1 trong 2 trường thông tin - Chỉ cần nhập dữ liệu tại dòng đầu tiên của hóa đơn tương ứng. - Nếu đã nhập "Chiết khấu/sản phẩm” thì không nhập “Chiết khấu cả hóa đơn"
		%		Nhập phần trăm chiết khấu trên một đơn vị sản phẩm
	Tiền chiết khấu		Tiền CK	Nhập tổng số tiền chiết khấu của một sản phẩm	Công thức: - Tiền chiết khấu (Theo giá trị) = Số lượng x Giá trị chiết khấu 1 sản phẩm - Tiền chiết khấu (Theo %) = Thành tiền x Phần trăm chiết khấu 1 sản phẩm
	% tính thuế		% tính thuế	Nhập % tính thuế với hóa đơn bán hàng áp dụng giảm thuế theo nghị quyết 142/2024/QH15 - Nhập 1: Tỷ lệ 1% tính thuế - Nhập 5: Tỷ lệ 5% tính thuế - Nhập 3: Tỷ lệ 3% tính thuế - Nhập 2: Tỷ lệ 2% tính thuế	Chỉ được điền khi hóa đơn là Hóa đơn Bán hàng (Ký hiệu hóa đơn bắt đầu bằng số 2)
	Thành tiền đã trừ chiết khấu		Thành tiền đã trừ chiết khấu	Nhập thành tiền sau khi đã trừ chiết khấu. Công thức: Thành tiền đã trừ chiết khấu = Thành tiền - Tiền chiết khấu.
	Tiền thuế GTGT được giảm		Đã giảm [Số tiền gảm thuế], tương ứng 20% mức tỷ lệ %...	Nhập tiền thuế GTGT được giảm với hóa đơn bán hàng áp dụng giảm thuế theo nghị quyết 204/2025/QH15. Công thức: Tiền thuế GTGT được giảm = % Tính thuế x Thành tiền đã trừ chiết khấu.	Chỉ được điền khi hóa đơn là Hóa đơn Bán hàng (Ký hiệu hóa đơn bắt đầu bằng số 2)
	Thuế GTGT (%)		Thuế suất GTGT (%)	Nhập thuế GTGT: - Nhập 0: 0% - Nhập 5: 5% - Nhập 8: 8% - Nhập 10: 10% - Nhập KCT: Không chịu thuế GTGT - Nhập KKKNT: Không kê khai nộp thuế GTGT - Trường hợp khác, vui lòng nhập giá trị. Ví dụ nhập 3.6 tương ứng thuế GTGT 3.6%	- Chỉ được điền khi hóa đơn là Hóa đơn Giá trị gia tăng (Ký hiệu hóa đơn bắt đầu bằng số 1) và mẫu hóa đơn là mẫu nhiều thuế (Đuôi -03, -04) - Nếu đã nhập “Thuế GTGT (%)” cho từng dòng hàng hóa/dịch vụ thì không nhập “Thuế GTGT cả hóa đơn (%)”.
	Tiền thuế GTGT		Tiền thuế GTGT	Nhập tiền thuế GTGT của hóa đơn Công thức: Tiền thuế GTGT = Thuế GTGT (%) x Thành tiền đã trừ chiết khấu
	Tổng tiền		Tổng tiền hàng	Nhập tổng tiền của hóa đơn: - Hóa đơn bán hàng: Công thức: = Thành tiền - Tiền CK + Tiền thuế GTGT - Hóa đơn giá trị gia tăng: Công thức: Tổng tiền = Thành tiền - Tiền CK - Tiền thuế được giảm

Trợ lý Sapo