Xem thông tin kho sản phẩm trên Sapo OmniAI

Quản lý thông tin kho của sản phẩm là bước quan trọng giúp nhà bán hàng tổ chức và theo dõi danh mục hàng hóa một cách khoa học, chính xác. Phần mềm Sapo cho phép bạn quản lý nhiều chỉ số kho của sản phẩm cũng như nhiều cách để theo dõi số lượng và giá trị kho của sản phẩm.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền truy cập Xem sản phẩm, Xem tồn kho sản phẩm, Báo cáo kho.
Xem hướng dẫn phân quyền tại đây
Chỉ sản phẩm được tích chọn "Quản lý số lượng tồn kho" trong chi tiết sản phẩm mới có các chỉ số kho.

1. Cách xem các chỉ số tồn kho

Cách 1: Vào chi tiết sản phẩm kiểm tra

Cách này bạn có thể xem các chỉ số kho của tất cả các chi nhánh (nếu có quyền) của 1 sản phẩm hoặc phiên bản sản phẩm.

Bước 1: Truy cập danh sách sản phẩm
Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Sản phẩm > kích chọn tiếp mục Danh sách sản phẩm.
Bước 2: Chọn sản phẩm cần kiểm tra
Tại màn hình danh sách, bạn tìm kiếm và nhấp chọn trực tiếp vào tên sản phẩm muốn xem (Ví dụ: Nước lọc).
Bước 3: Xem thông tin kho chi tiết
Cuộn xuống phần Thông tin kho trong chi tiết sản phẩm, bạn xem bảng dữ liệu chi tiết của từng kho lưu trữ với các chỉ số kho:
- Tồn kho
- Có thể bán
- Đang giao dịch
- Đang đóng gói
- Hàng đang về
- Không thể bán

Cách 2: Vào trang quản lý kho để xem

Cách này bạn có thể xem các chỉ số tồn kho của nhiều sản phẩm nhưng trên từng chi nhánh.

Bước 1: Truy cập phân hệ Tồn kho
Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Quản lý kho > nhấp chọn mục Tồn kho.
Bước 2: Lọc chi nhánh cần kiểm tra
Tại ô Quản lý kho, bạn kích chọn mũi tên để chọn chi nhánh muốn xem dữ liệu (Ví dụ chọn: CN1).
Bước 3: Kiểm tra số liệu tồn kho sản phẩm
Hệ thống hiển thị danh sách sản phẩm kèm theo các cột thông tin: Tồn kho, Có thể bán, Đang giao dịch. Bạn tìm đến sản phẩm Nước lọc để kiểm tra nhanh các thông số tương ứng.

Mẹo:

Nếu màn hình không hiển thị đầy đủ các cột trạng thái kho, bạn hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng (Cấu hình cột) ở góc trên bên trái bảng dữ liệu. Tại hộp thoại Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách, hãy tích chọn các mục: Tồn kho, Có thể bán, Không thể bán, Đang giao dịch, Đang về kho, Đang đóng gói rồi nhấn Lưu.

Cách 3: Vào báo cáo tồn kho

Bước 1: Truy cập Danh sách báo cáo
Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Báo cáo > nhấp chọn mục Danh sách báo cáo.
Bước 2: Mở báo cáo tồn kho
Tại phân hệ BÁO CÁO KHO, trong mục Tồn kho, bạn nhấp chọn dòng Báo cáo tồn kho.
Bước 3: Xem số liệu và giá trị tồn kho
Hệ thống sẽ hiển thị bảng thống kê chi tiết của từng sản phẩm/phiên bản bao gồm cột Tồn kho và Giá trị tồn kho. Bạn có thể sử dụng bộ lọc Chi nhánh ở phía trên để giới hạn phạm vi dữ liệu.

Cách 4: Vào báo cáo sổ kho

Bước 1: Truy cập Danh sách báo cáo
Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Báo cáo > nhấp chọn mục Danh sách báo cáo.
Bước 2: Mở báo cáo sổ kho
Tại phân hệ BÁO CÁO KHO, bạn nhấp chọn mục Báo cáo sổ kho (ngay phía dưới mục Báo cáo tồn kho).
Bước 3: Theo dõi biến động kho theo giao dịch
Màn hình hiển thị chi tiết lịch sử biến động qua các cột: Nhập kho (Số lượng, Giá trị nhập), Xuất kho (Số lượng, Giá trị xuất), và Tồn kho sau giao dịch (Số lượng, Giá trị tồn kho) của từng mã chứng từ theo thời gian thực.

2. Thiết lập quản lý kho sản phẩm

Để thiết lập một sản phẩm có quản lý tồn kho không, bạn thiết lập trong chi tiết từng sản phẩm/ phiên bản sản phẩm:

Chọn xem chi tiết một sản phẩm
Ở phần Thông tin kho:
- Quản lý số lượng tồn kho:
  - Nếu chọn ô này, hệ thống sẽ theo dõi số lượng hàng hóa còn lại trong kho. Khi khách hàng mua sản phẩm, số lượng tồn kho sẽ tự động cập nhật.
  - Nếu không chọn, hệ thống sẽ không quản lý tồn kho và sản phẩm có thể được bán không giới hạn.
- Cho phép bán âm:
  - Nếu chọn ô này, sản phẩm có thể tiếp tục được bán ngay cả khi số lượng tồn kho xuống dưới 0. Tính năng này hữu ích khi muốn duy trì bán hàng ngay cả khi hàng chưa nhập về.
  - Nếu không chọn, khách hàng sẽ không thể đặt hàng khi hết hàng trong kho.

3. Ý nghĩa các chỉ số kho sản phẩm

Trường thông tin	Mô tả
Kho lưu trữ	Tên kho hàng đang lưu trữ sản phẩm. Nếu có nhiều kho, mỗi kho sẽ hiển thị riêng.
Tồn kho	Số lượng sản phẩm hiện có trong kho. Nếu số này âm (-), nghĩa là kho đã hết hàng và có thể bị bán âm nếu tính năng đó được bật.
Đang về kho	Số lượng hàng đang trong quá trình nhập kho nhưng chưa đến. Giúp quản lý kế hoạch nhập hàng.
Đang giao dịch	Số lượng sản phẩm đang được xử lý trong các đơn hàng nhưng chưa hoàn thành. Khi đơn hàng hoàn tất, số lượng này sẽ trừ vào tồn kho.
Có thể bán	Số lượng sản phẩm có sẵn để bán = Tồn kho - Đang giao dịch - Không thể bán - Đang đóng gói. Nếu số này âm, có thể cần nhập thêm hàng hoặc bật tính năng "Cho phép bán âm".
Đang đóng gói	Số lượng sản phẩm đã được yêu cầu đóng gói và đang trong quá trình chuẩn bị giao cho đơn vị vận chuyển/tự vận chuyển, nhưng chưa hoàn tất bàn giao.
Không thể bán	Số lượng tồn kho nhưng đang được giữ hàng không được bán.

Công thức tính chỉ số kho:

Tồn kho = Có thể bán + Đang giao dịch + Đang đóng gói + Không thể bán

Mẹo:

Bạn có thể bấm vào mũi tên bên cạnh các số lượng Đang giao dịch, Đang đóng gói, Đang về kho để xem các giao dịch mà sản phẩm đang ở trạng thái tương ứng.

Lưu ý:

Nếu “Tồn kho” âm (-) và “Cho phép bán âm” không được chọn, khách hàng sẽ không thể đặt hàng.
Số lượng “Đang về kho” giúp bạn theo dõi khi nào hàng sẽ sẵn sàng để bán tiếp.
Quản lý kho hiệu quả giúp tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.

4. Ảnh hưởng của các nghiệp vụ bán hàng, trả hàng, nhập hàng, kiểm hàng, chuyển hàng đối với các chỉ số tồn kho sản phẩm

1. Tác động từ nghiệp vụ Đơn (bán) hàng & Đổi trả hàng

Hệ thống tự động thay đổi chỉ số kho ngay khi bạn tạo, đóng gói, giao hoặc hủy đơn hàng từ khách.

Hành động	Trạng thái đơn hàng	Tồn kho	Có thể bán	Đang giao dịch	Đang đóng gói
Tạo đơn hàng	Chưa xử lý giao hàng		Giảm	Tăng
Yêu cầu đóng gói đơn hàng	Chưa xử lý giao hàng			Giảm	Tăng
Hủy đóng gói đơn hàng	Chưa xử lý giao hàng			Tăng	Giảm
Xác nhận giao hàng - Đẩy đơn sang ĐVCC	Đã xử lý giao hàng	Giảm		Giảm (nếu chưa đóng gói)	Giảm (nếu đã đóng gói)
Hủy giao hàng (Đơn chưa giao thành công)	Đã xử lý giao hàng > Chưa xử lý giao hàng	Tăng		Tăng (nếu chưa đóng gói)	Tăng (nếu đã đóng gói)
Hủy đơn: đơn đã xử lý giao hàng rồi & có chọn nhập lại kho	Đã hủy		Tăng	Tăng
Hủy đơn: đơn chưa xử lý giao hàng & có chọn nhập lại kho	Đã hủy		Tăng	Giảm	Giảm (nếu đã đóng gói)
Tạo đơn trả hàng	Chưa nhận hàng
Xác nhận nhận hàng	Đã nhận hàng	Tăng	Tăng

2. Tác động từ nghiệp vụ Đặt hàng nhập & Nhập hàng

Khi bạn làm việc với Nhà cung cấp (NCC), các chỉ số "Đang về kho" và "Tồn kho" sẽ biến động dựa trên tiến độ duyệt và nhận hàng.

Hành động	Trạng thái đơn	Đang về kho (Chưa sở hữu)	Tồn kho	Có thể bán
Tạo đơn đặt hàng nhập	Đơn nháp
Duyệt đơn đặt hàng nhập	Chờ nhập	Tăng
Hủy đơn (đơn chưa duyệt)	Đơn nháp > đã hủy
Hủy đơn (đơn đã duyệt)	Chờ nhập > đã hủy	Giảm
Sửa đơn đặt hàng nhập (đã duyệt)	Chờ nhập	Tăng/ Giảm (tùy thay đổi số lượng)
Đổi chi nhánh đặt hàng nhập (đã duyệt)	Chờ nhập	Giảm ở CN cũ/ Tăng ở CN mới
Tạo đơn nhập hàng (chưa nhập kho ngay)	Đang giao dịch - Chưa nhập kho	Tăng
Xác nhận nhập hàng	Đang giao dịch/Hoàn thành - Đã nhập kho	Giảm	Tăng	Tăng
Tạo đơn nhập hàng (nhập kho khi tạo đơn)	Đang giao dịch/Hoàn thành - Đã nhập kho		Tăng	Tăng
Hủy đơn nhập hàng (chưa nhập kho)	Đã hủy	Giảm (nếu đã tạo incoming)
Sửa đơn nhập hàng (chưa nhập kho)	Chưa nhập kho	Tăng/Giảm (tùy thay đổi SL)
Đổi chi nhánh nhập hàng	Chưa nhập kho	Giảm ở CN cũ / Tăng ở CN mới
Tạo đơn trả hàng nhập	Đã hoàn trả		Giảm	Giảm

3. Tác động từ nghiệp vụ Chuyển kho & Kiểm kho

Nghiệp vụ luân chuyển nội bộ giữa các chi nhánh hoặc cân bằng kho sau khi kiểm đếm thực tế.

Hành động	Trạng thái	Đang về kho (Đã sở hữu)	Tồn kho	Có thể bán	Không thể bán
Tạo phiếu chuyển kho	Phiếu nháp
Duyệt phiếu chuyển kho	Chờ chuyển			Giảm ở kho chuyển	Tăng ở kho chuyển
Chuyển hàng khỏi kho	Đang chuyển	Tăng ở kho nhận	Giảm ở kho chuyển		Giảm ở kho chuyển
Nhận hàng vào kho	Đã nhận	Giảm ở kho nhận	Tăng ở kho nhận	Tăng ở kho nhận
Đổi chi nhánh chuyển kho	Chờ chuyển	Tùy trạng thái: CN nhận/nguồn thay đổi
Hủy phiếu chuyển (Đang chuyển)	Đang chuyển > Đã hủy	Giảm ở kho nhận	Tăng ở kho chuyển	Tăng ở kho chuyển
Cân bằng kho phiếu kiểm	Đã cân bằng		Tăng/Giảm tùy giá trị thay đổi	Tăng/Giảm tùy giá trị thay đổi

Mẹo:

Bạn có thể bấm thẳng vào mũi tên bên cạnh các số lượng Đang giao dịch, Đang đóng gói, Đang về kho trên hệ thống để xem ngay danh sách các giao dịch cụ thể đang nằm ở trạng thái đó.

Trợ lý Sapo