Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Vận hành đơn hàng trong Xử lý đơn hàng

Tính năng Xử lý đơn hàng giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận hành từ khâu xác nhận đến bàn giao. Với giao diện thông minh, Sapo hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ đơn hàng từ Sàn và ngoài Sàn, giúp giảm sai sót và tăng tốc độ đóng gói.

Điều kiện tiên quyết:

Để sử dụng tính năng này, tài khoản của bạn cần đáp ứng:

  • Gói dịch vụ: Retail Pro, Omni (quy trình Tiêu chuẩn) hoặc Enterprise (quy trình Nâng cao).
  • Cấu hình: Đã bật tính năng quy trình Tiêu chuẩn hoặc quy trình Nâng cao trong phần cấu hình Xử lý đơn hàng.
  • Phân quyền: Tài khoản có quyền Xem đơn hàng hoặc Xem đơn hàng phụ trách tại các chi nhánh tương ứng.

1. Lựa chọn quy trình vận hành phù hợp

Sapo cung cấp hai chế độ xử lý đơn hàng để đáp ứng quy mô vận hành khác nhau. Điểm chung của cả hai là đều có màn hình riêng cho Đơn hàng Sàn và Đơn ngoài Sàn, giúp bạn kiểm soát chặt chẽ kỳ hạn giao hàng.

1.1. Quy trình Tiêu chuẩn (Không có Wave)

Dành cho cửa hàng quy mô vừa và nhỏ, xử lý đơn hàng theo từng đơn lẻ.

  • Cách thức vận hành: Bạn in phiếu giao hàng cho từng đơn, sau đó cầm tập phiếu này đi quanh kho để nhặt hàng.
  • Ví dụ: Nếu bạn có 10 đơn hàng đều có "Áo thun A", bạn có thể phải di chuyển đến kệ áo thun 10 lần nếu không tự gom trước.
  • Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, không yêu cầu nhân sự có chuyên môn cao về kho vận.
  • Hạn chế: Tốn thời gian di chuyển nếu lượng đơn lớn và sản phẩm nằm rải rác.
  • Phù hợp: Cửa hàng có lượng đơn dưới 100 - 200 đơn/ngày.

Các trạng thái, tính năng chính:

  • Chờ xác nhận: Nơi tập trung các đơn hàng mới, đang chờ xác nhận.
  • Chờ xử lý: Nơi tập trung các đơn hàng mới, đã được xác nhận và sẵn sàng để nhân viên kho xử lý (nhặt hàng, đóng gói).
  • In & đóng gói: Đây là bước xử lý chính. Nhân viên sẽ chọn các đơn hàng từ trạng thái "Chờ xử lý", sau đó in phiếu giao hàng và phiếu nhặt hàng (nếu cần) để đi lấy sản phẩm và đóng gói.
  • Bàn giao kiện hàng: Sau khi đóng gói, các kiện hàng được tập hợp tại đây để tạo biên bản bàn giao cho đơn vị vận chuyển (ĐVVC) khi họ đến lấy hàng.
  • Tất cả kiện hàng: Hiển thị danh sách toàn bộ các kiện hàng đã được tạo ra trong hệ thống.
  • Quét đóng gói / Quét kiểm hàng / Biên bản bàn giao: Đây là các tính năng sử dụng máy quét mã vạch để tăng tốc độ và độ chính xác.

1.2. Quy trình Nâng cao (Có Wave Picking)

Thiết kế riêng cho các kho hàng lớn hoặc shop có lượng đơn lớn cần tối ưu hóa tối đa sức người.

  • Cách thức vận hành: Sử dụng phương pháp Wave (Đợt nhặt hàng). Hệ thống sẽ gom hàng loạt đơn hàng có chung sản phẩm hoặc cùng vị trí kho vào một đợt nhặt hàng.
  • Ví dụ: Thay vì đi 100 lần lấy 100 cái "Áo thun A", hệ thống gom 100 đơn này vào 1 Wave. Nhân viên chỉ cần ra kệ lấy đúng 100 cái áo một lần duy nhất.
  • Ưu điểm: Giảm 50-70% thời gian di chuyển. Có màn hình quản lý Kiện bất thường để xử lý nhanh các đơn bị thiếu hàng hoặc lỗi sản phẩm.
  • Phù hợp: Doanh nghiệp lớn, kho rộng, lượng đơn cực lớn, cần chuyên môn hóa riêng biệt khâu Nhặt hàng (Picking) và Đóng gói (Packing).

Các trạng thái, tính năng chính:

  • Chờ tạo wave: (Điểm khác biệt chính) Các đơn hàng từ "Chờ xử lý" được chuyển sang đây để gom thành một "wave" (đợt nhặt hàng).
  • Nhặt & đóng gói: Quy trình tách biệt rõ ràng giữa Nhặt hàng (Picking) và Đóng gói (Packing).
  • Kiện bất thường: Quản lý các kiện hàng phát sinh vấn đề trong quá trình xử lý (sai sản phẩm, hỏng hóc, thiếu hàng...).
Lưu ý:
  • Ưu tiên Đơn hàng Sàn: Nếu bạn kinh doanh đa sàn (Shopee, Lazada, TikTok Shop...), hãy sử dụng bộ lọc "Đơn hàng Sàn" để ưu tiên xử lý trước, tránh bị phạt do giao hàng quá hạn.
  • Kiểm soát kiện hàng: Sử dụng màn hình "Tất cả kiện hàng" để có cái nhìn tổng quát về mọi đơn hàng đang trong quá trình luân chuyển.

2. Cấu hình Chế độ chuyên Sàn

Tính năng này giúp phân tách hoàn toàn luồng xử lý đơn hàng Sàn và ngoài Sàn, đảm bảo bạn không bỏ lỡ "giờ vàng" của Sàn TMĐT.

Bước 1: Kiểm tra cấu hình quy trình xử lý đơn hàng

Bước 2: Truy cập menu Xử lý đơn hàng

  • Trong trang quản trị phần mềm, trên thanh menu bên trái, bạn nhấn chọn Xử lý đơn hàng. Hệ thống sẽ mặc định hiển thị tab Chờ xử lý.

Bước 3: Bật/tắt chế độ chuyên sàn

  • Tại góc trên cùng bên phải màn hình, nhấn chọn Thao tác khác, chọn Bật chế độ chuyên Sàn.
  • Sau khi bật, giao diện sẽ phân tách thành: Kênh sàn TMĐT và Kênh bán hàng khác.

3. Các tính năng trong Xử lý đơn hàng

Tại từng trạng thái, bạn có thể thực hiện thao tác hàng loạt như xác nhận đơn, yêu cầu đóng gói, bàn giao, in đơn, in phiếu đóng gói, gán nhân viên phụ trách... Tất cả đều nhằm hỗ trợ xử lý nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu sai sót.

  • Trên trang quản trị, trên thanh menu bên trái bấm chọn Xử lý đơn hàng.
  • Trong menu con trỏ xuống từ Xử lý đơn hàng, bạn có thể lựa chọn các tính năng theo bảng dưới đây để lựa chọn màn thao tác phù hợp.
Màn vận hành Mô tả Bộ lọc hỗ trợ Thao tác hàng loạt
Chờ xác nhận Danh sách đơn hàng mới đang chờ xác nhận Lọc đơn hàng tại màn danh sách đơn

1. In đơn hàng hàng loạt

2. Giao hàng hàng loạt

3. Lưu trữ/hủy lưu trữ

4. Yêu cầu đóng gói

5. Thêm/xóa nhân viên phụ trách

6. Thêm/xóa Tag

7. Xác nhận đơn hàng Sàn
Chờ xử lý Danh sách đơn hàng mới đang chờ xử lý Lọc đơn hàng tại màn danh sách đơn

1. In đơn hàng hàng loạt

2. Giao hàng hàng loạt

3. Lưu trữ/hủy lưu trữ

4. Yêu cầu đóng gói

5. Thêm/xóa nhân viên phụ trách

6. Thêm/xóa Tag

7. Xác nhận đơn hàng Sàn
In và đóng gói Danh sách kiện hàng đã được yêu cầu đóng gói hoặc đã đẩy sang đối tác vận chuyển chờ in và đóng gói.
 Lọc kiện hàng đóng gói và giao hàng

1. In hàng loạt phiếu giao hàng

2. In hàng loạt phiếu nhặt hàng theo đơn hàng

3. In hàng loạt phiếu nhặt hàng theo sản phẩm

4. Đánh dấu in phiếu giao hàng/phiếu nhặt hàng

5. Thêm/xóa nhân viên đóng gói

6. Chuyển trạng thái đóng gói
Chờ tạo wave


Danh sách kiện hàng đang chờ để tạo thành đợt nhặt hàng wave
(Chỉ có ở quy trình Nâng cao) 
Nhặt & đóng gói Danh sách các kiện hàng đang ở trong một đợt nhặt hàng và đóng gói.
(Chỉ có ở quy trình Nâng cao)
Kiện hàng bất thường Danh sách tất cả kiện hàng gặp vấn đề trong quá trình xử lý một đợt nhặt hàng và đóng gói wave.
(Chỉ có ở quy trình Nâng cao)


Tất cả kiện hàng

 Danh sách toàn bộ kiện hàng giao hàng và đóng gói

Bàn giao kiện hàng


Danh sách kiện hàng đã được đóng gói và đẩy sang đối tác vận chuyển, chờ đối tác vận chuyển đến lấy hàng.

 
Mẹo:
  • Màn Xử lý đơn hàng giúp hợp nhất toàn bộ quy trình theo luồng thực tế. Khi được vận hành đúng cách, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường sự chính xác và cải thiện hiệu suất làm việc.
  • Hãy tận dụng đầy đủ các công cụ quét mã vạch để chuẩn hóa quy trình vận hành tại cửa hàng của bạn.
Đóng