Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Hướng dẫn nhập sản phẩm bằng file Excel

Việc nhập sản phẩm rất hữu ích nếu bạn chuyển sang Sapo OmniAI từ một nền tảng khác hoặc nếu bạn muốn thực hiện upload một loạt các sản phẩm mới với số lượng lớn.

Tiết kiệm thời gian xử lý thông tin hiệu quả hơn cùng file mẫu nhập sản phẩm mới trên Sapo với các điều chỉnh được áp dụng chính thức từ ngày 04/04/2025. Xem thêm bài viết về lợi ích và các điểm cập nhật trong file nhập sản phẩm.

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Tải file mẫu Excel

  • Tại menu bên trái màn hình quản trị, chọn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm > Nhập file (góc phải màn hình)
  • Hệ thống hiển thị hộp thoại Nhập file danh sách sản phẩm, nhấn Tải file dữ liệu đầy đủ để tải file Excel mẫu.

Bước 2: Nhập thông tin sản phẩm vào file Excel

1. Các trường thông tin sản phẩm

1.1. Mô tả trường thông tin sản phẩm

Thông tin Bắt buộc Mô tả
Đường dẫn/Alias Không

Nhập đường dẫn tới đến sản phẩm của bạn ví dụ: san-pham-a

  • Nếu không nhập hệ thống sẽ tự tạo dựa vào tên sản phẩm của bạn
Tên sản phẩm* Có Tên sản phẩm muốn hiển thị
Thuộc tính 1 Không Xem ví dụ dành cho sản phẩm có nhiều phiên bản bên dưới
Giá trị thuộc tính 1 Không Xem ví dụ dành cho sản phẩm có nhiều phiên bản bên dưới
Thuộc tính 2 Không Xem ví dụ dành cho sản phẩm có nhiều phiên bản bên dưới
Giá trị thuộc tính 2 Không Xem ví dụ dành cho sản phẩm có nhiều phiên bản bên dưới
Thuộc tính 3 Không Xem ví dụ dành cho sản phẩm có nhiều phiên bản bên dưới
Giá trị thuộc tính 3 Không Xem ví dụ dành cho sản phẩm có nhiều phiên bản bên dưới
Mã SKU Không Là mã định danh sản phẩm trên hệ thống
  • Không bắt buộc là duy nhất, có thể trùng
  • Không được nhập ký tự Unicode, tiếng Việt có dấu
Barcode Không Là mã vạch của sản phẩm
  • Độ dài tối thiểu: 3 ký tự.
  • Độ dài tối đa: 15 ký tự.
  • Theo chuẩn Code 128 ký tự.
Đơn vị tính Không Đơn vị nhỏ nhất của sản phẩm (cái, chiếc, hộp...).
Nhãn hiệu Không Nhập tên nhãn hiệu của sản phẩm
Loại sản phẩm Không Nhập tên loại sản phẩm của sản phẩm
Tags Không

Những tags mà bạn muốn gán cho sản phẩm.

  • Nếu nhiều tag, bạn nhập các tag cách nhau bằng dấu phẩy “,” 
  • Tổng dữ liệu ô tag phải nhỏ hơn 250 ký tự
Yêu cầu vận chuyển Không Có 2 giá trị:
  • Có: Sản phẩm có yêu cầu vận chuyển.
  • Không: Sản phẩm không yêu cầu vận chuyển.
  • Nếu bỏ trống thì giá trị mặc định là Có.
Hiển thị* Không Cho phép hiển thị sản phẩm trên kênh bán hàng website, có 2 giá trị:
  • Có: sản phẩm hiển thị trên website bán hàng.
  • Không: sản phẩm bị ẩn trên website bán hàng
  • Nếu bỏ trống thì giá trị mặc định là Không
Áp dụng thuế Không Bạn chọn 1 trong 2 thông tin:
  • Có: Sản phẩm có áp dụng thuế
  • Không: Sản phẩm không áp dụng thuế
  • Nếu bỏ trống thì giá trị mặc định là Không
Ảnh đại diện Không Là ảnh đại diện của sản phẩm chính:
  • Nhập theo dạng url có đuôi là jpg, png, jpeg.
  • Dung lượng hình ảnh tối đa 2M
Chú thích ảnh Không Nội dung của ảnh sản phẩm. Ví dụ bạn rê chuột vào hình ảnh sản phẩm của sản phẩm thì ảnh đó sẽ hiện nội dung này.
Thẻ tiêu đề(SEO Title) Không Bạn nhập tiêu đề trang:
  • Nên sử dụng dưới 70 ký tự
  • Tối đa được nhập 255 ký tự
Thẻ mô tả(SEO Description) Không Bạn nhập mô tả sản phẩm SEO
  • Nên sử dụng dưới 160 ký tự
  • Tối đa được nhập 255 ký tự
Mô tả sản phẩm Không Nhập thông tin của sản phẩm.
  • Giới hạn dung lượng: ≤ 128KB
  • Giới hạn ký tự: ≤ 30.000 ký tự
Mô tả ngắn Không Bạn nhập thông tin quan trọng của sản phẩm
Quản lý kho Không Nhập thông tin quản lý kho cho sản phẩm:
  • Nhập Sapo: Nếu bạn có quản lý kho cho sản phẩm này.
  • Để trống: Nếu bạn không quản lý kho cho sản phẩm này
Tồn kho Không

Số lượng tồn theo chi nhánh

  • Nhập tồn kho theo cú pháp: TenChiNhanh_Tồn kho 
  • VD: HN_Tồn kho, giá trị nhập:10
Cho phép tiếp tục mua khi hết hàng Không Nếu hết hàng thì khách hàng có thể đặt hàng trên website không?
  • Có nếu bạn cho phép
  • Không nếu không cho phép.
  • Nếu bỏ trống thì giá trị mặc định là Không
Khối lượng Không Nhập trọng lượng của sản phẩm, nhập bằng số.
Đơn vị khối lượng Không Bạn nhập đơn vị của khối lượng, Sapo đang hỗ trợ 4 đơn vị: g (gam), kg (kilogram), oz (Ounce), lb (pound).
  • Đơn vị mặc định: kg
Ảnh phiên bản Không Ảnh đại diện cho từng phiên bản sản phẩm nếu có:
  • Nhập theo dạng url có đuôi là jpg, png, jpeg.
  • Dung lượng hình ảnh tối đa 2M
Giá Không Giá bán của sản phẩm.
  • Định dạng: 100000 hoặc 1.000.000
Giá so sánh Không Là giá ban đầu của sản phẩm được hiển thị để so sánh giá bán cho người mua (chỉ hiển thị trên website bán hàng).
Giá vốn Không Giá gốc của sản phẩm, bao gồm tất cả các chi phí để cấu thành. (Nếu không điền,hệ thống sẽ hiểu bằng 0 và lợi nhuận trên báo cáo bán hàng của bạn sẽ bằng 0).
Id sản phẩm Không Mã ID cho sản phẩm
Id phiên bản Không Mã ID cho phiên bản sản phẩm (xem chi tiết mục 2)
Quản lý lô - HSD Không Xác định sản phẩm có quản lý lô - HSD hay không.
  • Có: Nếu có quản lý sản phẩm theo lô - HSD.
  • Để trống: Nếu không quản lý sản phẩm theo lô - HSD
  • Lưu ý: Sản phẩm lô không ghi nhận số lượng tồn ban đầu khi tạo vậy nên nếu chọn Có quản lý lô - HSD thì bạn không cần điền giá trị tồn kho khởi tạo ban đầu
Bảng giá Không

Trường thông tin xác định có thêm sản phẩm vào bảng giá hay không.

Tên của cột cần điền theo cú pháp: [Mã bảng giá]_Thêm vào bảng giá

  • VD: CTL1242_Thêm vào bảng giá

Chỉ điền tại dòng đầu tiên của sản phẩm:

  • Có - Thêm sản phẩm vào bảng giá, mặc định hưởng giá theo % thiết lập
  • Không - Không thêm sản phẩm vào bảng giá

Hỗ trợ cho 3 loại bảng giá Nhóm khách hàng, Chi nhánh và Kênh bán hàng 

Nếu bạn không có nhu cầu cập nhật thêm sản phẩm vào bảng giá, có thể bỏ cột thông tin này trong file.

Lưu ý:

  • Với các kênh Facebook, Google Shopping, Website sẽ lấy theo giá gốc, chưa hỗ trợ điều chỉnh giá trong bảng giá.
  • Nếu trong file nhập có cột Hiển thị và cột Thêm vào bảng giá với Mã bảng giá của kênh Website -> Hệ thống sẽ ưu tiên giá trị của cột Hiển thị.
Giá cố định trong bảng giá Không

Thông tin ghi nhận giá phiên bản sản phẩm trong bảng giá

Tên của cột cần điền theo cú pháp: [Mã bảng giá]_Giá cố định

  • VD: CTL1242_Giá cố định

Ghi nhận theo giá trị như sau: 

  • Giá cố định: Ô giá trị điền giá bán cụ thể (nếu bạn điền giá trị là 0, hệ thống sẽ ghi nhận giá bằng 0)
  • Giá ghi nhận theo thiết lập: Ô giá trị rỗng

Nếu bạn không có nhu cầu cập nhật giá cố định, có thể bỏ cột thông tin này trong file.

Lưu ý:

  • Với một số bảng giá kênh bán hàng không hỗ trợ tùy chỉnh giá bao gồm: Website, Google Shopping, Facebook, Sapo sẽ không hỗ trợ trả về cột thông tin Giá cố định trong file xuất

1.2. Cách lấy Đường dẫn/Alias và ID phiên bản

Cách 1: Màn chi tiết sản phẩm

  • Tại trang quản trị, trên thanh menu bên trái chọn Sản phẩm > Danh mục sản phẩm > bấm chọn sản phẩm cần lấy Đường dẫn/Alias và ID phiên bản
  • Trong trang chi tiết sản phẩm, bên phải tên sản phẩm, bấm chọn icon mũi tên trỏ xuống “v”, bạn sẽ thấy thông tin Đường dẫn/Alias và ID phiên bản

Cách 2: Xuất file sản phẩm

  • Xuất file sản phẩm, hệ thống sẽ trả về cột Đường dẫn/Alias, ID phiên bản


1.3. Cách lấy ảnh sản phẩm

Để nhập ảnh sản phẩm hoặc ảnh phiên bản vào file Excel, bạn cần sử dụng URL ảnh hợp lệ (đường dẫn ảnh). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lấy ảnh:

Cách 1: Lấy ảnh từ Quản lý file trên hệ thống Sapo

  1. Bước 1: Truy cập trang Quản trị website > Quản lý file
  2. Bước 2: Nhấn Tải ảnh lên từ thiết bị của bạn
  3. Bước 3: Sau khi ảnh được tải lên, click vào ảnh để sao chép đường dẫn (URL)
  4. Bước 4: Dán URL vào cột Ảnh đại diện hoặc Ảnh phiên bản trong file nhập

Ưu điểm: Ảnh đảm bảo được lưu trên hệ thống Sapo, dễ bảo trì và truy cập ổn định

Cách 2: Lấy ảnh từ website khác

  • Bạn cũng có thể sử dụng ảnh có sẵn trên các website khác, bằng cách:
  • Chuột phải vào ảnh > Chọn Sao chép địa chỉ hình ảnh
  • Dán đường dẫn vào file nhập
Lưu ý:
  • Ảnh phải ở dạng URL trực tiếp đến ảnh (đuôi .jpg, .png, .webp...). Ví dụ: https://example.com/images/product1.jpg
  • Nhập thêm mô tả ảnh (nếu cần)
    • ALT ảnh đại diện: Mô tả ngắn gọn nội dung ảnh (dùng cho SEO và hỗ trợ trình đọc màn hình).
    • Ảnh phiên bản: Tương tự ảnh đại diện, nhưng áp dụng riêng cho từng phiên bản (màu sắc, kích cỡ khác nhau).

 

1.4. Cách lấy thông tin mã bảng giá
Để xác định mã bảng giá sử dụng cho nhập file, bạn có thể thao tác như sau 

  • Cách 1: Trong chi tiết sản phẩm, Chọn bảng giá > Trong popup bảng giá, sao chép lấy thông tin bảng giá có cú pháp CTLxxxx
  • Cách 2: Tại màn danh sách bảng giá > bạn có thể lấy thông tin mã bảng giá ngay tại danh sách này 

2. Xác định phiên bản sản phẩm khi nhập file

Khi bạn nhập file Excel, Sapo cần biết bạn đang muốn cập nhật thông tin cho phiên bản sản phẩm nào (ví dụ: Áo sơ mi, Size S, Màu xanh). Sapo hiện hỗ trợ các cách xác định phiên bản sau:

2.1. Xác định theo ID phiên bản (Ưu tiên hàng đầu nếu bạn chọn “Xác định theo ID phiên bản”)

  • Cách hoạt động: Hệ thống tìm sản phẩm dựa trên cột Đường dẫn/Alias và tìm chính xác phiên bản dựa trên cột ID phiên bản.
  • Phù hợp với: Các cửa hàng không quản lý SKU duy nhất cho từng phiên bản, hoặc muốn cách xác định đơn giản nhất. Chỉ cần điền đúng ID phiên bản cho mỗi dòng là đủ.
  • Lợi ích: Không cần điền đầy đủ các cột Thuộc tính/Giá trị thuộc tính.
Lưu ý:
  • Nếu file của bạn có cột ID phiên bản và có giá trị trong đó, hệ thống sẽ ưu tiên dùng cách này.

2.2. Xác định theo mã SKU

  • Cách hoạt động: Hệ thống tìm sản phẩm dựa trên Đường dẫn/Alias và tìm phiên bản có mã SKU trùng khớp với giá trị trong file nhập.
  • Phù hợp với: Các cửa hàng quản lý kho chặt chẽ bằng Mã SKU duy nhất, không trùng lặp cho từng phiên bản.
  • Lợi ích: Tận dụng hệ thống SKU sẵn có của cửa hàng.

2.3. Xác định theo bộ thuộc tính

  • Chỉ áp dụng theo bộ thuộc tính nếu bạn chọn "Xác định theo ID phiên bản" nhưng không có cột phiên bản. Cách xử lý này được dùng để không gây ảnh hưởng tới luồng nhập sản phẩm thường cũ.
  • Cách hoạt động: Hệ thống tìm sản phẩm dựa trên Đường dẫn/Alias và tìm phiên bản có tập hợp các giá trị thuộc tính (Giá trị thuộc tính 1, Giá trị thuộc tính 2, Giá trị thuộc tính 3) khớp hoàn toàn với dòng tương ứng trong file nhập.
  • Mặc định: Đây là cách hệ thống sử dụng nếu cột ID phiên bản bị xóa khỏi file hoặc để trống và việc xác định theo mã SKU không thành công (ví dụ SKU không có hoặc không khớp).

Ví dụ nhập liệu cho sản phẩm có phiên bản (Khi xác định theo Thuộc tính):

  • Trường hợp 1: Sản phẩm không có phiên bản. Nhập thông tin Thuộc tính 1 và Giá trị thuộc tính 1 như sau:
    • Thuộc tính 1: Title
    • Giá trị thuộc tính 1: Default Title.
  • Trường hợp 2: Sản phẩm có 1 thuộc tính Ví dụ: sản phẩm có thuộc tính: Size: S,M Bạn nhập vào các cột thuộc tính như sau:
    Tên sản phẩm* Thuộc tính 1 Giá trị thuộc tính 1 Thuộc tính 2 Giá trị thuộc tính 2 Thuộc tính 3 Giá trị thuộc tính 3
    Sản phẩm Size S
    M
  • Trường hợp 3: Sản phẩm có 2 thuộc tính Ví dụ: sản phẩm có thuộc tính: Size: S,M và Màu sắc: Xanh, Trắng Bạn nhập vào các cột thuộc tính như sau:
    Tên sản phẩm* Thuộc tính 1 Giá trị thuộc tính 1 Thuộc tính 2 Giá trị thuộc tính 2 Thuộc tính 3 Giá trị thuộc tính 3
    Sản phẩm Size S Màu sắc Xanh
    S Trắng
    M Xanh
    M Trắng
  • Trường hợp 4: Sản phẩm có 3 thuộc tính Ví dụ: sản phẩm có thuộc tính: Size: S,M; Màu sắc: Xanh, Trắng; Chất liệu: Jean, Cotton Bạn nhập vào các cột thuộc tính như sau:
    Tên sản phẩm* Thuộc tính 1 Giá trị thuộc tính 1 Thuộc tính 2 Giá trị thuộc tính 2 Thuộc tính 3 Giá trị thuộc tính 3
    Sản phẩm Size S Màu sắc Xanh Chất liệu Jean
    Size S Màu sắc Xanh Chất liệu Cotton
    Size S Màu sắc Trắng Chất liệu Jean
    Size S Màu sắc Trắng Chất liệu Cotton
    Size M Màu sắc Xanh Chất liệu Jean
    Size M Màu sắc Xanh Chất liệu Cotton
    Size M Màu sắc Trắng Chất liệu Jean
    Size M Màu sắc Trắng Chất liệu Cotton
Lưu ý:
  • Các ví dụ trên minh họa cách nhập liệu khi bạn xác định phiên bản theo Thuộc tính.
  • Nếu bạn sử dụng ID phiên bản hoặc Mã SKU để xác định, cấu trúc file có thể đơn giản hơn (ví dụ: chỉ cần điền ID phiên bản hoặc Mã SKU trên mỗi dòng phiên bản, không cần lặp lại đầy đủ Thuộc tính/Giá trị thuộc tính nếu chúng không thay đổi).
Mẹo:
  • Hãy chọn phương thức xác định phiên bản (ID, SKU, hoặc Thuộc tính) phù hợp nhất với cách bạn đang quản lý sản phẩm.
  • Đảm bảo dữ liệu trong file Excel của bạn (ID phiên bản, Mã SKU, hoặc các Giá trị thuộc tính) là chính xác và nhất quán theo phương thức bạn chọn.
  • Nếu bạn vẫn muốn sử dụng cách xác định theo thuộc tính như trước đây, hãy xóa hoàn toàn cột ID phiên bản ra khỏi file Excel trước khi nhập.

Bước 3: Nhập file Excel lên phần mềm Sapo

  • Menu bên trái màn hình quản trị, chọn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm > Nhấn nút Nhập file (góc trên bên phải) > Chọn loại sản phẩm là Sản phẩm thường.
  • Kéo thả file Excel đã chuẩn bị vào hộp thoại Nhập file danh sách sản phẩm hoặc nhấn Tải lên từ thiết bị để chọn file.
  • Tùy chọn Ghi đè:

    Không tích chọn "Ghi đè thông tin các sản phẩm đã có":

    Hệ thống sẽ bỏ qua các sản phẩm đã tồn tại (dựa trên Alias) và chỉ thêm mới các sản phẩm chưa có.
    Lưu ý:
    • Tùy chọn này có thể không phù hợp nếu mục đích của bạn là cập nhật thông tin cho sản phẩm cũ bằng các phương thức xác định phiên bản mới.

    Tích chọn "Ghi đè thông tin các sản phẩm đã có":

    Hệ thống sẽ tìm các sản phẩm/phiên bản trùng khớp và cập nhật thông tin theo dữ liệu trong file Excel.

    Các sản phẩm/phiên bản không tìm thấy sẽ được tạo mới.

    Đây thường là lựa chọn phù hợp khi bạn muốn cập nhật hàng loạt.

    Lưu ý:
    • Nếu có cột nhưng để trống → hệ thống ghi đè bằng giá trị rỗng.
    • Nếu không có cột trong file → hệ thống giữ nguyên dữ liệu cũ.

  • Tích chọn "Đăng bán các sản phẩm tạo mới trên tất cả các kênh" nếu bạn muốn sản phẩm mới được tự động hiển thị trên các kênh bán hàng.
  • Nhấn nút "Nhập file" để bắt đầu quá trình nhập liệu.
Lưu ý:
  • Dung lượng file tối đa là 3MB.
  • Không giới hạn số lượng sản phẩm trong file (miễn là dưới 3MB).

Bước 4: Kiểm tra kết quả nhập file

  • Thông báo trực tiếp: Sau khi nhấn "Nhập file", hệ thống có thể hiển thị hộp thoại thông báo kết quả ban đầu.
  • Kiểm tra email: Hệ thống sẽ gửi kết quả xử lý chi tiết (thành công, lỗi) qua email của tài khoản đang đăng nhập. Hãy kiểm tra email để xem có lỗi nào cần sửa không.
  • Kiểm tra lịch sử xuất nhập file: Nhấn vào biểu tượng thông báo (hình cái chuông) góc trên bên phải màn hình. Hoặc truy cập mục liên quan đến "Xuất nhập file" để xem lại lịch sử và tải file kết quả chi tiết.
Lưu ý chung
  • Tên các cột trong file cần chính xác như hướng dẫn
  • Không nhập đơn vị cân nặng sai quy định (kg, g, oz, lb) để tránh lỗi.
  • Không sử dụng định dạng công thức trong ô dữ liệu.
  • Với số lượng lớn sản phẩm, bạn nên chia file thành nhiều file nhỏ để dễ xử lý.
Đóng