Tự động sinh mã SKU và mã vạch (Barcode) khi tạo sản phẩm

Tính năng Tự động sinh mã SKU trên Sapo OmniAI giúp hệ thống tự đặt mã SKU và mã vạch (Barcode) cho những phiên bản sản phẩm bạn để trống mã, theo cú pháp do cửa hàng thiết lập (Tiền tố + Số thứ tự tăng dần + Hậu tố). Mã được sinh ngay khi bạn lưu sản phẩm và ghi cùng một giá trị vào cả ô SKU lẫn ô Mã vạch.

Bạn nên sử dụng tính năng này trong các trường hợp:

Cửa hàng thời trang, giày dép, tạp hóa, mỹ phẩm... có nhiều sản phẩm/phiên bản nhưng không có hệ thống mã riêng.
Cửa hàng chuyển từ Sapo V2 lên V3, quen với việc hệ thống tự đặt mã khi tạo sản phẩm.
Cửa hàng đang phải dùng ứng dụng Sapo Automate chỉ để tự sinh mã SKU/mã vạch.

Tính năng mang lại các lợi ích:

Không phải tự nghĩ mã và gõ tay cho từng phiên bản.
Mã chạy tuần tự theo bộ đếm của cửa hàng (SP00001, SP00002, SP00003...), không nhảy lộn xộn.
Mã được sinh ngay khi lưu sản phẩm, không bị sót mã như khi dùng ứng dụng bên ngoài.
Không ghi đè mã bạn đã tự nhập.
Áp dụng đồng đều khi tạo sản phẩm trên trang quản trị, nhập file và qua Open API.
Có sẵn trong phần Cấu hình, không cần cài thêm ứng dụng.

Điều kiện tiên quyết:

Gói dịch vụ: Áp dụng cho tất cả các gói dịch vụ.
Phân quyền: Để bật/tắt và thiết lập cú pháp mã, tài khoản của bạn cần có quyền xem/sửa Cấu hình > Quản lý kho. Để sử dụng khi tạo/sửa sản phẩm, tài khoản cần quyền tạo/sửa sản phẩm hoặc nhập file sản phẩm như hiện tại. Xem hướng dẫn phân quyền nhân viên tại đây.
Cấu hình: Tích chọn Tự động sinh mã SKU tại Cấu hình > Quản lý kho. Mặc định cấu hình ở trạng thái TẮT (cửa hàng đang hoạt động và tích hợp Open API của đối tác không thay đổi hành vi nếu không chủ động bật).

Bước 1: Bật cấu hình và thiết lập cú pháp mã

Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo OmniAI, bạn chọn Cấu hình > Quản lý kho.
Tại khối Quản lý thông tin sản phẩm, bạn tích chọn ô Tự động sinh mã SKU (nằm ngay dưới 2 ô Cho phép trùng mã SKU và Cho phép trùng mã vạch (Barcode)).
- Khi di chuột vào biểu tượng thông tin ⓘ của mục Tự động sinh mã SKU, hệ thống hiển thị nội dung hướng dẫn: “Bật để hệ thống tự đặt mã SKU và mã vạch cho những phiên bản anh/chị để trống, theo cú pháp bên dưới. Ô nào anh/chị đã tự nhập mã thì hệ thống giữ nguyên, không ghi đè.”
Khi khối cú pháp mã hiển thị, bạn nhập và kiểm tra các trường thông tin theo bảng sau:

Tên trường	Ý nghĩa	Giá trị
Tự động sinh mã SKU	Bật để hệ thống tự đặt mã SKU và mã vạch cho những phiên bản để trống mã.	Tích / Không tích (mặc định: Không tích).
Tiền tố	Ký tự đứng trước phần số thứ tự (ví dụ: SP). Có thể để trống.	Tối đa 10 ký tự; chỉ gồm chữ không dấu, số và các ký tự -, _, .; mặc định trống.
Độ dài phần số	Số chữ số của phần số thứ tự; hệ thống tự đệm số 0 phía trước cho đủ độ dài.	Chọn từ 3 đến 10 (mặc định 5).
Hậu tố	Ký tự đứng sau phần số thứ tự (ví dụ: -HN). Có thể để trống.	Tối đa 10 ký tự; chỉ gồm chữ không dấu, số và các ký tự -, _, .; mặc định trống.
Mã tiếp theo sẽ là	Xem trước mã sẽ được cấp cho phiên bản kế tiếp dựa trên bộ đếm hiện tại của cửa hàng (cập nhật ngay khi bạn gõ).	Ví dụ: SP00001.

Kiểm tra dòng “Mã tiếp theo sẽ là: ...” để xem trước mã sẽ được cấp.
Nhấn Lưu. Cấu hình có hiệu lực ngay sau khi lưu.

Lưu ý:

Tiền tố và Hậu tố chỉ dùng chữ không dấu, số và các ký tự -, _, .
Mỗi lần bật/tắt cấu hình hoặc đổi cú pháp mã đều được ghi lại trong Nhật ký hoạt động, bao gồm: người thay đổi, thời điểm, tên cấu hình và giá trị trước → sau.

1. Quy tắc sinh mã tự động

Khi cấu hình Tự động sinh mã SKU đang bật, hệ thống cấp mã theo các quy tắc sau:

Hạng mục	Ý nghĩa	Quy tắc áp dụng
Cú pháp mã	Cách ghép mã	{Tiền tố}{Số thứ tự đệm 0}{Hậu tố}
Cấp sinh mã	Mã gắn với đối tượng nào	Từng phiên bản (sản phẩm không mang mã riêng).
Số thứ tự	Cách tăng số	Tăng dần theo bộ đếm chung của cửa hàng; không ghép giá trị thuộc tính (size, màu) vào mã.
Thời điểm sinh	Khi nào hệ thống cấp mã	Khi nhấn Lưu sản phẩm (không sinh khi mới mở màn hình tạo).
Giá trị ghi	Mã được điền vào đâu	Cùng một mã cho cả ô SKU và ô Mã vạch.
Ô đã có mã	Xử lý khi bạn đã nhập mã	Giữ nguyên, không ghi đè.
Kiểm tra trùng	Quy tắc chống trùng mã	Theo quy tắc hiện tại của cấu hình Cho phép trùng mã SKU / Cho phép trùng mã vạch (Barcode).

2. Ví dụ minh họa cú pháp mã

Ví dụ 1: Cấu hình Tiền tố = SP, Độ dài phần số = 5, Hậu tố để trống. Bạn lần lượt tạo:
- Áo thun (không có thuộc tính, 1 phiên bản mặc định) → SP00001.
- Quần jean có 3 phiên bản Size S, M, L → SP00002, SP00003, SP00004.
- Váy có 2 phiên bản Size S/Màu Đen, Size S/Màu Trắng → SP00005, SP00006.
Ví dụ cú pháp khác:
- Tiền tố trống, Độ dài phần số = 6, Hậu tố trống → 000001, 000002...
- Tiền tố = AT, Độ dài phần số = 4, Hậu tố = -HN → AT0001-HN, AT0002-HN...

Bước 2: Tạo hoặc sửa sản phẩm trên trang quản trị

Truy cập màn hình Tạo sản phẩm (hoặc mở sản phẩm cần sửa). Xem hướng dẫn thêm mới sản phẩm tại đây.
Nhập thông tin sản phẩm như bình thường. Bạn để trống ô Mã SKU ở những phiên bản muốn hệ thống tự đặt mã. Nếu muốn dùng mã riêng, bạn cứ nhập tay – hệ thống giữ nguyên mã đó.
Nhấn Lưu. Hệ thống sinh mã cho từng phiên bản đang trống và điền cùng một giá trị vào cả ô SKU và ô Mã vạch.

Cách hệ thống xử lý theo từng trường hợp thao tác:

Sản phẩm không khai báo thuộc tính (1 phiên bản mặc định): Sinh 1 mã.
Sản phẩm có nhiều phiên bản: Mỗi phiên bản trống mã nhận một số liên tiếp.
Bạn nhập tay mã cho một vài phiên bản: Giữ nguyên mã bạn nhập, chỉ sinh mã cho phiên bản còn trống.
Thêm phiên bản vào sản phẩm đã có: Phiên bản mới lấy số tiếp theo của bộ đếm cửa hàng (không nối tiếp theo mã của các phiên bản cùng sản phẩm).
Mở sản phẩm cũ đang trống mã ra sửa và lưu: Hệ thống sinh mã cho các phiên bản đang trống.
Nhân bản sản phẩm: Mã của bản sao được xóa trắng, hệ thống sinh mã mới cho từng phiên bản.
Tạo nhanh sản phẩm trong màn hình Tạo đơn hàng: Sinh mã như khi tạo sản phẩm thường, không hỏi thêm.

Lưu ý:

Mã chỉ được sinh khi bạn nhấn Lưu, không sinh khi vừa mở màn hình tạo sản phẩm. Vì vậy mã bạn thấy sau khi lưu có thể khác dòng xem trước nếu trong lúc đó có người khác cũng tạo sản phẩm.

Bước 3: Nhập file sản phẩm

Bạn thực hiện nhập file sản phẩm như bình thường. Xem hướng dẫn nhập sản phẩm bằng file Excel tại đây.
Khi cấu hình Tự động sinh mã SKU đang bật, hệ thống xử lý:
- Dòng có cột SKU trống: Sinh mã cho dòng đó (ghi vào cả SKU và Mã vạch).
- Dòng có SKU nhưng cột mã vạch trống: Giữ nguyên SKU, gán Mã vạch = SKU.
- File có nhiều dòng phiên bản thuộc cùng một sản phẩm, hoặc file vài nghìn dòng: Sinh mã tự động cho từng phiên bản.

Bước 4: Tạo hoặc sửa sản phẩm qua Open API (dành cho đối tác tích hợp)

Đối với các tích hợp qua Open API (tại các endpoint POST /admin/products.json, PUT /admin/products/{id}.json, POST /admin/products/{id}/variants.json, PUT /admin/variants/{id}.json, POST /admin/variants/set.json), hệ thống xử lý như sau:

Gửi yêu cầu tạo sản phẩm/phiên bản không kèm sku: Hệ thống sinh mã và trả mã đã sinh trong response (không có thay đổi phá vỡ tương thích – request trước trả 201 thì sau vẫn trả 201). Nếu đối tác dùng SKU để đối chiếu với hệ thống khác (ERP, WMS, kế toán) thì cần ghi nhận lại mã này.
Gửi kèm sku: Hệ thống giữ nguyên mã đối tác gửi.
Cập nhật sản phẩm cũ đang trống mã: Hệ thống tự sinh mã.
Muốn giữ nguyên hành vi cũ khi cửa hàng đã bật cấu hình: Luôn gửi sku trong payload.

Bước 5: Tắt tính năng tự động sinh mã SKU

Tại màn hình Cấu hình > Quản lý kho, bạn bỏ tích ô Tự động sinh mã SKU và nhấn Lưu. Các giá trị Tiền tố, Độ dài phần số, Hậu tố vẫn được giữ lại để lần sau bật lại không phải nhập lại.
Sau khi tắt, phiên bản để trống mã vẫn được lưu bình thường với mã trống như trước đây (trường Mã SKU vẫn không bắt buộc nhập).

Lưu ý:

Tính năng Tự động sinh mã SKU không áp dụng cho các trường hợp sau:
- Sinh mã hàng loạt cho sản phẩm cũ đang trống mã: Để xử lý tạm thời, bạn có thể xuất file sản phẩm (xem hướng dẫn xuất file sản phẩm tại đây), điền mã bằng Excel rồi nhập lại; hoặc mở từng sản phẩm ra sửa và nhấn Lưu khi cấu hình đang bật.
- Sản phẩm đồng bộ từ sàn TMĐT (luôn có sẵn SKU).
- Mã ghép giá trị thuộc tính (ví dụ: SP001-S-DEN) và quy tắc mã nâng cao theo ngành hàng, nhà cung cấp, điều kiện: bạn sử dụng ứng dụng Sapo Automate (xem tổng quan về Sapo Automate tại đây).
- Thiết kế và in tem mã vạch (xem hướng dẫn in tem mã vạch tại đây).
- Dọn dữ liệu mã đang bị trùng sẵn có.

Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình cấu hình và sử dụng tính năng tự động sinh mã SKU, nếu gặp thông báo lỗi, bạn tra cứu nguyên nhân và cách xử lý theo bảng dưới đây:

Mã lỗi	Khi nào xảy ra	Thông báo hiển thị	Cách xử lý
ER-GEN-01	Hệ thống thử sinh mã 10 lần nhưng mã sinh ra vẫn trùng với mã đã tồn tại.	“Chưa cấp được mã tự động cho sản phẩm. Anh/chị kiểm tra lại cú pháp mã trong Cấu hình > Quản lý kho, hoặc nhập mã thủ công.”	Đổi Tiền tố/Hậu tố hoặc Độ dài phần số để tránh trùng với mã đang có, hoặc nhập mã thủ công cho phiên bản.
ER-GEN-02	Lưu cấu hình với Tiền tố/Hậu tố chứa ký tự không hợp lệ (có dấu, khoảng trắng, ký tự đặc biệt).	“Tiền tố và hậu tố chỉ dùng chữ không dấu, số và các ký tự - _ .”	Sửa lại Tiền tố/Hậu tố chỉ gồm chữ không dấu, số và các ký tự -, _, . rồi lưu lại.
ER-GEN-03	Hệ thống tạm thời không cấp được số do lỗi hạ tầng.	“Chưa cấp được mã tự động, anh/chị vui lòng thử lại.”	Thử lưu lại sau ít phút. Sản phẩm sẽ không được lưu với mã trống trong trường hợp này. Nếu vẫn lỗi, bạn liên hệ bộ phận hỗ trợ của Sapo.

Trợ lý Sapo