Cập nhật/ chỉnh sửa tồn kho hàng loạt bằng file Excel trên Sapo OmniAI

Để quản lý kho hiệu quả, việc cập nhật số lượng tồn kho và vị trí sản phẩm cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Sapo OmniAI cho phép bạn sử dụng file Excel để cập nhật hàng loạt các thông tin này, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và hạn chế sai sót so với việc chỉnh sửa thủ công từng sản phẩm.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền truy cập Xem sản phẩm, Sửa sản phẩm. Xem tồn kho sản phẩm, Khởi tạo và sửa tồn kho sản phẩm
Xem hướng dẫn phân quyền tại đây

Cách 1: Nhập file trên giao diện Danh sách sản phẩm.

Bước 1: Truy cập danh sách sản phẩm

Trên trang quản trị Sapo, nhấn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm

Bước 2: Xuất file danh sách sản phẩm

Trên màn Danh sách sản phẩm nhấn Xuất file (góc phải màn hình)
Hộp thoại Xuất file danh sách sản phẩm, bạn chọn Hình thức và Chọn dữ liệu sản phẩm cần xuất

Mẹo:

Nhấn Tùy chọn trường hiển thị để thu hẹp thông tin cần xuất
Nhấn Xuất file, hệ thống sẽ gửi thông báo xuất file về tài khoản email mà bạn,

Bước 3: Lấy file sản phẩm

Có 2 cách để bạn lấy file sản phẩm đã xuất:

Bạn kiểm tra email và nhấn vào được link trên mail để tải file
Nhấn vào biểu tượng “cái chuông” (góc trên, bên phải màn hình) > Click vào dòng thông báo “Xuất file danh sách sản phẩm” > nhấn vào đường link trên thông báo để tải file.

Bước 4: Nhập thông tin tồn kho vào file

Trên file excel sản phẩm tải về, bạn chỉnh sửa thông tin vào cột “[Tên chi nhánh]_Tồn kho”

Mẹo:

Nếu các cột trên file của bạn quá nhiều bạn có thể ẩn các cột bằng cách nhấn chọn các cột đó > Click chuột phải > chọn Hide để ẩn.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin bạn Lưu file

Bước 5: Nhập file lên phần mềm.

Trên trang quản trị Sapo, nhấn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm
Nhấn Nhập file để mở hộp thoại Nhập file danh sách sản phẩm
Nhấn vào dòng “Kéo thả file vào đây hoặc tải lên từ thiết bị” để tải file bạn đã chỉnh sửa
Tích chọn “ Ghi đè thông tin các sản phẩm trùng đường dẫn/ alias”. (Bắt buộc)
Nhấn Nhập file để hoàn tất

Sau khi nhập file thành công hệ thống sẽ tiến hành cập nhật lại số lượng tồn kho mà bạn đã chỉnh sửa trên file.

Cách 2: Cập nhật tồn kho & vị trí lưu kho qua màn Quản lý tồn kho

Đây là phương pháp nhanh và chuyên dụng hơn, cho phép bạn cập nhật riêng biệt Tồn kho hoặc Vị trí lưu kho mà không cần xử lý file dữ liệu sản phẩm quá lớn.

Lưu ý:

Phiên bản sản phẩm phải có mã SKU thì mới dùng được cách này.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Để có danh sách SKU, tên sản phẩm hoặc thông tin tồn kho điền vào file mẫu, bạn nên xuất file danh sách sản phẩm từ hệ thống trước.
Xem thêm hướng dẫn xuất file sản phẩm tại đây.

Bước 2: Truy cập trang Tồn kho và mở trình nhập file

Trên thanh menu bên trái trang quản trị phần mềm, bạn vào mục Quản lý kho > Tồn kho.
Trong màn Quản lý kho bạn nhấn nút Nhập file ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 3: Tải file mẫu

Trên cửa sổ Nhập file cập nhật tồn kho sản phẩm, bạn nhấn chọn vào dòng "Tải file dữ liệu mẫu".

Bước 4: Điền thông tin vào file mẫu

Mở file mẫu bạn vừa tải về và điền thông tin theo yêu cầu.
Mã SKU là thông tin bắt buộc để hệ thống nhận diện sản phẩm.

Tên cột	Bắt buộc	Mô tả
Tên phiên bản sản phẩm	Không	Tên đầy đủ của sản phẩm hoặc phiên bản sản phẩm để người dùng dễ nhận biết và đối chiếu.
SKU*	Có	Mã định danh duy nhất (Stock Keeping Unit) của từng phiên bản sản phẩm. Đây là trường thông tin quan trọng nhất để hệ thống xác định đúng sản phẩm cần cập nhật.
Mã Lô	Tùy chọn	Mã lô sản xuất của sản phẩm. Cần thiết nếu bạn quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng. Đây là trường bắt buộc nếu sản phẩm có quản lý lô.
Ngày sản xuất	Tùy chọn	Ngày sản phẩm được sản xuất, thường đi kèm với quản lý theo lô. Định dạng ngày tháng là DD/MM/YYYY.
Hạn sử dụng	Tùy chọn	Ngày hết hạn của sản phẩm, thường đi kèm với quản lý theo lô. Định dạng ngày tháng là DD/MM/YYYY.
Tồn kho (thuộc Chi nhánh 1, 2...)	Không	Số lượng tồn kho hiện tại của sản phẩm tại chi nhánh tương ứng. Tên cột (Chi nhánh 1, Chi nhánh 2) cần được đặt theo đúng tên chi nhánh trên hệ thống của bạn.
Vị trí lưu kho (thuộc Chi nhánh 1, 2...)	Không	Mã vị trí của sản phẩm trong kho của chi nhánh tương ứng (ví dụ: A-K6). Giúp nhân viên xác định vị trí lấy hàng nhanh chóng và chính xác. Xem thêm hướng dẫn sử dụng tính năng vị trí lưu kho tại đây.

Lưu ý:

Với cả hai file, nếu bạn có nhiều chi nhánh, hãy tạo thêm các cột tương ứng với tên chi nhánh đó.
Các dòng để trống thông tin cập nhật sẽ được bỏ qua.

Bước 5: Nhập file đã chỉnh sửa lên Sapo

Trên trang quản trị Sapo, nhấn Quản lý kho > Tồn kho.
Trong màn Quản lý kho bạn nhấn Nhập file để mở hộp thoại Nhập file danh sách sản phẩm.
Trên cửa sổ, Nhập file cập nhật tồn kho sản phẩm nhấn vào dòng “tải lên từ thiết bị” để tải file bạn đã chỉnh sửa.
Nhấn Nhập file để hoàn tất.
Sau khi nhập file thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật Tồn kho, Vị trí lưu kho cho các sản phẩm có SKU tương ứng trong file.