Sử dụng tính năng vị trí lưu kho trên Sapo OmniAI

Tính năng Vị trí lưu kho trên Sapo OmniAI cho phép bạn mã hóa và quản lý vị trí chính xác của từng sản phẩm trong kho hàng. Hãy hình dung đây là một "địa chỉ nhà" của sản phẩm, giúp nhân viên có thể xác định ngay sản phẩm đang nằm ở khu vực, dãy, kệ, và ô nào.

Việc thiết lập thông tin này một cách khoa học sẽ mang lại nhiều lợi ích trong vận hành:

Giảm đáng kể thời gian tìm kiếm khi nhặt hàng và sắp xếp hàng hóa vào kho.
Hạn chế tối đa việc lấy nhầm hoặc cất sai sản phẩm, đặc biệt với các mặt hàng có mẫu mã tương tự.
Giúp việc kiểm kê, đối chiếu số lượng tồn kho thực tế trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Điều kiện sử dụng:

Tài khoản cần được cấp quyền "Khởi tạo & sửa tồn kho sản phẩm".
Cửa hàng của bạn cần đang sử dụng gói dịch vụ có tính năng "Quản lý đơn hàng nâng cao".

1. Quy tắc đặt tên Vị trí lưu kho

Để hệ thống có thể hiểu và sắp xếp các vị trí một cách logic, bạn cần tuân thủ quy tắc đặt tên sau. Quy tắc này mô phỏng cấu trúc của một nhà kho thực tế từ lớn đến nhỏ: KHU VỰC > DÃY > KỆ > Ô/TẦNG.

Bắt buộc bắt đầu bằng một chữ cái (A–Z): Đại diện cho Khu vực (Zone) lớn trong kho (ví dụ: A là khu hàng dễ vỡ).
Phân cách các cấp bằng dấu gạch ngang "-": Đây là ký tự duy nhất được dùng để ngăn cách giữa các cấp vị trí.
Mỗi cấp (Dãy, Kệ, Ô...) bao gồm 1 chữ cái (A-Z) và số tùy ý: Giúp định danh chi tiết hơn (ví dụ: K10 nghĩa là Kệ số 10).
Giới hạn ký tự: Tên vị trí không được vượt quá 255 ký tự.

Ví dụ:

Ví dụ đầy đủ: Mã vị trí: A-D10-K456

A: Sản phẩm nằm ở Khu A.
D10: Trong Khu A, tìm đến Dãy D, Kệ số 10.
K456: Trên Kệ 10, sản phẩm nằm ở Ô/Vị trí K456.

Các ví dụ hợp lệ khác:

A-K456 (Sản phẩm ở Khu A, vị trí K456 - áp dụng cho kho nhỏ không chia dãy).
B-C05-T3 (Sản phẩm ở Khu B, Dãy C05, Tầng 3).
C (Chỉ định sản phẩm thuộc Khu C, chưa có vị trí chi tiết).

2. Các bước thiết lập sử dụng vị trí lưu kho

Bạn có thể thiết lập vị trí lưu kho theo hai cách: thiết lập thủ công cho từng sản phẩm hoặc cập nhật hàng loạt qua file Excel.

2.1. Thiết lập thủ công cho từng sản phẩm/phiên bản

Thao tác này được thực hiện trực tiếp trên trang chi tiết sản phẩm, áp dụng cho cả việc tạo mới hay chỉnh sửa sản phẩm/phiên bản.

Truy cập trang chi tiết sản phẩm (Sản phẩm > Danh sách sản phẩm > Chọn một sản phẩm).
Đối với sản phẩm không có phiên bản, bạn sẽ thấy ngay danh sách các chi nhánh.
Di chuyển đến mục Thông tin kho.
Bấm chọn vào dòng chữ "Vị trí lưu kho" của chi nhánh tương ứng hoặc bấm biểu tượng chiếc bút ✏️ (nếu đã có vị trí lưu kho từ trước).
Nhập mã vị trí mới theo đúng Quy tắc đặt tên đã nêu ở mục 1.
Bấm Lưu để lưu lại vị trí, sau đó bấm Lưu để lưu toàn bộ thay đổi cho sản phẩm.

Xem thêm hướng dẫn thêm mới sản phẩm tại đây.

Đối với sản phẩm có phiên bản, tại mục Phiên bản, bạn cần bấm chọn vào từng phiên bản để thực hiện thao tác chỉnh sửa.

Trong màn chi tiết phiên bản sản phẩm, bạn di chuyển đến mục Thông tin kho.
Bấm chọn vào dòng chữ "Vị trí lưu kho" của chi nhánh tương ứng hoặc bấm biểu tượng chiếc bút ✏️ (nếu đã có vị trí lưu kho từ trước).
Nhập mã vị trí mới theo đúng Quy tắc đặt tên đã nêu ở mục 1.
Bấm Lưu để lưu lại vị trí, sau đó bấm Lưu để lưu toàn bộ thay đổi cho sản phẩm.

Xem thêm hướng dẫn chỉnh sửa sản phẩm có nhiều phiên bản tại đây.

2.2. Cập nhật vị trí lưu kho cho hàng loạt sản phẩm qua file Excel

Lưu ý:

Phiên bản sản phẩm phải có mã SKU thì mới dùng được cách này.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Để có danh sách SKU, tên sản phẩm hoặc thông tin tồn kho điền vào file mẫu, bạn nên xuất file danh sách sản phẩm từ hệ thống trước.
Xem thêm hướng dẫn xuất file sản phẩm tại đây.

Bước 2: Truy cập trang Tồn kho và mở trình nhập file

Trên thanh menu bên trái trang quản trị phần mềm, bạn vào mục Quản lý kho > Tồn kho.
Trong màn Quản lý kho bạn nhấn nút Nhập file ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 3: Tải file mẫu

Trên cửa sổ Nhập file cập nhật tồn kho sản phẩm, bạn nhấn chọn vào dòng "Tải file dữ liệu mẫu".

Bước 4: Điền thông tin vào file mẫu

Mở file mẫu bạn vừa tải về và điền thông tin theo yêu cầu. Mã SKU là thông tin bắt buộc để hệ thống nhận diện sản phẩm.

Tên cột	Bắt buộc	Mô tả
Tên phiên bản sản phẩm	Không	Tên đầy đủ của sản phẩm hoặc phiên bản sản phẩm để người dùng dễ nhận biết và đối chiếu.
SKU*	Có	Mã định danh duy nhất (Stock Keeping Unit) của từng phiên bản sản phẩm. Đây là trường thông tin quan trọng nhất để hệ thống xác định đúng sản phẩm cần cập nhật.
Mã lô	Tùy chọn	Mã lô sản xuất của sản phẩm. Cần thiết nếu bạn quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng. Đây là trường bắt buộc nếu sản phẩm có quản lý lô.
Ngày sản xuất	Tùy chọn	Ngày sản phẩm được sản xuất, thường đi kèm với quản lý theo lô. Định dạng ngày tháng là DD/MM/YYYY.
Hạn sử dụng	Tùy chọn	Ngày hết hạn của sản phẩm, thường đi kèm với quản lý theo lô. Định dạng ngày tháng là DD/MM/YYYY.
Tồn kho (thuộc Chi nhánh 1, 2...)	Không	Số lượng tồn kho hiện tại của sản phẩm tại chi nhánh tương ứng. Tên cột (Chi nhánh 1, Chi nhánh 2) cần được đặt theo đúng tên chi nhánh trên hệ thống của bạn.
Vị trí lưu kho (thuộc Chi nhánh 1, 2...)	Không	Mã vị trí của sản phẩm trong kho của chi nhánh tương ứng (ví dụ: A-K6). Giúp nhân viên xác định vị trí lấy hàng nhanh chóng và chính xác.

Lưu ý:

Với cả hai file, nếu bạn có nhiều chi nhánh, hãy tạo thêm các cột tương ứng với tên chi nhánh đó.
Các dòng để trống thông tin cập nhật sẽ được bỏ qua.

Bước 5: Nhập file đã chỉnh sửa lên Sapo

Trên trang quản trị Sapo, nhấn Quản lý kho > Tồn kho.
Trong màn Quản lý kho bạn nhấn Nhập file để mở hộp thoại Nhập file danh sách sản phẩm.
Trên cửa sổ, Nhập file cập nhật tồn kho sản phẩm nhấn vào dòng “tải lên từ thiết bị” để tải file bạn đã chỉnh sửa.
Nhấn Nhập file để hoàn tất.
Sau khi nhập file thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật Tồn kho, Vị trí lưu kho cho các sản phẩm có SKU tương ứng trong file.

Lưu ý:

Mỗi phiên bản sản phẩm chỉ có một vị trí lưu kho tại một chi nhánh.
Khi nhập file, hệ thống sẽ bỏ qua và không cập nhật những dòng có vị trí lưu kho để trống hoặc nhập sai quy tắc, các giá trị cũ sẽ được giữ nguyên.
Sản phẩm không bắt buộc phải quản lý số lượng tồn kho vẫn có thể thiết lập vị trí lưu kho, chỉ cần sản phẩm đó được quản lý tại chi nhánh.
Sản phẩm quản lý theo lô/hạn sử dụng vẫn có thể nhập vị trí lưu kho như sản phẩm thường.
Tính năng này không hỗ trợ cho sản phẩm combo và sản phẩm đóng gói.