Tạo vị trí lưu kho và gán vị trí lưu kho cho sản phẩm trên Sapo OmniAI

Tính năng Vị trí lưu kho trên Sapo OmniAI cho phép bạn mã hóa và quản lý vị trí chính xác của từng sản phẩm trong kho hàng. Hãy hình dung đây là một "địa chỉ nhà" của sản phẩm, giúp nhân viên có thể xác định ngay sản phẩm đang nằm ở khu vực, dãy, kệ, và ô nào.

Việc thiết lập thông tin này một cách khoa học sẽ mang lại nhiều lợi ích trong vận hành:

• Giảm đáng kể thời gian tìm kiếm khi nhặt hàng và sắp xếp hàng hóa vào kho.
• Hạn chế tối đa việc lấy nhầm hoặc cất sai sản phẩm, đặc biệt với các mặt hàng có mẫu mã tương tự.
• Giúp việc kiểm kê, đối chiếu số lượng tồn kho thực tế trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

1. Các bước tạo vị trí lưu kho

Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức khởi tạo vị trí tùy theo mô hình vận hành của cửa hàng:

Cách 1: Tạo vị trí lưu kho lẻ

Áp dụng cho các cửa hàng không cần quản lý kho theo sơ đồ, vận hành cơ bản.

Bước 1: Truy cập tính năng Vị trí lưu kho

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm > chọn một sản phẩm cần thiết lập vị trí lưu kho và bấm xem chi tiết.
• Lướt xuống khối Thông tin kho hoặc chọn phiên bản sản phẩm rồi xem Thông tin kho của phiên bản, ở mục các Kho (Chi nhánh) lưu trữ, bạn chọn Vị trí lưu kho.

Bước 2: Mở biểu mẫu thêm vị trí lẻ

• Tại màn hình Chọn vị trí lưu kho tại Kho A, bạn nhấp chọn nút Thêm vị trí lưu kho lẻ.

Bước 3: Nhập thông tin và hoàn tất

• Bạn nhập tên vị trí lưu kho theo quy tắc của cửa hàng, sau đó nhấn Lưu. Sau khi lưu, vị trí mới sẽ hiển thị trong danh sách quản lý.
• Quy tắc đặt tên vị trí lẻ: Để hệ thống có thể hiểu và sắp xếp các vị trí một cách logic, bạn cần tuân thủ quy tắc đặt tên mô phỏng cấu trúc: KHU VỰC > DÃY > KỆ > Ô/TẦNG.

• • Bắt buộc bắt đầu bằng một chữ cái (A–Z): Đại diện cho Khu vực (Zone) lớn trong kho.
  • Phân cách các cấp bằng dấu gạch ngang "-": Đây là ký tự duy nhất được dùng để ngăn cách giữa các cấp vị trí.
  • Mỗi cấp (Dãy, Kệ, Ô...) bao gồm 1 chữ cái (A-Z) và số tùy ý (ví dụ: K10 nghĩa là Kệ số 10).
  • Giới hạn ký tự: Tên vị trí không được vượt quá 255 ký tự.

Cách 2: Tạo sơ đồ kho và sinh vị trí từ sơ đồ

Dành cho các cửa hàng có kho lớn, quản lý chuyên nghiệp và nhặt hàng theo sơ đồ.

Bước 1: Truy cập tính năng Vị trí lưu kho

• Thực hiện tương tự như Cách 1 để vào màn hình Chọn vị trí lưu kho. Tại đây, bạn nhấp chọn nút Vị trí theo sơ đồ kho.

Bước 2: Chọn chi nhánh áp dụng

• Ở góc trên cùng bên trái màn danh sách, cạnh tên “Vị trí lưu kho”, bạn lựa chọn chi nhánh cần thiết lập sơ đồ kho.

Bước 3: Cài đặt thông số các cấp

Bạn nhấn nút Cấu hình sơ đồ kho. Tại trang Khởi tạo sơ đồ – vị trí kho, chọn Chi nhánh cần thiết lập và điền các thông số:

• Tên cấp: Nhập tên định danh cấp (mặc định gợi ý: Kho, Dãy, Kệ, Tầng, Hộc).
• Tiền tố của cấp: Nhập ký tự viết tắt tiền tố đại diện cho cấp (Ví dụ: Dãy là D, Kệ là K, Tầng là T, Hộc là H).
• Giá trị:
  • Đối với cấp 1 (Kho): Nhập 1 chữ cái từ A-Z, sau đó nhấn Enter.
  • Đối với các cấp tiếp theo (Dãy, Kệ, Tầng, Hộc): Nhập Số lượng cụ thể cho từng cấp tương ứng.
    

Bước 4: Xem trước sơ đồ và danh sách vị trí

• Nhấp chọn Xem trước sơ đồ và danh sách vị trí. Bạn có thể kiểm tra qua tab Sơ đồ và tab Danh sách:
  • Tab Sơ đồ: Hiển thị tổng quan cấu trúc phân cấp sinh ra (Ví dụ: Khu A > 3 Dãy > 12 Kệ > 24 Tầng > 48 Hộc).
  • Tab Danh sách: Hiển thị chi tiết bảng danh sách chứa các mã vị trí cụ thể được tự động tạo theo công thức ghép tiền tố (Ví dụ: A-D01-K01-T01-H01, A-D01-K01-T01-H02).
• Quy tắc sinh mã vị trí tự động: Hệ thống tự động ghép giá trị/tiền tố các cấp lại với nhau và phân cách bằng dấu gạch nối (-).

• • Công thức: [Giá trị Kho]-[Tiền tố Dãy][Số Dãy]-[Tiền tố Kệ][Số Kệ]-[Tiền tố Tầng][Số Tầng]-[Tiền tố Hộc][Số Hộc]
  • Ví dụ: Kho A, Dãy D (3), Kệ K (4), Tầng T (2), Hộc H (2) → Mã vị trí: A-D01-K01-T01-H01, A-D01-K01-T01-H02...

Bước 5: Hoàn tất tạo sơ đồ kho

• Kiểm tra kỹ và nhấp nút Tạo sơ đồ vị trí lưu kho. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công.

Bước 6: Tùy chỉnh chi tiết trên Cây sơ đồ kho

• Tại giao diện Cấu hình sơ đồ kho, bạn có thể Mở rộng / Thu gọn, Thêm vị trí con hoặc Xóa vị trí trong sơ đồ.

2. Các bước gán vị trí lưu kho cho sản phẩm

Cách 1: Gán vị trí lưu kho thủ công

• Truy cập chi tiết sản phẩm > Thông tin kho > Vị trí lưu kho.
• Chọn vị trí phù hợp trong danh sách vị trí lưu kho đã có hoặc thêm vị trí lưu kho lẻ hoặc theo sơ đồ nếu cần

Cách 2: Gán vị trí hàng loạt bằng file Excel

• Bước 1: Truy cập tính năng Nhập file tồn kho

  Trên menu bên trái, chọn Quản lý kho > Tồn kho. Nhấp chọn nút Nhập file.

• Bước 2: Tải file mẫu dữ liệu

  Nhấp chọn đường dẫn Tải file dữ liệu mẫu để tải file Excel về máy tính.

• Bước 3: Nhập dữ liệu vào file Excel

  Mở file và điền các cột: SKU*, Tồn kho và quan trọng nhất là cột Vị trí lưu kho (Điền mã vị trí như A-K6, A-K5...). Nhấn Lưu file.

• Bước 4: Tải file lên hệ thống

  Kéo thả file Excel vào khung tải file và nhấp chọn nút Nhập file. Hệ thống sẽ xử lý và thông báo kết quả.