Chủ động thiết lập quy tắc xuất kho theo lô giúp bạn kiểm soát hoàn toàn thứ tự xuất hàng, tối ưu luân chuyển kho và giảm rủi ro hàng quá hạn. Tính năng này linh hoạt cho phép bạn chọn FEFO hoặc ưu tiên lô cụ thể, nâng cao hiệu quả quản lý kho và tuân thủ hạn sử dụng.

Điều kiện tiên quyết

• Quyền tài khoản: Tài khoản được phân quyền Cấu hình chung tại Cấu hình > Quản lý nhân viên. Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.

Bước 1: Trên trang quản trị phần mềm, tại thanh menu bên trái kéo xuống dưới chọn Cấu hình > Cấu hình chung 

Bước 2: Trên màn hình Cấu hình chung, kéo xuống mục Cấu hình quản lý kho và thực hiện Cài đặt phương thức chọn lô để xuất kho khi bán hàng, chuyển kho, trả hàng nhập 

Bước 3: Tích chọn vào mục chọn lô mà bạn mong muốn

• Chọn lô thủ công: Cửa hàng cần chọn lô thủ công khi xuất kho bán hàng, chuyển kho, trả hàng nhập

• Chọn lô tự động: Hệ thống tự động chọn lô xuất kho theo quy tắc FEFO (gần hết hạn trước xuất trước) khi xuất kho bán hàng, chuyển kho, trả hàng nhập.

Quy tắc FEFO (gần hết hạn trước xuất trước)

• Sắp xếp thứ tự ưu tiên chọn lô như sau:

• Ưu tiên 1: lô còn hạn và có ngày hết hạn gần nhất, nếu có nhiều lô thoả mãn ưu tiên này ngang nhau thì chọn lô có NSX xa nhất, nếu lô không có NSX thì chọn lô có ngày tạo xa nhất.

• Ưu tiên 2: lô còn hạn và không có ngày hết hạn, nếu có nhiều lô không có ngày hết hạn thì chọn lô có NSX xa nhất, nếu lô không có NSX thì chọn lô có ngày tạo xa nhất

• Ưu tiên 3: lô hết hạn và sắp xếp thứ tự theo lô cách ngày hết hạn gần nhất, nếu có nhiều lô thoả mãn thì chọn lô có NSX gần nhất, nếu lô không có NSX thì chọn lô có ngày tạo gần nhất.

• Quy tắc chọn: 

• Trường hợp 1: Sản phẩm có quản lý số lượng tồn kho: 

• Chọn lần lượt theo thứ tự sắp xếp ưu tiên như trên 

• Nếu lô hết tồn kho thì chọn đến lô ưu tiên tiếp theo cho đến khi đủ số lượng cần bán. 

• Khi đã chọn số lượng ở các lô thường hết thì số lượng còn thiếu còn lại sẽ chọn trừ hết về lô mặc định.

• Trường hợp 2: Sản phẩm không quản lý số lượng tồn kho sẽ luôn chọn duy nhất 1 lô là lô có ưu tiên cao nhất, theo quy tắc "lô có ưu tiên cao nhất" chính là lô hàng được chọn làm Ưu tiên 1.

• Ví dụ: Sản phẩm Sữa tươi không đường (Quản lý theo lô - HSD)

Chi tiết lô hàng trong kho:

Mã Lô	Mặc định	Hạn sử dụng	Ngày sản xuất	Tồn kho
LA	Có	15/02/2025	15/08/2024	100 hộp
LB	Không	01/02/2025	20/08/2024	50 hộp
LC	Không	15/02/2025	10/08/2024	70 hộp
LD	Không	Không có	25/08/2024	30 hộp
LE	Không	01/01/2025 (Hết hạn)	01/07/2024	20 hộp
LF	Không	10/01/2025 (Hết hạn)	15/07/2024	40 hộp

• Tình huống 1: Sản phẩm có quản lý số lượng tồn kho.

  • Khách hàng mua 120 hộp sữa

  • Hệ thống sẽ chọn lô theo thứ tự ưu tiên:

    • Ưu tiên 1 - Lô còn hạn và HSD gần nhất: Lô B (HSD 01/02/2025) là lô có HSD gần nhất trong các lô còn hạn. => Chọn Lô B (50 hộp). Còn lại cần xuất: 120 - 50 = 70 hộp

    • Ưu tiên 1 (Tiếp tục): 

      • Lô còn hạn và HSD gần nhất: Lô A (HSD 15/02/2025) và Lô C (HSD 15/02/2025) có cùng HSD.

      • So sánh NSX: Lô A (NSX 15/08/2024) xa hơn lô C (NSX 10/08/2024). => Chọn Lô A (70 hộp). Đã đủ số lượng: 50 + 70 = 120 hộp

  • Kết quả: Hệ thống sẽ xuất kho 50 hộp từ Lô B và 70 hộp từ Lô A.

• Tình huống 2: Sản phẩm có quản lý số lượng tồn kho (Số lượng đặt lớn hơn tồn kho ưu tiên 1)

  • Khách hàng đặt mua 250 hộp sữa. 

  • Hệ thống sẽ chọn lô theo thứ tự ưu tiên:

    • Ưu tiên 1: Lô còn hạn và HSD gần nhất: Lô B (HSD 01/02/2025) => Chọn Lô B (50 hộp). (Còn lại cần xuất: 250 - 50 = 200 hộp)

    • Ưu tiên 1 (Tiếp tục): Lô còn hạn và HSD gần nhất : Lô A (HSD 15/02/2025) và lô C (HSD 15/02/2025) => Chọn Lô A (100 hộp - Xuất hết tồn kho Lô A). (Còn lại cần xuất: 200 - 100 = 100 hộp)

    • Ưu tiên 1 (Tiếp tục): Lô còn hạn và HSD gần nhất: Lô C (HSD 15/02/2025) => Chọn Lô C (70 hộp - Xuất hết tồn kho Lô C). (Còn lại cần xuất: 100 - 70 = 30 hộp)

    • Ưu tiên 2: Lô còn hạn và KHÔNG có HSD : Lô D (Không HSD) => Chọn Lô D (30 hộp). (Đã đủ số lượng: 50 + 100 + 70 + 30 = 250 hộp)

  • Kết quả: Hệ thống sẽ xuất kho 50 hộp Lô B, 100 hộp Lô A, 70 hộp Lô C, 30 hộp Lô D.

• Tình huống 3: Sản phẩm có quản lý số lượng tồn kho (Không đủ hàng ở các lô ưu tiên, dùng lô Mặc định)

  • Khách hàng đặt mua 300 hộp sữa.

  • Hệ thống chọn theo các bước như Tình huống 2, nhưng sau khi xuất hết Lô D (30 hộp), vẫn còn thiếu hàng (300 - 250 = 50 hộp).

    • Lô Mặc định (Lô A): Vì Lô A được đánh dấu là lô mặc định, hệ thống sẽ chọn Lô A để xuất tiếp 50 hộp còn lại (mặc dù Lô A đã được xuất một phần ở bước 2).

  • Kết quả: Hệ thống sẽ xuất kho 50 hộp Lô B, 100 hộp Lô A, 70 hộp Lô C, 30 hộp Lô D, và thêm 50 hộp từ Lô A (tổng cộng 150 hộp từ Lô A).

• Tình huống 4: Không còn lô còn hạn, chọn lô hết hạn (Ưu tiên 3)

  • Giả sử các Lô A, B, C, D đã hết hàng hoặc bị loại bỏ khỏi lựa chọn. Trong kho chỉ còn Lô E và Lô F (đã hết hạn).

  • Khách hàng đặt mua 50 hộp sữa (có quản lý tồn kho).

    • Ưu tiên 3: Lô hết hạn và HSD gần nhất : Lô F (Hết hạn 10/01/2025) hết hạn gần hơn Lô E (Hết hạn 01/01/2025). => Chọn Lô F (40 hộp). (Còn lại cần xuất: 50 - 40 = 10 hộp)

    • Ưu tiên 3 (Tiếp tục): Lô hết hạn và HSD gần nhất: Lô E (Hết hạn 01/01/2025) => Chọn Lô E (10 hộp). (Đã đủ số lượng: 40 + 10 = 50 hộp)

  • Kết quả: Hệ thống sẽ xuất kho 40 hộp Lô F và 10 hộp Lô E. (Hệ thống vẫn xuất hàng hết hạn theo đúng quy tắc, nếu không còn lô còn hạn nào).

• Tình huống 5: Sản phẩm không quản lý số lượng tồn kho

  • Khách hàng đặt mua 500 hộp sữa (số lượng không quan trọng vì không quản lý kho)

  • Hệ thống sẽ chọn duy nhất 1 lô có ưu tiên cao nhất:

    • Ưu tiên 1: Lô còn hạn và HSD gần nhất: Lô B (HSD 01/02/2025) là lô có HSD gần nhất và có tồn kho (dù không quản lý số lượng, hệ thống vẫn cần lô có tồn để xuất). => Chọn Lô B

  • Kết quả: Hệ thống sẽ chỉ chọn Lô B để xuất kho, không quan tâm đến số lượng cần xuất (vì không quản lý kho). Nếu Lô B hết hàng hoặc không có tồn kho, hệ thống sẽ chuyển sang xét các lô ưu tiên tiếp theo (Lô A, Lô C...). 

Lưu ý: 

Nếu bạn bật tùy chọn Cho phép bán âm khi quản lý tồn kho, nhưng tất cả các lô hàng đều đã hết, hệ thống sẽ tự động trừ âm vào lô mặc định.