Thêm mới bảng lương trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Tính năng Thêm mới bảng lương trên phần mềm kế toán Sapo Accounting cho phép người dùng lập bảng tính lương cho người lao động định kỳ theo tháng một cách tự động với quy định lương được thiết lập sẵn. Người dùng có thể kiểm tra lại khoản thu nhập, phụ cấp, các khoản khấu trừ, bảo hiểm và thuế TNCN của người lao động trong kỳ.

Bài viết hướng dẫn chế độ tính lương "Theo mức lương" - tính theo lương cơ bản/thỏa thuận, hệ số lương và phụ cấp, không phụ thuộc số công thực tế. Chế độ "Theo bảng chấm công" (tính theo ngày công thực tế và làm thêm giờ) hiện chưa được hỗ trợ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền thực hiện Nghiệp vụ > Tiền lương > Bảng lương. Nếu tài khoản chưa được cấp quyền Bảng lương, hệ thống sẽ hiển thị màn hình cảnh báo và không cho phép truy cập tính năng.
Tài khoản được phân quyền thực hiện Danh mục > Đối tượng > Nhân viên. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Người dùng đã thiết lập quy định lương trên phần mềm. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm nhân viên trên phần mềm. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Lưu ý:

Mỗi kỳ (tháng/năm) chỉ được lập duy nhất 1 bảng lương.
Quan trọng: Bảng lương chỉ tính toán số liệu - bấm Lưu không tự động sinh bút toán hạch toán. Muốn ghi nhận vào sổ kế toán, bạn cần lập thêm 1 chứng từ Hạch toán chi phí lương riêng từ bảng lương đã lập.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới bảng lương

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương. Hệ thống tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách bảng lương.

Nhấn nút + Thêm bảng lương màu xanh ở góc trên bên phải màn hình danh sách bảng lương, hệ thống sẽ hiển thị màn hình cửa sổ thông báo Thêm bảng lương.

Bước 2: Chọn tham số bảng lương

Tại màn hình cửa sổ thông báo Thêm bảng lương, bạn lựa chọn tham số cho kỳ bảng lương:

Trường thông tin	Mô tả
Tháng	Bạn nhập hoặc chọn tháng lập bảng lương, phần mềm sẽ mặc định theo tháng hiện tại.
Năm	Bạn nhập hoặc chọn năm lập bảng lương, phần mềm sẽ mặc định theo năm hiện tại.
Mã bảng lương	Phần mềm tự động sinh mã bảng lương (Mặc định và không thể tùy chỉnh).
Tên bảng lương	Mặc định "Bảng lương tháng [Tháng] năm [Năm]", có thể sửa lại. [MỚI] Tối đa 255 ký tự.

Sau khi đã khai báo đầy đủ thông tin tại các mục, bạn kiểm tra lại một lần nữa, đặc biệt là các trường bắt buộc (có dấu *).

Chọn Xác nhận để thêm mới bảng lương. Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình chi tiết Thêm bảng lương.
Chọn Huỷ để huỷ thao tác thêm bảng lương và quay về màn hình danh sách bảng lương.

Lưu ý:

Kỳ bảng lương không được lập trùng nhau. Nếu bạn chọn kỳ bảng lương đã được lập, hệ thống sẽ thông báo: "Bảng lương [kỳ] đã tồn tại. Bạn có muốn xem bảng lương đó không?" và điều hướng xem bảng lương đó nếu bạn xác nhận.
Ngày bắt đầu của kỳ bảng lương (ngày đầu tháng) không được nhỏ hơn ngày khóa sổ hiện tại.

Bước 3: Màn hình chi tiết thêm bảng lương

Sau khi xác nhận, phần mềm tự động tải toàn bộ nhân viên đang hoạt động (chưa nghỉ việc) và tính sẵn từng dòng theo lương cơ bản, phụ cấp và Quy định lương hiện hành, điều hướng người dùng tới màn hình chi tiết Thêm bảng lương.

1. Mô tả màn hình chi tiết thêm bảng lương

Màn hình chi tiết Thêm bảng lương hiển thị theo Mã bảng lương.

Thông tin về Tên bảng lương được hiển thị dưới tiêu đề Thêm bảng lương - [Mã bảng lương].

2. Thông tin và công thức tính trên từng dòng nhân viên

Màn hình chi tiết bảng lương sẽ hiển thị những trường thông tin mặc định và không thể thao tác tùy chỉnh danh sách. Bạn có thể sử dụng thanh kéo ở cuối bảng dữ liệu để xem đầy đủ các trường thông tin trên bảng lương. Trường thông tin Mã nhân viên và Tên nhân viên sẽ được cố định khi bạn kéo xem.

Toàn bộ tỷ lệ/mức trần/ngưỡng miễn trừ dưới đây đều lấy theo Quy định lương riêng đang áp dụng cho bảng lương này (bản sao từ Quy định lương chung tại thời điểm lập), không phải giá trị cố định. Bạn có thể xem lại đúng công thức này trên phần mềm qua nút Xem công thức tính lương (mục 3.5 bên dưới).

Trường thông tin	Công thức tính	Ghi chú
Chức danh	—	Mặc định theo Danh mục Nhân viên, cho sửa lại trên từng dòng
Hệ số lương	—	Mặc định theo Danh mục Nhân viên, cho sửa lại trên từng dòng
Lương cơ bản	—	Mặc định theo Danh mục Nhân viên, cho sửa lại trên từng dòng
Số sản phẩm / Số tiền (lương sản phẩm)	—	Mặc định = 0, nhập tay nếu có phát sinh
Số công / Số tiền (lương thời gian hưởng 100%)	—	Mặc định = 0, nhập tay nếu có phát sinh
Số công / Số tiền (nghỉ việc, ngừng việc không hưởng 100%)	—	Mặc định = 0, nhập tay nếu có phát sinh
Phụ cấp thuộc quỹ lương / Phụ cấp khác / Tiền thưởng	—	Mặc định = 0, nhập tay nếu có phát sinh
Tổng số	= Lương cơ bản + Số tiền (lương sản phẩm) + Số tiền (lương thời gian hưởng 100%) + Số tiền (nghỉ việc, ngừng việc không hưởng 100%) + Phụ cấp thuộc quỹ lương + Phụ cấp khác + Tiền thưởng	Sửa ô thành phần → tự cập nhật; sửa trực tiếp Tổng số → không cập nhật ngược lại các ô thành phần
Tiền đóng bảo hiểm	—	Mặc định theo Danh mục Nhân viên; nhân viên không tham gia bảo hiểm thì nhập = 0 để các khoản BHXH/BHYT/BHTN/KPCĐ bên dưới tự động = 0
[Khấu trừ] BHXH	= MIN(Tiền đóng bảo hiểm, Mức lương tối đa đóng BHXH/BHYT) × Tỷ lệ BHXH nhân viên đóng	Cho sửa tay
[Khấu trừ] BHYT	= MIN(Tiền đóng bảo hiểm, Mức lương tối đa đóng BHXH/BHYT) × Tỷ lệ BHYT nhân viên đóng	Cho sửa tay
[Khấu trừ] BHTN	= MIN(Tiền đóng bảo hiểm, Mức lương tối đa đóng BHTN) × Tỷ lệ BHTN nhân viên đóng	Cho sửa tay
[Khấu trừ] KPCĐ (đặc thù bản Doanh nghiệp)	= MIN(Tiền đóng bảo hiểm, Mức lương tối đa đóng BHXH/BHYT/KPCĐ) × Tỷ lệ KPCĐ nhân viên đóng (mặc định 0%)	Cho sửa tay
[Khấu trừ] Thuế TNCN	Tùy loại hợp đồng lao động — xem bảng bên dưới	Cho sửa tay
Tổng khấu trừ	= BHXH + BHYT + BHTN + KPCĐ (khấu trừ) + Thuế TNCN (khấu trừ)	Cho sửa tay
Số người phụ thuộc	—	Mặc định theo Danh mục Nhân viên, cho sửa
Giảm trừ gia cảnh	HĐLĐ từ 3 tháng trở lên: = Giảm trừ bản thân + Số người phụ thuộc × Giảm trừ người phụ thuộc. Không cư trú hoặc không HĐLĐ/HĐLĐ dưới 3 tháng: = 0	Cho sửa tay
Tổng thu nhập chịu thuế TNCN	= Tổng số	Cho sửa tay
Thu nhập tính thuế TNCN	= Tổng thu nhập chịu thuế TNCN − BHXH (khấu trừ) − BHYT (khấu trừ) − BHTN (khấu trừ) − Giảm trừ gia cảnh	Kết quả âm thì lấy = 0; cho sửa tay. KPCĐ không trừ vào công thức này
Số tiền còn được lĩnh	= Tổng số − Tổng khấu trừ	Cho sửa tay
[Đơn vị đóng] BHXH	= MIN(Tiền đóng bảo hiểm, Mức lương tối đa đóng BHXH/BHYT) × Tỷ lệ BHXH đơn vị đóng	Cho sửa tay
[Đơn vị đóng] BHYT	= MIN(Tiền đóng bảo hiểm, Mức lương tối đa đóng BHXH/BHYT) × Tỷ lệ BHYT đơn vị đóng	Cho sửa tay
[Đơn vị đóng] BHTN	= MIN(Tiền đóng bảo hiểm, Mức lương tối đa đóng BHTN) × Tỷ lệ BHTN đơn vị đóng	Cho sửa tay
[Đơn vị đóng] KPCĐ (đặc thù bản Doanh nghiệp)	= MIN(Tiền đóng bảo hiểm, Mức lương tối đa đóng BHXH/BHYT/KPCĐ) × Tỷ lệ KPCĐ đơn vị đóng (mặc định 2%)	Cho sửa tay
Tổng chi phí	= Tổng số + BHXH (đơn vị đóng) + BHYT (đơn vị đóng) + BHTN (đơn vị đóng) + KPCĐ (đơn vị đóng)	Cho sửa tay

Thuế TNCN khấu trừ theo loại hợp đồng:

Loại hợp đồng	Công thức
Có HĐLĐ từ 3 tháng trở lên (cư trú dài hạn)	Tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần trên Thu nhập tính thuế TNCN, áp dụng đúng Biểu tính thuế TNCN đang chọn cho bảng lương này
Cá nhân không cư trú	= Thu nhập tính thuế TNCN × Thuế suất cá nhân không cư trú
Cư trú nhưng không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng	= Thu nhập tính thuế TNCN × Thuế suất cố định nếu Tổng số ≥ 5.000.000 đồng/lần chi trả; ngược lại = 0

Lưu ý:

Phần mềm chỉ tự động tính lương cho các nhân viên trên phần mềm ở trạng thái Đang làm việc tính đến thời điểm Thêm bảng lương.
Nhân viên có Tiền đóng bảo hiểm = 0 (không tham gia bảo hiểm) thì toàn bộ các dòng BHXH/BHYT/BHTN/KPCĐ (cả phần khấu trừ và phần đơn vị đóng) tự động bằng 0, không cần xử lý gì thêm.
Mọi ô có công thức đều cho phép sửa tay, nhưng khi sửa sẽ không cập nhật ngược lại các ô thành phần đã dùng để tính ra nó.

3. Các thao tác thực hiện

3.1. Thêm nhân viên

Để tính lương cho các nhân viên đang ở trạng thái Nghỉ việc, bạn nhấp chọn + Thêm nhân viên (góc trên bên phải màn hình). Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ màn hình Thêm nhân viên vào bảng lương.

Danh sách hiển thị cả nhân viên đã nghỉ việc, sắp xếp theo ngày tạo nhân viên giảm dần (nhân viên tạo gần đây nhất lên đầu); các nhân viên đang ở trạng thái nghỉ việc được sắp xếp mặc định ở đầu danh sách.
Bạn kéo chọn hoặc sử dụng thanh tìm kiếm phía trên danh sách (theo Mã/Tên nhân viên) để tìm kiếm nhanh nhân viên.
Tích chọn ô vuông bên trái Mã nhân viên hoặc ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả.
Nhấn Tiếp theo để thêm nhân viên đã chọn vào cuối bảng lương.

Lưu ý:

Một nhân viên chỉ xuất hiện tối đa 1 lần trên cùng 1 bảng lương.

3.2. Xóa nhân viên

Để xóa nhân viên ra khỏi bảng lương, bạn thao tác như sau:

Tại màn hình chi tiết Thêm bảng lương, chọn biểu tượng dấu X (ở cột ngoài cùng bên phải dòng chứa mã nhân viên) để xóa nhân viên khỏi bảng lương.

Lưu ý:

Bạn không thể xóa tất cả nhân viên trên bảng lương. Bảng lương phải được tính có ít nhất 1 nhân viên.

3.3. Cập nhật Quy định lương

Nhấp chọn Thao tác khác (góc trên bên phải màn hình), chọn Xem quy định lương để mở màn hình Quy định về lương, bảo hiểm và thuế TNCN - đây là bản Quy định lương riêng, chỉ áp dụng cho bảng lương đang lập, không ảnh hưởng Quy định lương chung hay các bảng lương khác.
Bạn có thể thực hiện chỉnh sửa quy định chung về lương, tỷ lệ bảo hiểm và thuế TNCN.
Bạn có thể chọn Cập nhật theo quy định để sử dụng Quy định lương đã thiết lập trên phần mềm.
Chọn Lưu để thiết lập quy định lương cho bảng lương. Khi cửa sổ Xác nhận tính lại lương hiển thị, chọn Xác nhận - hệ thống sẽ tự tính lại toàn bộ dòng bảng lương theo quy định mới.

Lưu ý:

Thao tác cập nhật Quy định lương chỉ được áp dụng cho bảng lương trong kỳ đang lập.

3.4. Tính lại lương

Nhấp chọn Tính lại lương (góc trên bên phải màn hình) để hệ thống thực hiện tính lại lương cho nhân viên theo công thức và quy định đang áp dụng (ví dụ sau khi lỡ sửa tay sai một số ô). Khi cửa sổ yêu cầu Xác nhận tính lại lương hiển thị, nhấp chọn Xác nhận.

Lưu ý:

Thao tác này chỉ tính lại trên dữ liệu nhân viên hiện có trên bảng lương, không tự lấy lại thông tin mới nhất (chức danh, hệ số lương, số người phụ thuộc...) từ Danh mục Nhân viên. Muốn cập nhật thông tin nhân viên mới nhất, hãy xóa dòng nhân viên đó rồi thêm lại (mục 3.1).

3.5. Xem công thức tính lương

Nhấp chọn Thao tác khác (góc trên bên phải màn hình), chọn Xem công thức tính lương để xem chi tiết công thức hệ thống sử dụng để tính lương (ở chế độ chỉ xem). Sau khi xem, bạn chọn Đóng để quay lại màn hình chi tiết.

Bước 4: Hoàn tất thêm bảng lương

Kiểm tra lại thông tin bảng lương.
Hoàn tất hành động:
- Chọn Lưu để thêm mới bảng lương trên phần mềm. Nếu thiếu trường bắt buộc, hệ thống báo lỗi tại trường tương ứng và chưa cho lưu. Khi lưu thành công, hệ thống sẽ chuyển sang màn hình chi tiết bảng lương ở trạng thái "Chưa thanh toán" và hiển thị thông báo "Thêm mới bảng lương thành công".
- Chọn Hủy để hủy thêm mới bảng lương và quay lại màn hình danh sách bảng lương.

Lưu ý:

Bấm Lưu chỉ lưu lại số liệu của bảng lương, hệ thống không tự động sinh bút toán hạch toán hay cập nhật lên sổ kế toán. Muốn ghi nhận vào sổ kế toán, bạn cần thực hiện tiếp bước lập chứng từ Hạch toán chi phí lương từ bảng lương vừa tạo.

Trợ lý Sapo