Trả lại hàng bán không nhập kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Trả lại hàng bán không nhập kho là nghiệp vụ ghi nhận việc khách hàng trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán nhưng không nhập kho. Nghiệp vụ này làm giảm doanh thu hoặc công nợ phải thu của khách hàng, nhưng không ảnh hưởng đến tồn kho. Các trường hợp thường gặp: Bán hàng giao thẳng, cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc khách hàng yêu cầu hoàn trả tiền.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Nghiệp vụ > Bán hàng > Trả lại hàng bán.
Tài khoản của bạn được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Khách hàng.
Tài khoản của bạn được phân quyền Danh mục > Hàng hóa, dịch vụ > Hàng hóa, dịch vụ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới chứng từ

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Bán hàng > Trả lại hàng bán. Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách trả lại hàng bán.
Nhấn nút + Thêm chứng từ trả lại hàng bán màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách trả lại hàng bán, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm chứng từ trả lại hàng bán.

Bước 2: Thiết lập hình thức thanh toán và loại hóa đơn

1. Chọn loại chứng từ

Chọn loại chứng từ Trả hàng không nhập kho

2. Chọn hình thức hoàn tiền

Giảm trừ công nợ: Giảm số tiền còn phải thu khách hàng.
Hoàn tiền ngay: Trả tiền lại cho khách hàng (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi).

3. Chọn loại hóa đơn

Có hóa đơn: Trả lại hàng bán có hóa đơn.
Không có hóa đơn: Trả lại hàng bán không có hóa đơn.

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

1. Thông tin chứng từ chung

Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán.
Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ.
Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
Mã khách hàng (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên khách hàng.

2. Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Giảm trừ công nợ

Nhấn chọn tab Chứng từ giảm trừ công nợ, nhập các thông tin:
- Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
- Người liên hệ.
- Nhân viên bán hàng.
- Diễn giải: Nội dung diễn giải của Chứng từ giảm trừ công nợ.

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền mặt)

Nhấn chọn tab Phiếu chi, nhập các thông tin:
- Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
- Người nhận: Người nhận tiền.
- Nội dung chi tiền: Nội dung chi tiền của phiếu chi.

Trường hợp 3: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền gửi)

Nhấn chọn tab Ủy nhiệm chi, nhập các thông tin:
- Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
- Số tài khoản chi (bắt buộc): Số tài khoản tiền gửi thanh toán.
- Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền.
- Nhân viên bán hàng.
- Nội dung chi tiết: Nội dung chi tiền của ủy nhiệm chi.\

3. Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Có hóa đơn)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:
- Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn.
- Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn.
- Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hàng hóa giảm.

Bước 4: Khai báo hàng hóa, dịch vụ

1. Thêm hàng hóa/dịch vụ

Nhấn vào nút Thêm dòng, nhập các thông tin hàng hóa:

Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính.
Số lượng, Đơn giá (bắt buộc), % Thuế GTGT (bắt buộc nếu Có hóa đơn).
Tài khoản kế toán:
- TK công nợ: Khi chọn Hình thức thanh toán - Giảm trừ công nợ.
- TK tiền: Khi chọn Hình thức thanh toán - Trả lại tiền.
- TK trả lại: Ghi nhận giảm doanh thu khi trả hàng.
- TK thuế GTGT: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra.
Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống sẽ tự động tính toán.