Mua hàng không qua kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Mua hàng không qua kho là nghiệp vụ ghi nhận việc mua hàng hóa, dịch vụ để bán hoặc sử dụng trực tiếp, không nhập hàng vào kho vật lý. Hàng được chuyển thẳng đến khách hàng hoặc dùng cho nội bộ mà không qua bước lưu trữ. Nghiệp vụ này áp dụng cho các trường hợp mua hàng không nhập kho, có hoặc chưa có hóa đơn, đã hoặc chưa thanh toán. Hệ thống sẽ ghi nhận chi phí, công nợ, thuế đầu vào như bình thường, nhưng không ảnh hưởng đến tồn kho.

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

1. Truy cập trang chức năng

• Từ Menu bên trái màn hình > Chọn mục Mua hàng > Nhấn nút Thêm chứng từ mua hàng ở góc phải màn hình Danh sách mua hàng.

2. Chọn loại chứng từ

• Ở Loại chứng từ → chọn Mua hàng không qua kho

Bước 2: Thiết lập phương thức thanh toán và hóa đơn

1. Chọn phương thức thanh toán

• Chưa thanh toán: Mua hàng chưa trả tiền nhà cung cấp
• Thanh toán ngay: Mua hàng trả tiền ngay (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi)

2. Chọn loại hóa đơn

• Không có hóa đơn: Mua hàng không có hóa đơn
• Không kèm hóa đơn: Hàng về trước hóa đơn về sau
• Nhận kèm hóa đơn: Nhà cung cấp xuất hóa đơn GTGT

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

1. Thông tin chứng từ chung

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ
• Mã nhà cung cấp (bắt buộc): Chọn mã NCC, hệ thống tự động điền tên nhà cung cấp (không thể tùy chỉnh), mã số thuế (không thể tùy chỉnh) và địa chỉ (có thể tùy chỉnh).
• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp

2. Thông tin Chứng từ thanh toán

TH1: Hình thức thanh toán - Chưa thanh toán → Nhập thông tin Chứng từ ghi nợ

Nhấn chọn tab Chứng từ ghi nợ, nhập các thông tin:

• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Diễn giải: Nội dung diễn giải của chứng từ công nợ
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

TH2: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu chi

Nhấn chọn tab Phiếu chi, nhập các thông tin:

• Người nhận: Người nhận tiền
• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu chi
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

TH3: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Ủy nhiệm chi

Nhấn chọn tab Ủy nhiệm chi, nhập các thông tin:

• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Số tài khoản chi (bắt buộc): Số tài khoản tiền gửi thanh toán
• Số tài khoản nhận: Số tài khoản của đối tượng nhận tiền
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của ủy nhiệm chi
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

3. Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Nhận kèm hóa đơn)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn mua hàng từ NCC

Bước 4: Khai báo hàng hóa và chi phí

Tại mục Hàng hóa, thực hiện nhập dữ liệu như sau:

1. Thêm hàng hóa

Nhấn nút Thêm dòng, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc)
• Nhóm HHDV mua vào (bắt buộc khi Nhận kèm hóa đơn): Nhóm của hàng hóa mua vào
• Khoản mục phí (không bắt buộc): Chọn khoản mục phí để phân loại chi phí
• Chi phí không hợp lý: Đánh dấu nếu chi phí phát sinh là không hợp lý
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính

2. Chọn tài khoản hạch toán

• TK chi phí (bắt buộc): Tài khoản hạch toán chi phí
• TK tiền (bắt buộc - nếu Thanh toán ngay): Tài khoản hạch toán tiền hoặc TK công nợ (bắt buộc - nếu Chưa thanh toán): Tài khoản hạch toán công nợ

3. Áp dụng chiết khấu

• TH1: Không có chiết khấu → Không cần nhập thông tin chiết khấu
• TH2: Chiết khấu theo % hóa đơn: Nhập % chiết khấu theo hóa đơn. Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.
• TH3: Chiết khấu theo số tiền: Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ. Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

4. Khai báo thuế (nếu Nhận kèm hóa đơn GTGT)

• % Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa, hệ thống sẽ tự động điền Tiền thuế GTGT (Có thể tùy chỉnh)
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị trước thuế (tiền hàng).
• Tài khoản thuế GTGT: Tài khoản hạch toán thuế GTGT

Bước 5: Hoàn tất

1. Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán
• Xác nhận thông tin hóa đơn chính xác
• Đảm bảo thông tin nhà cung cấp chính xác

2. Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận lập chứng từ thành công sau khi Lưu
• Sau khi lưu, nhấn Ghi sổ để cập nhật vào báo cáo

Bước 6: Kiểm tra sau khi thêm chứng từ mua hàng

Sau khi thực hiện thêm chứng từ mua hàng không qua kho thành công, hệ thống sẽ:

1. Ghi nhận chi phí

• Không sinh Phiếu nhập kho (không ảnh hưởng tồn kho)
• Ghi nhận chi phí theo khoản mục phí đã chọn

2. Tự động tạo chứng từ liên quan

• Thanh toán ngay: Sinh Phiếu chi (tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (tiền gửi)
• Chưa thanh toán: Phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp

3. Lưu trữ thông tin hóa đơn

• Nhận kèm hóa đơn: Lưu đầy đủ thông tin hóa đơn
• Không kèm hóa đơn: Có thể nhận hóa đơn sau
• Không có hóa đơn: Không thể nhận hóa đơn về sau