Xem chi tiết, sửa và xóa chi phí trả trước trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Tính năng Xem, sửa và xóa chi phí trả trước giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, điều chỉnh hoặc loại bỏ các khoản chi phí trả trước đã ghi nhận trên hệ thống. Nhờ đó, dữ liệu chi phí được quản lý chính xác, phục vụ tốt hơn cho việc phân bổ chi phí và theo dõi số liệu kế toán.

Bước 1: Truy cập màn hình Danh sách chi phí trả trước

Trên thanh Menu bên trái trang quản trị, chọn Công cụ dụng cụ > Chi phí trả trước, hệ thống hiển thị màn hình Danh sách chi phí trả trước.

Bước 2: Thao tác với chi phí trả trước

1. Xem chi tiết chi phí trả trước

Tại màn hình Danh sách chi phí trả trước, bạn nhấn vào Mã chi phí trả trước hoặc dòng chi phí trả trước cần xem để mở thông tin chi tiết.

Tại màn hình chi tiết Chi phí trả trước hiển thị các thông tin:

• Khu vực Trạng thái phân bổ: Ngay bên dưới tiêu đề màn hình chi tiết chi phí trả trước, hệ thống hiển thị trạng thái phân bổ của khoản chi phí (Đang phân bổ/ Ngừng phân bổ)
• Khu vực Thông tin chi phí trả trước: Hiển thị các thông tin tổng quan của chi phí trả trước, bao gồm: Mã chi phí trả trước, Tên chi phí trả trước, Ngày ghi nhận, Số tiền, Số kỳ phân bổ (tháng), Số tiền phân bổ hàng kỳ, Tài khoản chờ phân bổ, và Lý do ngừng phân bổ (nếu có).
• Khu vực Thông tin phân bổ: Hiển thị danh sách các dòng phân bổ chi phí, bao gồm: Tài khoản chi phí phân bổ, Tỷ lệ phân bổ (%), Khoản mục phí và Ghi chú.
• Khu vực Chứng từ liên quan: Hiển thị các chứng từ đã được liên kết với khoản chi phí trả trước này để phục vụ tra cứu, kiểm tra và đối chiếu số liệu.

Khu vực thao tác chức năng: Tại góc trên bên phải màn hình, người dùng có thể thực hiện nhanh các thao tác với chi phí trả trước như:

• Sửa: Sửa chi phí trả trước
• Xóa: Hiển thị khi chi phí trả trước chưa được phân bổ
• Ngừng phân bổ: Hiển thị khi chi phí trả trước đang phân bổ
• Bỏ ngừng phân bổ: Hiển thị khi chi phí trả trước đang ngừng phân bổ

2. Sửa chi phí trả trước

Bạn có thể truy cập màn hình Sửa chi phí trả trước bằng 2 cách:

• Cách 1: Tại màn hình Danh sách chi phí trả trước > Tìm dòng chứa chi phí cần sửa > Nhấn vào biểu tượng ba dấu chấm > Nhấn chọn nút Sửa.
• Cách 2: Tại màn hình Danh sách chi phí trả trước > Nhấn vào Mã chi phí trả trước hoặc dòng chứa chi phí trả trước để truy cập màn hình thông tin chi tiết > Nhấn nút Sửa (góc trên bên phải màn hình).

Tùy theo trạng thái phân bổ của chi phí trả trước, hệ thống cho phép chỉnh sửa như sau:

• Trường hợp 1: Chi phí trả trước chưa phát sinh phân bổ: Cho phép chỉnh sửa toàn bộ thông tin.
  • Thông tin chung: Mã, Tên, Ngày ghi nhận, Số tiền, Số kỳ phân bổ (tháng), Số tiền phân bổ hàng kỳ, TK chờ phân bổ, Ngừng phân bổ, Lý do ngừng phân bổ.
  • Thông tin phân bổ: TK chi phí phân bổ, Tỷ lệ phân bổ (%), Khoản mục phí, Ghi chú
  • Chứng từ liên quan: Chọn lại chứng từ liên quan
• Trường hợp 2: Chi phí trả trước đã phát sinh phân bổ: Cho phép chỉnh sửa các thông tin sau:
  • Tích chọn Ngừng phân bổ / Bỏ ngừng phân bổ
  • Lý do ngừng phân bổ

Sau khi nhập thông tin, bạn nhấn Cập nhật để hoàn tất chỉnh sửa hoặc nhấn Hủy để hủy bỏ cập nhật.

3. Xóa chi phí trả trước

Bạn có thể thực hiện thao tác xóa chi phí trả trước bằng 2 cách:

• Cách 1: Tại màn hình Danh sách chi phí trả trước > Tìm dòng chứa chi phí cần sửa > Nhấn vào biểu tượng ba dấu chấm > Nhấn chọn nút Xóa.
• Cách 2: Tại màn hình Danh sách chi phí trả trước > Nhấn vào Mã chi phí trả trước hoặc dòng chứa chi phí trả trước để truy cập màn hình thông tin chi tiết > Nhấn nút Xóa (góc trên bên phải màn hình).