Xem Sổ nhật ký chi tiền - S03a2-DNN trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Sổ nhật ký chi tiền là báo cáo tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, giúp bạn dễ dàng đối chiếu số liệu với sổ cái (TK 111, TK 112) và kiểm soát chính xác dòng tiền vào của doanh nghiệp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Báo cáo > Báo cáo quản trị > S03a2-DNN: Sổ nhật ký chi tiền. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Tài khoản của bạn được phân quyền các chứng từ liên quan để xem chi tiết chứng từ.
Các phiếu chi tiền mặt/ tiền gửi đã được hạch toán trên phần mềm và ở trạng thái Ghi sổ.

Bước 1: Truy cập màn hình báo cáo

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Báo cáo để đi đến trang Danh sách báo cáo.
Bạn nhấp chọn tab Báo cáo quản trị > chọn S03a2-DNN: Sổ nhật ký chi tiền.
Hệ thống sẽ hiển thị báo cáo với kỳ báo cáo mặc định là "Tháng này" (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng hiện tại).

Bước 2: Các thao tác trên màn hình báo cáo

1. Mô tả bảng dữ liệu

Sổ S03a2-DNN: Sổ nhật ký chi tiền sẽ hiển thị những trường thông tin mặc định và không thể thao tác tùy chỉnh danh sách.

Trường thông tin	Mô tả
Ngày, tháng ghi sổ	Là ngày kế toán thực hiện hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm.
Chứng từ (Số hiệu)	Số hiệu của chứng từ gốc
Chứng từ (Ngày tháng)	Ngày ghi trên chứng từ gốc khi phát sinh nghiệp vụ
Diễn giải	Nội dung diễn giải nghiệp vụ chi tiền
Tài khoản nợ	Tài khoản tiền ( Tiền mặt - 111, Tiền gửi - 112) nhận tiền (ghi nợ vào tài khoản 111 hoặc 112)
Ghi nợ TK	Số tiền chi ra
Ghi nợ các TK (156)	Số tiền chi ra để mua hàng hóa, vật tư (ghi nợ vào tài khoản 156)
Ghi nợ các TK (331)	Số tiền chi ra để thanh toán nợ cho nhà cung cấp (ghi nợ vào tài khoản 331)
Ghi nợ các TK (642)	Số tiền chi ra cho các chi phí quản lý doanh nghiệp (ghi nợ vào tài khoản 642)
Ghi nợ các TK (811)	Số tiền chi ra cho các khoản chi phí khác (ghi nợ vào tài khoản 811)
Ghi nợ các TK khác (Số tiền)	Số tiền chi ra đối ứng với các tài khoản ngoài 4 nhóm (156,331,642,811)
Ghi nợ các TK khác (Số hiệu)	Mã tài khoản đối ứng tương ứng với số tiền ở cột "Số tiền" bên cạnh.

2. Tùy chỉnh bộ lọc dữ liệu

Tại màn hình báo cáo, bạn có thể linh hoạt thay đổi phạm vi dữ liệu để xem nội dung cần thiết:

Chọn khoảng thời gian: Nhấp vào ô thời gian (mặc định là 7 ngày qua) để chọn nhanh các mốc như: Hôm nay, Hôm qua, Tuần này, Tháng này... hoặc chọn Tùy chọn để thiết lập khoảng ngày cụ thể, sau đó nhấn Lọc.

Lưu ý:

Dữ liệu trên báo cáo được thống kê theo Ngày hạch toán của chứng từ, không phải Ngày chứng từ

Chọn Tài khoản nợ: Nhấp vào bộ lọc Tài khoản nợ để tìm kiếm nhanh theo mã tài khoản kế toán tương ứng; sau đó nhấn Lọc.

3. Tìm kiếm chứng từ

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã và tên đối tượng để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả chứng từ tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

4. Các thao tác chi tiết

Bạn nhấn vào Số hiệu chứng từ trên bảng dữ liệu, hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình xem chi tiết chứng từ.
Nhấn Xuất file (Góc trên cùng bên phải màn hình) để thực hiện tải xuống file Báo cáo.
- File dạng dữ liệu: Hỗ trợ trích xuất dữ liệu dưới dạng bảng tính Excel để bạn thuận tiện thực hiện đối soát, lọc và xử lý số liệu cho mục đích kiểm tra nội bộ.
- File dạng mẫu in: Hệ thống trích xuất file Excel theo định dạng chuẩn, có đầy đủ khu vực ký tên để bạn in ấn làm hồ sơ chứng từ hoặc nộp cho cơ quan thuế.

Lưu ý:

Có thể xuất tối đa 1.000.000 dòng trong một lần. Bạn nên lọc dữ liệu trước khi trích xuất.

Nhấn Gộp bút toán/ Tách bút toán (Góc trên cùng bên phải màn hình) để linh hoạt chuyển đổi giữa hiển thị chi tiết từng dòng bút toán hoặc hiển thị tổng hợp theo chứng từ:
- Gộp bút toán: Hệ thống tự động cộng dồn các dòng chi tiết có cùng ngày hạch toán, số chứng từ, tài khoản Nợ/Có đối ứng và hiển thị nội dung theo Diễn giải chung của chứng từ.
- Tách bút toán: Hệ thống hiển thị chi tiết từng dòng phát sinh của chứng từ, giúp bạn theo dõi nội dung theo Diễn giải chi tiết của từng dòng bút toán riêng biệt.
Nhấn Lấy lại dữ liệu (Góc trên cùng bên phải màn hình) nếu bạn muốn cập nhật lại dữ liệu báo cáo mới nhất tại thời điểm thao tác.

5. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số chứng từ tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 20 trên tổng 50).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng chứng từ hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (nằm ở góc dưới bên phải, mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn.
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.

Trợ lý Sapo