Chi tiền mặt tạm ứng nhân viên trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Chức năng “Tạm ứng nhân viên” giúp ghi nhận khoản chi ứng trước cho nhân viên để phục vụ công việc của hộ kinh doanh bằng tiền gửi hoặc tiền mặt. Người dùng có thể quản lý dòng tiền của đơn vị, theo dõi công nợ tạm ứng của nhân viên, đảm bảo số liệu trong sổ quỹ tiền được cập nhật chính xác.

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu chi

• Trên thanh Menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền mặt > Phiếu chi, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách Phiếu chi.
• Nhấn nút + Thêm phiếu chi màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách Phiếu chi, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm phiếu chi.

Bước 2: Khai báo thông tin

1. Lựa chọn lý do thanh toán

• Tại lý do thanh toán, bạn chọn Tạm ứng nhân viên.

2. Khai báo Thông tin chung

3. Khai báo Chi tiết thanh toán

• Diễn giải: Diễn giải tự động điền theo quy tắc Tạm ứng nhân viên.
• Tại cột Tài khoản nợ: Với nghiệp vụ Tạm ứng nhân viên, Tài khoản Nợ sẽ được mặc định là Tài khoản 141. Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
• Tại cột Tài khoản có: Với lý do thanh toán Tạm ứng nhân viên, Tài khoản Có sẽ được mặc định là Tài khoản 1111. Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
• Tại cột Số tiền trả: Nhập số tiền tạm ứng cho nhân viên.
• Tại cột Mã đối tượng: Tìm kiếm và chọn Mã đối tượng đã khai báo.
• Tại cột Tên đối tượng: Phần mềm tự động điền theo Mã đối tượng.
• Tại cột Khoản mục phí: Khi chọn lí do thanh toán “Tạm ứng nhân viên”, phần mềm tự động mặc định Khoản mục phí là “CPTU - Tạm ứng nhân viên”, và không thể thay đổi.
• Tại cột Chi phí không hợp lý: Giúp bạn đánh dấu những khoản chi không được tính vào giá hợp lệ khi thực hiện Quyết toán thuế TNDN. Hệ thống mặc định là không tích ô “Chi phí không hợp lý”.

4. Các thao tác sau khi đã thêm chứng từ tham chiếu:

• Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm các chứng từ tham chiếu khác.
• Xoá dòng: Nút X ở cột bên phải danh sách mỗi dòng chứng từ tham chiếu để xoá số tiền chi đã nhập.
• Xóa tất cả dòng: Chỉ hiển thị khi có ít nhất 2 chứng từ nghiệp vụ chi tiền để xoá tất cả số tiền chi bạn nhập liệu ở trên.

Bước 3: Hoàn tất phiếu chi

Kiểm tra lại thông tin phiếu chi đã khai báo và tổng tiền thanh toán.

Hoàn tất hành động:

• Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu chi thành công”.
• Chọn Lưu & thêm: Lưu thông tin phiếu chi vừa nhập và tiếp tục thêm phiếu chi mới.
• Chọn Hủy: Hủy phiếu chi và quay lại màn hình danh sách.