Trả lại hàng mua trong kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Trả lại hàng mua trong kho là nghiệp vụ ghi nhận việc trả lại cho nhà cung cấp phần hàng hóa đã nhập kho trước đó. Khi lập chứng từ này, hệ thống sẽ giảm tồn kho, đồng thời giảm công nợ phải trả hoặc ghi nhận khoản hoàn tiền từ nhà cung cấp. Nghiệp vụ này thường áp dụng trong các trường hợp: Hàng bị lỗi, hỏng, kém chất lượng; Nhà cung cấp giao thừa so với đơn đặt hàng; Hàng không đúng quy cách hoặc không còn nhu cầu sử dụng;…

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

• Từ Menu bên trái màn hình → Chọn mục Mua hàng → Chọn chức năng Trả lại hàng mua.
• Nhấn vào nút Thêm chứng từ trả lại hàng mua.

 

Bước 2: Chọn loại chứng từ

• Ở Loại chứng từ → chọn Trả hàng trong kho.

Bước 3: Chọn hình thức thanh toán và loại hóa đơn

Chọn hình thức thanh toán

• Giảm trừ công nợ: Giảm số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp.
• Hoàn tiền ngay: Nhà cung cấp trả tiền lại (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi).

Chọn loại hóa đơn

• Hóa đơn GTGT: Xuất hóa đơn GTGT.
• Không có hóa đơn: Trả lại hàng mua không có hóa đơn.

Bước 4: Khai báo thông tin chung

Thông tin chứng từ chung

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán.
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ.
• Mã nhà cung cấp (bắt buộc): Chọn mã NCC, hệ thống tự động điền tên nhà cung cấp (không thể tùy chỉnh), địa chỉ (có thể tùy chỉnh).
• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp.

Thông tin phiếu xuất

Nhấn chọn tab Phiếu xuất, nhập các thông tin:

• Người giao hàng: Mặc định theo tên người đại diện pháp luật của nhà cung cấp (có thể tùy chỉnh).
• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng.
• Diễn giải: Nội dung diễn giải chứng từ phiếu xuất.
• Số phiếu xuất (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.

Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Hoàn tiền ngay (Tiền mặt)

Nhập thông tin Phiếu thu tiền mặt bằng cách nhấn chọn tab Phiếu thu tiền mặt:

• Người nộp: Người nộp tiền.
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu thu tiền mặt.
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Hoàn tiền ngay (Tiền gửi)

Nhập thông tin Phiếu thu tiền gửi bằng cách nhấn chọn tab Phiếu thu tiền gửi:

• Số tài khoản nhận (bắt buộc): Số tài khoản nhận tiền.
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu thu tiền gửi.
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.

Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn.
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn.
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn mua hàng từ NCC.

Bước 5: Khai báo hàng hóa, thuế

Tại mục Hàng hóa, thực hiện nhập dữ liệu như sau:

Thêm hàng hóa

Nhấn vào nút Thêm dòng, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính.
• Kho (bắt buộc): Chọn kho nhập hàng hóa.
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc).
• Nhóm HHDV mua vào (bắt buộc khi Có hóa đơn GTGT): Nhóm của hàng hóa mua vào.
• Khoản mục phí (không bắt buộc): Chọn khoản mục phí để phân loại chi phí.
• Chi phí không hợp lý: Đánh dấu nếu chi phí phát sinh là không hợp lý.
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính.

Chọn tài khoản hạch toán

• TK kho (bắt buộc): Tài khoản hạch toán kho.
• TK tiền (bắt buộc - nếu Thanh toán ngay): Tài khoản hạch toán tiền hoặc TK công nợ (bắt buộc - nếu Chưa thanh toán): Tài khoản hạch toán công nợ.

Khai báo thuế (nếu Có hóa đơn GTGT)

• % Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa.
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị trước thuế (tiền hàng).
• Tài khoản thuế GTGT: Tài khoản hạch toán thuế GTGT.

Bước 6: Lưu chứng từ

Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán.
• Xác nhận thông tin hàng hóa và nhà cung cấp.
• Xác nhận thông tin thuế GTGT.

Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác.
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận lập chứng từ thành công sau khi Lưu.
• Sau khi lưu, nhấn Ghi sổ để cập nhật vào báo cáo.

Bước 7: Kiểm tra sau khi thêm chứng từ trả lại hàng mua

Sau khi thực hiện thêm chứng từ trả lại hàng mua qua kho thành công, hệ thống sẽ:

Cập nhật tồn kho

• Hệ thống sinh Phiếu xuất kho (giảm tồn kho theo số lượng hàng trả lại).

Xử lý thanh toán

• Nếu chọn Giảm trừ công nợ → Công nợ phải trả với NCC giảm theo giá trị hàng trả.
• Nếu chọn Hoàn tiền ngay → Sinh Phiếu thu (tiền mặt) hoặc Phiếu thu tiền chuyển khoản (tiền gửi).

Lưu trữ thông tin hóa đơn

• Nếu có hóa đơn kèm theo → Chứng từ lưu đầy đủ thông tin hóa đơn.