Xem thông tin hạch toán chi phí lương trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Tính năng Xem thông tin hạch toán chi phí lương cho phép theo dõi chi tiết các bút toán trong một kỳ nhất định, bao gồm lương cơ bản, các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn và thuế TNCN của nhân viên, cùng các khoản công ty phải đóng. Chức năng này giúp quản lý dễ dàng rà soát, đối chiếu và xác nhận thông tin hạch toán; bạn có thể mở bảng lương tham chiếu để đối chiếu thêm thông tin lương, các khoản khấu trừ của cá nhân và số tiền thực lĩnh trước khi tiến hành thanh toán hoặc xuất báo cáo.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền thực hiện với Nghiệp vụ > Tiền lương > Hạch toán chi phí lương. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm hạch toán chi phí lương trên phần mềm. Bạn có thể xem chứng từ ở trạng thái “Chưa ghi sổ” hoặc Đã ghi sổ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình danh sách hạch toán chi phí lương

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương > Hạch toán chi phí, hệ thống sẽ hiển thị Danh sách hạch toán chi phí lương.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn chứng từ hạch toán cần xem

1. Tìm kiếm nhanh

Tại ô Tìm kiếm theo số chứng từ, diễn giải (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ hoặc diễn giải để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách hạch toán chi phí lương:

Thời gian: Nhấp ô chọn khoảng thời gian ngay bên phải tiêu đề Danh sách hạch toán chi phí lương. Ô này hiển thị mốc thời gian và khoảng ngày đang áp dụng, chẳng hạn Năm nay (01/01 - 31/12/2026).
Trạng thái ghi sổ: Nằm bên phải thanh tìm kiếm. Nhấp bộ lọc, chọn một trong hai trạng thái Chưa ghi sổ hoặc Đã ghi sổ, sau đó nhấn Lọc.
Ngày hạch toán: Nằm bên phải bộ lọc Trạng thái ghi sổ, dùng để lọc theo ngày hạch toán của chứng từ.
Ngày chứng từ: Nằm bên phải bộ lọc Ngày hạch toán, dùng để lọc theo ngày chứng từ.

Khi mở bộ lọc thời gian, Ngày hạch toán hoặc Ngày chứng từ, bạn lựa chọn khoảng thời gian qua các tab:

Gần đây: Cung cấp các mốc Hôm nay, Hôm qua, Tháng trước, Tháng này, Quý trước, Quý này, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, Năm trước, Năm nay và Tùy chọn.
Theo tháng: Chọn năm trong ô phía trên, sau đó chọn một tháng từ Tháng 1 đến Tháng 12.
Theo quý: Chọn năm trong ô phía trên, sau đó chọn Quý I, Quý II, Quý III hoặc Quý IV.
Để nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày đến ngày mong muốn, chọn Tùy chọn trong tab Gần đây.
Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

Sau khi lọc theo trạng thái ghi sổ, điều kiện được hiển thị thành thẻ bên dưới thanh tìm kiếm, ví dụ Trạng thái ghi sổ: Đã ghi sổ. Nhấp dấu × trên thẻ để bỏ điều kiện lọc này.

3. Chọn chứng từ cần xem

Nhấp chọn Số chứng từ hoặc dòng chứa chứng từ cần xem. Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Hạch toán chi phí lương.

Bước 3: Xem thông tin chi tiết hạch toán chi phí lương

1. Thông tin chung

Phía trên màn hình hiển thị tên Hạch toán chi phí lương kèm số chứng từ và nhãn trạng thái Đã ghi sổ hoặc Chưa ghi sổ. Khối Thông tin chung gồm:

Trường thông tin	Mô tả
Bảng lương	Hiển thị tên bảng lương đã chọn
Diễn giải	Hiển thị nội dung diễn giải đã lưu. Khi lập chứng từ, hệ thống gợi ý nội dung mặc định “Hạch toán chi phí lương theo bảng lương tháng … năm …”; bạn có thể tùy chỉnh khi sửa chứng từ.
Tham chiếu	Hiển thị mã bảng lương liên quan dưới dạng liên kết màu xanh. Nhấp mã này để mở màn hình Chi tiết bảng lương và đối chiếu dữ liệu.
Ngày hạch toán	Hiển thị ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
Ngày chứng từ	Hiển thị ngày thể hiện trên chứng từ
Số chứng từ	Hệ thống tự động hiển thị theo quy tắc đánh số chứng từ
Tổng tiền	Tổng số tiền hạch toán của chứng từ, hiển thị trong ô nền xanh bên phải khối Thông tin chung.

2. Chi tiết hạch toán

Dựa trên bảng lương, hệ thống tự động tách thành các dòng nghiệp vụ chi tiết cho từng nhân viên (Lương cơ bản, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, Thuế TNCN...) và các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ công ty phải đóng. Tại màn hình xem, bạn kiểm tra các thông tin đã lưu dưới đây. Nếu cần điều chỉnh, bạn nhấn Sửa khi chứng từ ở trạng thái Chưa ghi sổ; với chứng từ Đã ghi sổ, cần Bỏ ghi trước.

Trường thông tin	Mô tả
Diễn giải	Nội dung chi tiết của từng bút toán.
TK nợ	Hiển thị tài khoản ghi Nợ của bút toán. Khi sửa chứng từ, bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
TK có	Hiển thị tài khoản ghi Có của bút toán. Khi sửa chứng từ, bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
Số tiền	Giá trị hạch toán của từng dòng nghiệp vụ, được lấy theo giá trị tính trên bảng lương.
Đối tượng nợ	Hệ thống mặc định hiển thị theo mã nhân viên tương ứng với TK nợ. Với dòng không có đối tượng, ô hiển thị dấu ---.
Tên đối tượng nợ	Hiển thị tên của đối tượng nợ tương ứng. Với dòng không có đối tượng, ô hiển thị dấu ---.
Đối tượng có	Hệ thống mặc định hiển thị mã nhân viên tương ứng với TK có. Với dòng không có đối tượng, ô hiển thị dấu ---.
Tên đối tượng có	Hiển thị tên của đối tượng có tương ứng. Với dòng không có đối tượng, ô hiển thị dấu ---.
Khoản mục phí	Hiển thị khoản mục phí đã chọn; ô chưa có thông tin hiển thị dấu ---. Khi sửa chứng từ, bạn nhấp chọn khoản mục phí phù hợp để phục vụ báo cáo quản trị.
Chi phí không hợp lý	Hiển thị ô đã tích hoặc chưa tích của từng dòng. Khi sửa chứng từ, tích chọn nếu những khoản chi không được tính vào giá hợp lệ khi thực hiện Quyết toán thuế TNDN.

Dòng Tổng ở đầu bảng cho biết tổng số dòng hạch toán và tổng giá trị ở cột Số tiền.
Kéo thanh cuộn ngang ở đáy bảng sang trái để xem TK nợ, TK có, hoặc sang phải để xem các cột đối tượng và Chi phí không hợp lý. Các cột có thể nằm ngoài vùng nhìn thấy khi màn hình không đủ rộng.
Cuộn xuống cuối bảng để xem thông tin phân trang. Góc dưới bên trái hiển thị phạm vi kết quả, ví dụ Từ 1 đến 20 trên tổng 34.
Tại ô Hiển thị ở giữa phía dưới bảng, chọn số dòng cần xem trên một trang; bạn có thể chọn 20 hoặc 50. Nhấp số trang hoặc mũi tên trái/phải ở góc dưới bên phải để chuyển trang.

Bước 4: Các thao tác chức năng

Tại màn hình chi tiết, bạn có thể thực hiện các chức năng sau (nằm ở góc trên bên phải màn hình):

Ghi sổ/ Bỏ ghi: Cập nhật chứng từ lên sổ sách kế toán hoặc bỏ cập nhật để chỉnh sửa. Chứng từ Chưa ghi sổ hiển thị nút Ghi sổ; chứng từ Đã ghi sổ hiển thị nút Bỏ ghi.
Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin hạch toán. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Xóa: Với chứng từ Chưa ghi sổ, nhấp Thao tác khác ở góc trên bên phải, sau đó chọn Xóa để xóa thông tin hạch toán khỏi hệ thống.

Lưu ý:

Bạn chỉ có thể thực hiện thao tác Sửa hoặc Xóa đối với thông tin hạch toán đang ở trạng thái "Chưa ghi sổ".

Để trở về danh sách hạch toán chi phí lương, bạn nhấp mũi tên quay lại ở góc trên bên trái màn hình.

Trợ lý Sapo