Xem Sổ quỹ tiền mặt trên Sapo Accounting DN

Sổ quỹ tiền mặt trên Sapo Accounting DN theo dõi số dư đầu kỳ, tiền thu vào, tiền chi ra và số tồn quỹ theo Mẫu S04a-DNN của Thông tư 133, giúp thủ quỹ đối chiếu tiền thực tế tại quỹ và lưu hồ sơ kế toán.

Tổng quan về Sổ quỹ tiền mặt

Khái niệm: Sổ tự tổng hợp từ các chứng từ đã ghi sổ có thu, chi tiền mặt. Bạn không cần nhập liệu trên sổ.

Nguồn dữ liệu:

• Phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt.
• Phiếu chi tiền mặt gửi tiền vào ngân hàng.
• Phiếu chi tiền gửi rút tiền về nhập quỹ.
• Chênh lệch thừa, thiếu khi kiểm kê quỹ.
• Chứng từ mua hàng, bán hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.

Mục đích:

• Nắm nhanh số tồn quỹ tiền mặt sau từng giao dịch.
• Dò từng phiếu thu, phiếu chi để đối chiếu với tiền thực tế tại quỹ.
• Xuất sổ đúng mẫu để in, ký và lưu trữ.

Bước 1: Truy cập Sổ quỹ tiền mặt

• Trên thanh menu bên trái, chọn Báo cáo. Màn hình Danh sách báo cáo hiển thị.
• Chọn tab Báo cáo quản trị.
• Tại nhóm Tiền mặt và tiền gửi, chọn Sổ quỹ tiền mặt.

Bước 2: Xem tổng quan số liệu quỹ

Sổ mở ngay bảng chi tiết của Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam, bạn không cần thao tác thêm.

Thanh số liệu phía trên bảng gồm:

• Số dư đầu kỳ
• Phát sinh nợ (tổng thu)
• Phát sinh có (tổng chi)
• Số dư cuối kỳ

Dưới tên sổ có dòng Số liệu tính đến cho biết thời điểm lấy số liệu. Ví dụ: 14:26 21/10/2026.

Bước 3: Chọn kỳ báo cáo

Nhấn vào ô kỳ báo cáo nằm cạnh tên sổ, ví dụ Tháng này (01/10 - 31/10/2026).

Chọn kỳ báo cáo tại một trong ba tab:

• Gần đây: chọn nhanh một trong các mốc Hôm nay, Hôm qua, Tháng trước, Tháng này, Quý trước, Quý này, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, Năm trước, Năm nay hoặc Tùy chọn.
• Theo tháng: chọn năm ở ô phía trên (ví dụ Năm 2026), sau đó chọn từ Tháng 1 đến Tháng 12.
• Theo quý: chọn năm ở ô phía trên (ví dụ Năm 2026), sau đó chọn Quý I, Quý II, Quý III hoặc Quý IV.

Nhấn Lọc. Số liệu cập nhật theo kỳ vừa chọn.

Bước 4: Tìm kiếm chứng từ

• Nhập số chứng từ hoặc diễn giải vào ô Tìm kiếm theo số chứng từ, diễn giải phía trên bảng. Ví dụ: NCC0009.
• Bảng chỉ còn các dòng phù hợp. Thanh số liệu phía trên tính lại theo kết quả tìm kiếm.
• Nhấn dấu x ở cuối ô tìm kiếm để xóa từ khóa.

Bước 5: Đọc bảng chi tiết thu, chi

Bảng gồm các cột: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ (tách 2 cột Thu và Chi), Diễn giải, TK đối ứng, Số phát sinh (tách 2 cột Phát sinh nợ và Phát sinh có), Số tồn, Ghi chú.

• Dòng đầu là Số dư đầu kỳ, chỉ có số ở cột Số tồn.
• Phiếu thu hiện số ở cột Thu và tiền ở cột Phát sinh nợ. Ví dụ: PT002201, thu 125.000.
• Phiếu chi hiện số ở cột Chi và tiền ở cột Phát sinh có. Ví dụ: PC0012520, chi 125.000.
• Cột Số tồn cho biết tiền còn tại quỹ ngay sau từng giao dịch.
• Cuối danh sách có dòng Cộng phát sinh trong kỳ và Số dư cuối kỳ.
• Cột Ghi chú hiện để trống.

Bước 6: Mở chứng từ gốc

• Nhấn vào số chứng từ (chữ màu xanh) ở cột Thu hoặc Chi, ví dụ PC0012528.
• Phần mềm mở chứng từ gốc ở chế độ xem.

Bước 7: Chuyển trang và đổi số dòng

• Góc dưới bên trái cho biết số dòng đang xem. Ví dụ: Từ 1 đến 20 trên tổng 36.
• Bảng hiển thị 20 dòng mỗi trang. Bạn đổi số dòng tại ô Hiển thị ở giữa cuối bảng, chọn 20, 50 hoặc 100.
• Nhấn số trang hoặc mũi tên ở góc dưới bên phải để chuyển trang.

Bước 8: Gộp dòng chi tiết

Nhấn Thao tác khác ở góc trên bên phải.

Chọn một trong hai:

• Gộp bút toán giống nhau: gộp các dòng cùng ngày hạch toán, cùng số chứng từ, cùng TK đối ứng thành một dòng.
• Cộng gộp theo chứng từ: mỗi chứng từ chỉ còn một dòng, cột TK đối ứng để trống.

Bước 9: Lấy lại dữ liệu

• Nhấn Lấy lại dữ liệu ở góc trên bên phải để cập nhật số liệu mới nhất sau khi bạn sửa chứng từ.
• Dòng Số liệu tính đến đổi sang thời điểm vừa lấy.

Bước 10: Xuất file Sổ quỹ tiền mặt

Nhấn Xuất file ở góc trên bên phải. Cửa sổ Xuất file Sổ quỹ tiền mặt mở ra, hiện Kỳ báo cáo đang xem.

Tại Chọn mẫu xuất, chọn một trong hai:

• Sổ quỹ tiền mặt: đúng mẫu pháp lý S04a-DNN, không có cột TK đối ứng.
• Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt: đúng mẫu pháp lý S04b-DNN, thêm cột Tài khoản và TK đối ứng.

Tại Định dạng, chọn một trong hai:

• File dữ liệu: bảng phẳng một sheet, tiện xử lý trên Excel.
• File mẫu in: có phần đầu sổ và chữ ký Người lập biểu, Kế toán trưởng, Người đại diện theo pháp luật.

Nhấn Xuất file để tải file Excel (.xlsx) về máy. Nhấn Hủy nếu không muốn xuất.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao số tồn trên sổ lệch với tiền thực tế tại quỹ?

Sổ chỉ lấy chứng từ đã ghi sổ. Bạn dò cột Số tồn theo ngày để tìm giao dịch chưa lập phiếu. Nếu chênh lệch thật, bạn lập kiểm kê quỹ để ghi nhận thừa hoặc thiếu.

Gửi tiền mặt vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi về quỹ hiển thị thế nào?

Gửi tiền vào ngân hàng là một dòng chi, rút tiền gửi về quỹ là một dòng thu. Cả hai có TK đối ứng 112. Nhấn số chứng từ sẽ mở đúng phiếu gốc ở phân hệ tương ứng.

Dòng chênh lệch kiểm kê quỹ mở ra chứng từ nào?

Thừa quỹ hiện là dòng thu, thiếu quỹ hiện là dòng chi. Nhấn số chứng từ sẽ mở chứng từ kiểm kê quỹ gốc.

Số chứng từ không phải chữ màu xanh, không nhấn được?

Tài khoản của bạn chưa có quyền xem loại chứng từ đó. Bạn liên hệ chủ cửa hàng để được cấp quyền.

Vì sao tôi không thấy Sổ quỹ tiền mặt hoặc không mở được?

Tài khoản của bạn chưa được cấp quyền Sổ quỹ tiền mặt, hoặc chưa được phân quyền chi nhánh nào. Bạn liên hệ chủ cửa hàng để được cấp quyền.

Thông báo thường gặp