Mua hàng không kèm hóa đơn trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Mua hàng không kèm hóa đơn hay hàng về trước – hóa đơn về sau là nghiệp vụ ghi nhận khi hộ kinh doanh đã nhận hàng hóa nhưng chưa nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Chứng từ mua hàng được lập ra để quản lý tồn kho hoặc chi phí, công nợ phải trả nhà cung cấp và bổ sung hóa đơn khi nhận được.

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

1. Truy cập trang chức năng

• Từ Menu bên trái màn hình > Chọn mục Mua hàng > Nhấn nút Thêm chứng từ mua hàng ở góc phải màn hình Danh sách mua hàng.

2. Chọn loại hóa đơn

• Ở Hóa đơn → chọn Không kèm hóa đơn

Bước 2: Chọn loại chứng từ và phương thức thanh toán

1. Chọn loại chứng từ

• Mua hàng nhập kho: Hàng mua về nhập vào kho, chưa dùng ngay.
• Mua hàng không qua kho: Hàng mua về không nhập vào kho, dùng ngay.

2. Chọn phương thức thanh toán

• Chưa thanh toán: Mua hàng chưa trả tiền nhà cung cấp
• Thanh toán ngay: Mua hàng trả tiền ngay (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi)

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

1. Thông tin chứng từ chung

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ
• Mã nhà cung cấp (bắt buộc): Chọn mã NCC, hệ thống tự động điền tên nhà cung cấp (không thể tùy chỉnh), mã số thuế (không thể tùy chỉnh) và địa chỉ (có thể tùy chỉnh).
• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp

2. Thông tin phiếu nhập (Nếu chọn Loại chứng từ: Mua hàng nhập kho)

Nhấn chọn tab Phiếu nhập, nhập các thông tin:

• Số phiếu nhập (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ
• Người giao hàng: Mặc định theo tên người đại diện pháp luật của nhà cung cấp (có thể tùy chỉnh)
• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Diễn giải: Nội dung diễn giải chứng từ phiếu nhập

3. Thông tin Chứng từ thanh toán

TH1: Hình thức thanh toán - Chưa thanh toán

Nhấn chọn tab Chứng từ ghi nợ, nhập các thông tin:

• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Diễn giải: Nội dung diễn giải của chứng từ công nợ
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

TH2: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền mặt)

Nhấn chọn tab Phiếu chi, nhập các thông tin:

• Người nhận: Người nhận tiền
• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu chi
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

TH3: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền gửi)

Nhấn chọn tab Ủy nhiệm chi, nhập các thông tin:

• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Số tài khoản chi (bắt buộc): Số tài khoản tiền gửi thanh toán
• Số tài khoản nhận: Số tài khoản của đối tượng nhận tiền
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của ủy nhiệm chi
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

Bước 4: Khai báo hàng hóa

Tại mục Hàng hóa, thực hiện nhập dữ liệu như sau:

1. Thêm hàng hóa

Nhấn vào nút Thêm dòng, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính
• Kho (bắt buộc): Chọn kho nhập hàng hóa
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc)
• Khoản mục phí (không bắt buộc): Chọn khoản mục phí để phân loại chi phí
• Chi phí mua hàng: Nhập Chi phí mua hàng hóa phát sinh
• Chi phí không hợp lý: Đánh dấu nếu chi phí phát sinh là không hợp lý
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán, Giá trị nhập kho: Hệ thống tự động tính

2. Chọn tài khoản hạch toán

• TK kho (bắt buộc): Tài khoản hạch toán kho
• TK tiền (bắt buộc - nếu Thanh toán ngay): Tài khoản hạch toán tiền hoặc TK công nợ (bắt buộc - nếu Chưa thanh toán): Tài khoản hạch toán công nợ

3. Áp dụng chiết khấu (nếu có)

• TH1: Không có chiết khấu → Không cần nhập thông tin chiết khấu
• TH2: Chiết khấu theo % hóa đơn: Nhập % chiết khấu theo hóa đơn. Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.
• TH3: Chiết khấu theo số tiền: Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ. Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

Bước 5: Hoàn tất

1. Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán
• Xác nhận thông tin nhà cung cấp chính xác
• Đảm bảo kho (nếu có) đã chọn đúng

2. Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận lập chứng từ thành công sau khi Lưu
• Sau khi lưu, nhấn Ghi sổ để cập nhật vào báo cáo

Bước 6: Bổ sung hóa đơn khi nhận được

1. Truy cập chức năng nhận hóa đơn

• Cách 1: Nhận hóa đơn tại chức năng Nhận hóa đơn
  • Đi đến mục Mua hàng → Chọn chức năng Nhận hóa đơn
  • Nhấn vào nút Nhận hóa đơn
  • Nhập Nhà cung cấp, Thời gian để tìm kiếm chứng từ mua hàng
  • Chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn → Nhấn nút Tiếp theo
• Cách 2: Nhận hóa đơn trực tiếp tại danh sách chứng từ mua hàng
  • Đi đến mục Mua hàng
  • Tìm kiếm chứng từ có: TT nhận hóa đơn: Không kèm hóa đơn; Đã ghi sổ
  • Nhấn vào nút Nhận hóa đơn tại cột Chức năng

2. Nhập thông tin hóa đơn

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ
• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn bán hàng từ NCC

3. Thông tin hàng hóa

• Hiển thị danh sách và thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên hàng) đã nhập ở chứng từ mua hàng, không cho phép chỉnh sửa.

4. Thông tin tài khoản hạch toán

• TK công nợ (bắt buộc): Tài khoản hạch toán công nợ
• TK thuế GTGT (bắt buộc): Tài khoản hạch toán thuế GTGT

5. Thông tin thuế

• % Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị hàng hóa trước thuế.
• Giá trị HHDV chưa thuế: Hệ thống tự động tính toán

6. Thông tin khác

• Nhóm HHDV mua vào (bắt buộc khi Nhận kèm hóa đơn): Nhóm của hàng hóa mua vào
• Khoản mục phí (không bắt buộc): Chọn khoản mục phí để phân loại chi phí
• Chi phí không hợp lý: Tích chọn nếu chi phí phát sinh là không hợp lý
• Số CT mua hàng: Hiển thị chứng từ mua hàng nhận hóa đơn
• Mã tra cứu HĐĐT: Nhập mã tra cứu hóa đơn điện tử
• Đường dẫn tra cứu: Nhập đường dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 7: Kiểm tra sau khi thêm chứng từ mua hàng

Sau khi thực hiện thêm chứng từ mua hàng về trước - hóa đơn về sau, hệ thống sẽ:

1. Cập nhật tồn kho/chi phí

• Mua hàng nhập kho: Sinh Phiếu nhập kho → tăng tồn kho
• Mua hàng không qua kho: Ghi nhận chi phí

2. Xử lý thanh toán

• Thanh toán ngay: Sinh Phiếu chi/Ủy nhiệm chi, không có công nợ
• Chưa thanh toán: Phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp

3. Khả năng nhận hóa đơn

• Hóa đơn có thể bổ sung vào chứng từ bất kỳ lúc nào sau đó
• Chứng từ sẽ được cập nhật với thông tin hóa đơn đầy đủ