Sửa chứng từ ghi giảm tài sản cố định trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Chức năng Sửa chứng từ ghi giảm tài sản cố định (TSCĐ) giúp người dùng điều chỉnh thông tin các chứng từ đã khởi tạo, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu thực tế nhằm phục vụ hiệu quả việc quản lý, đối chiếu và hạch toán tài sản.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Tài sản cố định > Ghi giảm. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Đã thêm chứng từ ghi giảm tài sản cố định ở trạng thái Chưa ghi sổ trên Sapo Accounting. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách ghi giảm TSCĐ

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tài sản cố định > Ghi giảm, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Ghi giảm tài sản cố định.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn chứng từ cần sửa

1. Tìm kiếm chứng từ

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu ghi giảm:

2.1. Lọc theo Trạng thái ghi sổ

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái ghi sổ, nằm bên phải thanh tìm kiếm.
Bạn hãy tích chọn trạng thái chứng từ Ghi sổ hoặc Bỏ ghi sổ rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

2.2. Lọc theo thời gian

Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (Năm nay/ Ngày hạch toán/ Ngày chứng từ) để lọc chứng từ tương ứng.
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
- Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến
- Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm
- Theo quý: Cho phép bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý.
- Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày - đến ngày mong muốn.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả chứng từ".

3. Chọn chứng từ cần sửa

Nhấp chọn Số chứng từ hoặc dòng chứa chứng từ cần sửa. Tại màn hình chi tiết phiếu ghi giảm, chọn nút Sửa (ở góc trên bên phải màn hình).

Bước 3. Chỉnh sửa thông tin chứng từ

Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang Sửa chứng từ ghi giảm TSCĐ. Giao diện trang này tương tự như trang "Thêm chứng từ ghi giảm TSCĐ", nhưng các trường đã có sẵn thông tin bạn nhập trước đó.

1. Thông tin chung

Bạn kiểm tra và hoàn thiện các thông tin chung của phiếu ghi giảm bao gồm:

Trường thông tin	Mô tả
Ngày hạch toán	Ngày nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ được ghi nhận vào phần mềm kế toán.
Ngày chứng từ	Ngày thực tế lập chứng từ ghi giảm TSCĐ.
Số chứng từ	Hệ thống tự động hiển thị (có thể chỉnh sửa tùy theo phân quyền).
Lý do ghi giảm	Chọn lý do tương ứng cho nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ (ví dụ: Nhượng bán, thanh lý...).
Tham chiếu	Nhấn chọn + Thêm để khai báo thông tin tham chiếu các chứng từ liên quan đến TSCĐ (Chứng từ mua hàng, Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu nhập kho…).

2. Tài sản cố định

Bạn thực hiện khai báo các thông tin của TSCĐ ghi giảm, bao gồm:

Trường thông tin	Mô tả
Mã tài sản cố định	Mã định danh duy nhất của tài sản trong hệ thống.
Tên tài sản cố định	Tên đầy đủ của tài sản tương ứng với mã tài sản đã chọn.
Nguyên giá	Giá trị thực tế bỏ ra để có được tài sản tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Giá trị tính khấu hao	Thông thường bằng Nguyên giá. Tuy nhiên, nếu tài sản có giá trị thu hồi ước tính khi thanh lý, bạn có thể điều chỉnh giá trị này.
Hao mòn lũy kế	Tổng giá trị hao mòn đã được trích khấu hao cộng dồn từ khi tài sản bắt đầu sử dụng đến thời điểm hiện tại.
Giá trị còn lại	Giá trị còn lại = Nguyên giá - Hao mòn lũy kế Đây là giá trị sẽ tiếp tục được phân bổ vào chi phí trong các kỳ tiếp theo.
TK nguyên giá	Tài khoản kế toán ghi nhận nguyên giá gốc của TSCĐ.
TK khấu hao	Tài khoản kế toán ghi nhận chi phí khấu hao/ hao mòn lũy kế định kỳ của TSCĐ.
TK xử lý giá trị còn lại	Tài khoản kế toán ghi nhận phần giá trị còn lại khi thực hiện các nghiệp vụ thanh lý hoặc điều chuyển.

Các thao tác khác:

Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm mã tài sản.
Xoá dòng: Nút X ở cột bên phải danh sách mỗi dòng để xoá.
Xóa tất cả dòng: Chỉ hiển thị khi có ít nhất 2 mã tài sản để xoá tất cả thông tin bạn nhập liệu ở trên.

3. Hạch toán

Hệ thống tự động sinh dòng hạch toán theo tài sản, người dùng nhập/kiểm tra các thông tin hạch toán của phiếu ghi giảm, bao gồm:

Trường thông tin	Mô tả
Diễn giải	Nhập nội dung mô tả chi tiết của nghiệp vụ.
TK Có	Bạn chọn Tài khoản kế toán bên Có theo đúng bản chất nghiệp vụ.
TK Nợ	Bạn chọn Tài khoản kế toán bên Nợ theo đúng bản chất nghiệp vụ.
Số tiền	Nhập giá trị/ số tiền phát sinh của nghiệp vụ.
Mã đối tượng	Bạn chọn Mã đối tượng tương ứng với nghiệp vụ phát sinh.
Tên đối tượng	Tên đầy đủ của đối tượng tương ứng với nghiệp vụ phát sinh.
Khoản mục phí	Bạn lựa chọn khoản mục phí để thực hiện phân loại nghiệp vụ.
Chi phí không hợp lý	Tại cột “Chi phí không hợp lý” giúp bạn đánh dấu những khoản chi không được tính vào giá hợp lệ khi thực hiện Quyết toán thuế TNDN. Hệ thống mặc định là không tích ô “Chi phí không hợp lý”.

Bước 4. Hoàn tất cập nhật chứng từ

Bạn thực hiện kiểm tra lại thông tin chứng từ đã sửa.

Để hoàn tất chỉnh sửa, bạn có thể thao tác:

Chọn Cập nhật để lưu những chỉnh sửa trên chứng từ ghi giảm TSCĐ.
Chọn Hủy để hủy chỉnh sửa chứng từ và quay lại màn hình danh sách.

Trợ lý Sapo