Trả lại hàng mua không qua kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Trả lại hàng mua không qua kho là nghiệp vụ ghi nhận việc trả lại hàng hóa/dịch vụ không nhập kho (ví dụ: dịch vụ thuê ngoài, chi phí vận chuyển, điện nước,...). Nghiệp vụ này làm giảm chi phí đã ghi nhận, đồng thời xử lý công nợ hoặc hoàn tiền với nhà cung cấp.

Các trường hợp thường gặp nghiệp vụ trả lại hàng mua không qua kho: Trả lại dịch vụ không dùng đến; NCC xuất sai hóa đơn chi phí; hai bên hủy và trả lại; Chi phí phát sinh không hợp lý, cần trả lại.

Bước 1: Mở màn hình Trả lại hàng mua

• Đi đến mục Mua hàng → Chọn chức năng Trả lại hàng mua
• Nhấn vào nút Thêm chứng từ trả lại hàng mua

Bước 2: Chọn loại chứng từ

• Ở Loại chứng từ → chọn Trả hàng không qua kho

Bước 3: Chọn Hình thức thanh toán và Loại hóa đơn

Chọn hình thức hoàn tiền

• Giảm trừ công nợ: Giảm số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp
• Hoàn tiền ngay: Nhà cung cấp trả tiền lại (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi)

Chọn loại hóa đơn

• Hóa đơn GTGT: Xuất hóa đơn GTGT
• Không có hóa đơn: Trả lại hàng mua không có hóa đơn

Bước 4: Khai báo thông tin chung

Thông tin chứng từ chung

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ
• Mã nhà cung cấp (bắt buộc): Chọn mã NCC, hệ thống tự động điền tên nhà cung cấp (không thể tùy chỉnh), địa chỉ (có thể tùy chỉnh).
• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp

Thông tin Chứng từ thanh toán

TH1: Hình thức thanh toán - Chưa thanh toán → Nhập thông tin Chứng từ ghi nợ

Nhấn chọn tab Chứng từ ghi nợ, nhập các thông tin:

• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Diễn giải: Nội dung diễn giải của chứng từ công nợ
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

TH2: Hình thức thanh toán - Hoàn tiền ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền mặt

Nhấn chọn tab Phiếu thu tiền mặt, nhập các thông tin:

• Người nộp: Người nộp tiền
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu thu tiền mặt
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

TH3: Hình thức thanh toán - Hoàn tiền ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền gửi

Nhấn chọn tab Phiếu thu tiền gửi, nhập các thông tin:

• Số tài khoản nhận (bắt buộc): Số tài khoản nhận tiền
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu thu tiền gửi
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn mua hàng từ NCC

Bước 5: Khai báo hàng hóa, thuế

Thông tin hàng hóa

Nhấn vào nút Thêm dòng, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc)
• Nhóm HHDV mua vào (bắt buộc khi Nhận kèm hóa đơn): Nhóm của hàng hóa mua vào
• Khoản mục phí (không bắt buộc): Chọn khoản mục phí để phân loại chi phí
• Chi phí không hợp lý: Đánh dấu nếu chi phí phát sinh là không hợp lý
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính

Chọn tài khoản hạch toán

• TK chi phí (bắt buộc): Tài khoản hạch toán chi phí
• TK tiền (bắt buộc - nếu Thanh toán ngay): Tài khoản hạch toán tiền hoặc TK công nợ (bắt buộc - nếu Chưa thanh toán): Tài khoản hạch toán công nợ

Áp dụng chiết khấu (nếu có)

• TH1: Không có chiết khấu → Không cần nhập thông tin chiết khấu
• TH2: Chiết khấu theo % hóa đơn: Nhập % chiết khấu theo hóa đơn. Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.
• TH3: Chiết khấu theo số tiền: Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ. Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

Khai báo thuế (Nếu có hóa đơn GTGT)

• % Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị trước thuế (tiền hàng).
• Tài khoản thuế GTGT: Tài khoản hạch toán thuế GTGT

Bước 6: Lưu chứng từ

Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán
• Xác nhận thông tin hàng hóa và nhà cung cấp

Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác
• Xác nhận thông báo thành công
• Nhấn Ghi sổ để lên báo cáo

Sau khi thêm chứng từ trả lại hàng mua

Sau khi thực hiện thêm chứng từ trả lại hàng mua không qua kho thành công, hệ thống sẽ:

Cập nhật chi phí

• Không sinh Phiếu xuất kho
• Giảm chi phí đã ghi nhận trước đó

Xử lý thanh toán

• Nếu chọn Giảm trừ công nợ → Hệ thống giảm công nợ phải trả nhà cung cấp
• Nếu chọn Hoàn tiền ngay → Hệ thống sinh Phiếu thu (tiền mặt) hoặc Phiếu thu tiền chuyển khoản (tiền gửi)

Lưu trữ thông tin hóa đơn

• Nếu gắn kèm hóa đơn → Chứng từ lưu đầy đủ thông tin hóa đơn
• Nếu không có hóa đơn → Chỉ giảm chi phí, không thể nhận hóa đơn sau