Xem Sổ theo dõi công cụ dụng cụ trên phần mềm kế toán Sapo Accounting DN

Sổ theo dõi công cụ dụng cụ (CCDC) là báo cáo cho biết hiện trạng toàn bộ CCDC của doanh nghiệp, giúp bạn đối chiếu sổ sách, kiểm kê và phục vụ kiểm toán định kỳ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Báo cáo/Sổ theo dõi CCDC, hoặc là tài khoản có vai trò Toàn quyền trên hệ thống. Xem hướng dẫn thêm mới người dùng tại đây.
Bạn đã có ít nhất một chứng từ Ghi tăng CCDC trên phần mềm.

Tổng quan về Sổ theo dõi công cụ dụng cụ

Khái niệm: Sổ theo dõi CCDC là báo cáo tự động tổng hợp. Mỗi dòng trên sổ là hiện trạng của một CCDC. Bạn không cần nhập tay dữ liệu trên sổ này.
Nguồn dữ liệu: Sapo Accounting lấy số liệu từ 3 nghiệp vụ CCDC:
- Ghi tăng CCDC (kể cả khai báo CCDC đầu kỳ đang sử dụng): ghi nhận lên sổ ngay khi tạo thành công.
- Ghi giảm CCDC: ghi nhận SL ghi giảm khi chứng từ ghi giảm được Ghi sổ, ghi nhận giá trị ghi giảm khi chứng từ phân bổ CCDC liên quan được Ghi sổ.
- Phân bổ chi phí CCDC: ghi nhận lên sổ khi chứng từ được Ghi sổ.
Mục đích:
- Nắm nhanh giá trị và số lượng CCDC còn lại tại một thời điểm.
- Đối chiếu số dư tài khoản chờ phân bổ với chứng từ CCDC.
- Theo dõi CCDC nào đang phân bổ, đã phân bổ hết hoặc đã ngừng phân bổ.

Bước 1: Truy cập Sổ theo dõi công cụ dụng cụ

Bạn có thể mở Sổ theo dõi công cụ dụng cụ theo 1 trong 2 cách:

Cách 1: Truy cập từ menu Công cụ dụng cụ
- Trên thanh menu bên trái, chọn Công cụ dụng cụ > Công cụ dụng cụ. Hệ thống hiển thị màn hình Danh sách ghi tăng.
- Nhấn nút Xem báo cáo ở góc trên bên phải màn hình, bên cạnh nút Thêm phiếu ghi tăng. Hệ thống chuyển đến màn hình Danh sách báo cáo.
- Chọn Sổ theo dõi công cụ dụng cụ.
Cách 2: Truy cập từ menu Báo cáo
- Trên thanh menu bên trái, chọn Báo cáo. Hệ thống hiển thị màn hình Danh sách báo cáo.
- Chọn Sổ theo dõi công cụ dụng cụ.

Lưu ý:

Tại màn hình Danh sách báo cáo, mục Sổ theo dõi công cụ dụng cụ nằm trong tab Báo cáo quản trị, nhóm Công cụ dụng cụ và Chi phí trả trước.

Bước 2: Xem danh sách Sổ theo dõi CCDC

Màn hình hiển thị danh sách CCDC, mỗi dòng là một CCDC.
Danh sách mặc định sắp xếp theo Ngày ghi tăng mới nhất lên đầu, mỗi trang 20 dòng (hiển thị tại ô Hiển thị ở cuối danh sách).
Phía trên bảng dữ liệu gồm: ô tìm kiếm, các bộ lọc Kỳ báo cáo, Loại CCDC, Bộ lọc khác và biểu tượng bánh răng để điều chỉnh cột hiển thị. Nút Xuất file nằm ở góc trên bên phải màn hình.
Phía trên danh sách là dòng Tổng, thể hiện số liệu tổng của toàn bộ CCDC theo bộ lọc đang chọn.

Mô tả dữ liệu trên sổ

Tên cột	Mô tả/Ý nghĩa	Cách tính / Nguồn dữ liệu
Mã CCDC, Tên CCDC, Loại CCDC, ĐVT	Thông tin danh mục của CCDC	Theo thông tin mới nhất của CCDC
Ngày ghi tăng, Số chứng từ, Lý do ghi tăng	Thông tin chứng từ ghi tăng CCDC	Theo chứng từ ghi tăng
Giá trị CCDC	Nguyên giá của CCDC	Theo chứng từ ghi tăng, không giảm khi ghi giảm số lượng
Giá trị đã phân bổ	Tổng giá trị đã phân bổ vào chi phí	Lũy kế đến cuối kỳ báo cáo
Giá trị còn lại	Giá trị chưa phân bổ	= Giá trị CCDC − Giá trị đã phân bổ
SL ghi tăng	Số lượng CCDC ghi tăng	Theo chứng từ ghi tăng
SL ghi giảm	Số lượng CCDC đã ghi giảm	Tổng các chứng từ ghi giảm đã ghi sổ
SL còn lại	Số lượng CCDC đang sử dụng	= SL ghi tăng − SL ghi giảm
Số kỳ phân bổ	Tổng số kỳ cần phân bổ của CCDC	Theo khai báo trên chứng từ ghi tăng
Số kỳ phân bổ còn lại	Số kỳ chưa phân bổ	= Số kỳ phân bổ − số kỳ đã phân bổ (mỗi chứng từ phân bổ đã ghi sổ tính 1 kỳ)
TK chờ phân bổ	Tài khoản treo giá trị CCDC chờ phân bổ	Theo chứng từ ghi tăng, ví dụ 242
Ngừng phân bổ	CCDC đã được đánh dấu ngừng phân bổ hay chưa	Có / Không

Số liệu tổng ở dòng Tổng gồm: Tổng giá trị CCDC, Tổng giá trị đã phân bổ, Tổng giá trị còn lại, Tổng SL ghi tăng, Tổng SL ghi giảm, Tổng SL còn lại, Tổng số kỳ phân bổ, Tổng số kỳ phân bổ còn lại. Các số tổng được tính theo đúng bộ lọc và từ khóa tìm kiếm đang áp dụng.

Lưu ý:

Với CCDC chỉ phân bổ 1 kỳ, giá trị CCDC được đưa thẳng vào chi phí ngay trên chứng từ gốc (mua hàng, xuất kho). Trên sổ, CCDC này hiển thị Giá trị đã phân bổ = Giá trị CCDC, Giá trị còn lại = 0 ngay khi ghi tăng.

Bước 3: Chọn kỳ báo cáo

Nhấn Bộ lọc khác (hoặc nhấn ô Kỳ báo cáo trên thanh công cụ), sau đó chọn mục Kỳ báo cáo.
Chọn kỳ báo cáo theo 1 trong 3 tab:
- Gần đây: chọn nhanh Hôm nay, Hôm qua, Tháng trước, Tháng này, Quý trước, Quý này, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, Năm trước, Năm nay hoặc Tùy chọn.
- Theo tháng: chọn Năm, sau đó chọn từ Tháng 1 đến Tháng 12.
- Theo quý: chọn Năm, sau đó chọn Quý I, Quý II, Quý III hoặc Quý IV.
Nhấn Lọc để áp dụng.

Danh sách hiển thị các CCDC có phát sinh nghiệp vụ (ghi tăng, ghi giảm hoặc phân bổ) trong kỳ đã chọn.

Lưu ý:

Số liệu trên sổ là số lũy kế đến ngày cuối kỳ báo cáo, không phải số phát sinh riêng trong kỳ.
Ví dụ: CCDC A phân bổ kỳ 1 vào 30/10/2026 và kỳ 2 vào 30/11/2026. Khi bạn chọn kỳ từ 01/11/2026 đến 30/11/2026, số kỳ đã phân bổ của CCDC A là 2 (gồm cả kỳ tháng 10).

Bước 4: Lọc dữ liệu

Tại Bộ lọc khác, bạn có thể kết hợp các bộ lọc sau:

Loại CCDC: Chọn một hoặc nhiều loại. Mỗi loại hiển thị tên loại CCDC kèm mã bên dưới. Bạn có thể nhập từ khóa vào ô Tìm kiếm để tìm nhanh loại CCDC.
Tình trạng phân bổ:
- Đang phân bổ: CCDC còn giá trị chưa phân bổ (Giá trị còn lại lớn hơn 0).
- Đã phân bổ hết: CCDC có Giá trị còn lại bằng 0.
- Ngừng phân bổ: Chọn Có để xem CCDC đã ngừng phân bổ, hoặc Không để xem CCDC vẫn đang phân bổ bình thường.

Sau khi chọn, nhấn Lọc để áp dụng. Nhấn Xoá hết bộ lọc để xóa các bộ lọc đã chọn.

Bước 5: Tìm kiếm CCDC

Nhập từ khóa vào ô tìm kiếm phía trên danh sách, rồi nhấn Enter hoặc nút tìm kiếm.
Bạn có thể tìm theo: Mã CCDC, Tên CCDC, Số chứng từ ghi tăng, Lý do ghi tăng hoặc ĐVT (đơn vị tính).

Lưu ý:

Hệ thống tìm gần đúng theo một phần từ khóa, bạn cần gõ đúng dấu tiếng Việt.
Ví dụ: gõ “máy” sẽ tìm được “Máy tính xách tay Dell”, nhưng gõ “may” (không dấu) thì không tìm được.

Bước 6: Điều chỉnh cột hiển thị

Nhấn biểu tượng bánh răng ở phía trên bên phải bảng dữ liệu. Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị xuất hiện.
Thiết lập cột hiển thị:
- Thêm cột hiển thị (bên trái): tích chọn hoặc bỏ chọn cột muốn hiển thị.
- Cột hiển thị (bên phải): kéo thả để đổi thứ tự cột, hoặc nhấn biểu tượng (x) để ẩn cột.
Nhấn Lưu để áp dụng. Bạn cũng có thể nhấn Quay về mặc định hoặc Hủy trên cửa sổ này.

Lưu ý:

Cột Mã CCDC nằm ở mục CỐ ĐỊNH, luôn hiển thị ở vị trí đầu tiên, không tắt hoặc đổi vị trí được.

Bước 7: Xuất file Excel

Nhấn nút Xuất file ở góc trên bên phải màn hình Sổ theo dõi công cụ dụng cụ.
Hệ thống hiển thị thanh tiến trình. Khi xử lý xong, cửa sổ hiện đường dẫn tải file, bạn nhấn vào để tải về.
File có định dạng .xlsx, tên dạng sapo_act_data_SoTheoDoiCCDC_{ngày xuất}.

Lưu ý:

File xuất theo bộ lọc đang áp dụng và luôn đủ 17 cột cố định, không phụ thuộc cột bạn đang bật hay tắt trên màn hình.
Bạn cần giữ nguyên màn hình Sổ theo dõi công cụ dụng cụ cho đến khi nhận được đường dẫn tải file.
Mỗi lần chỉ xử lý 1 file. Nếu bạn xuất liên tục nhiều lần, các file sau sẽ xếp hàng chờ.
File xuất tối đa 1.000.000 dòng.

Thay đổi dữ liệu theo từng nghiệp vụ

Sổ theo dõi CCDC tự cập nhật khi bạn thao tác trên các chứng từ CCDC:

Thao tác	Ảnh hưởng lên Sổ theo dõi CCDC
Tạo / Sửa / Xóa chứng từ Ghi tăng CCDC	CCDC được thêm, cập nhật hoặc xóa khỏi sổ
Ghi sổ / Bỏ ghi sổ chứng từ Ghi giảm CCDC	SL ghi giảm và SL còn lại tăng hoặc giảm tương ứng
Ghi sổ / Bỏ ghi sổ chứng từ Phân bổ chi phí CCDC	Giá trị đã phân bổ, Giá trị còn lại và Số kỳ phân bổ còn lại thay đổi tương ứng
Lưu nháp hoặc xóa chứng từ nháp (Ghi giảm, Phân bổ)	Không ảnh hưởng

Lưu ý:

Khi ghi giảm CCDC giữa kỳ, phần giá trị còn lại được đưa vào chứng từ Phân bổ chi phí của kỳ đó. Vì vậy, Giá trị còn lại trên sổ chỉ thay đổi sau khi bạn ghi sổ chứng từ phân bổ.

Thông báo thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
“Bạn chưa có chứng từ ghi tăng CCDC nào.”	Chưa có CCDC nào được ghi tăng	Lập chứng từ Ghi tăng CCDC hoặc khai báo CCDC đầu kỳ
“Không tìm thấy dữ liệu phù hợp. Hãy thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa.”	Không có CCDC thỏa bộ lọc hoặc từ khóa	Đổi kỳ báo cáo, bỏ bớt bộ lọc hoặc thử từ khóa khác
“Bạn không có quyền xem dữ liệu Công cụ dụng cụ.”	Tài khoản chưa được cấp quyền Sổ theo dõi CCDC	Liên hệ chủ cửa hàng để được cấp quyền
“Khoảng thời gian lọc không hợp lệ.”	Ngày bắt đầu sau ngày kết thúc	Chọn lại kỳ báo cáo, đảm bảo từ ngày không sau đến ngày
“Không có dữ liệu để xuất”	Không có CCDC nào thỏa bộ lọc khi xuất file	Điều chỉnh bộ lọc rồi xuất lại

Trợ lý Sapo