Quản lý danh sách bảng lương trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Màn hình Danh sách bảng lương hiển thị danh sách các bảng lương mà người dùng đã tạo. Tại đây người dùng có thể:

Dễ dàng theo dõi, tìm kiếm, lọc và phân loại danh sách bảng lương đã tạo;
Thao tác thêm mới, sửa, xóa đối với bảng lương.

Điều kiện tiên quyết:

Người dùng được phân quyền thực hiện với Nghiệp vụ > Tiền lương > Bảng lương. Nếu tài khoản chưa được cấp quyền Bảng lương, hệ thống sẽ hiển thị màn hình cảnh báo và không cho phép truy cập tính năng này. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm bảng lương trên phần mềm. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập Danh sách bảng lương

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương. Hệ thống tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách bảng lương. Nếu đang ở mục khác trong phân hệ Tiền lương, bạn chọn Bảng lương trên menu bên trái.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

Màn hình danh sách bảng lương sẽ hiển thị những trường thông tin mặc định và không thể thao tác tùy chỉnh danh sách.

Trường thông tin	Mô tả
Kỳ bảng lương	Hiển thị tháng và năm áp dụng bảng lương.
Mã bảng lương	Mã định danh của chứng từ lương.
Tên bảng lương	Tên đầy đủ của bảng lương theo kỳ bảng lương.
Tổng số tiền	Tổng tiền lương cần chi trả trong kỳ.
Chức năng	Thao tác Sửa hoặc Xóa trong biểu tượng dấu ba chấm ở cuối mỗi dòng.

Danh sách được sắp xếp theo kỳ bảng lương gần nhất lên đầu.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý danh sách bảng lương.

1. Tìm kiếm nhanh

Tại ô Tìm kiếm theo mã bảng lương, tên bảng lương (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã bảng lương/ tên bảng lương để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách bảng lương. Bạn nhấp vào bộ lọc Kỳ bảng lương, nằm bên phải thanh tìm kiếm.

Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:

Gần đây: Cung cấp các mốc Hôm nay, Hôm qua, Tháng trước, Tháng này, Quý trước, Quý này, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, Năm trước, Năm nay và Tùy chọn.
Theo tháng: Chọn năm trong ô phía trên, sau đó chọn một tháng từ Tháng 1 đến Tháng 12.
Theo quý: Chọn năm trong ô phía trên, sau đó chọn Quý I, Quý II, Quý III hoặc Quý IV.

Để nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày đến ngày mong muốn, chọn Tùy chọn trong tab Gần đây.

Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

3. Thêm bảng lương

Để thêm một bảng lương mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm bảng lương (ở góc trên bên phải màn hình). Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Lưu ý:

Mỗi kỳ (tháng/năm) chỉ được lập duy nhất 1 bảng lương. Nếu bạn chọn lập lại kỳ đã tồn tại bảng lương, hệ thống sẽ cảnh báo và mở bảng lương đã có thay vì tạo mới.

4. Thiết lập quy định lương

Để thiết lập quy định về lương, bảo hiểm và thuế TNCN, bạn nhấp vào nút Quy định lương (bên trái nút Thêm bảng lương) để truy cập màn hình Quy định về lương, bảo hiểm, thuế TNCN. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Màn hình này hiển thị các nhóm thông tin:

Nhóm thông tin	Các trường hiển thị
Quy định chung	Mức lương cơ sở; Mức lương tối đa đóng BHXH, BHYT, KPCĐ; Mức lương tối đa đóng BHTN.
Tỷ lệ bảo hiểm công ty phải đóng	Bảo hiểm xã hội (%); Bảo hiểm y tế (%); Bảo hiểm thất nghiệp (%); Kinh phí công đoàn (%).
Tỷ lệ bảo hiểm nhân viên phải đóng	Bảo hiểm xã hội (%); Bảo hiểm y tế (%); Bảo hiểm thất nghiệp (%); Kinh phí công đoàn (%).
Thuế thu nhập cá nhân	Giảm trừ bản thân; Giảm trừ người phụ thuộc; Thuế suất cá nhân không cư trú (%); Thuế suất cá nhân cư trú và không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng (%).

Bạn nhấn Sửa ở góc trên bên phải màn hình để cập nhật quy định lương, hoặc nhấn mũi tên quay lại ở góc trên bên trái để trở về danh sách bảng lương.

Lưu ý:

Quy định lương thiết lập tại đây là Quy định lương chung, áp dụng làm mặc định khi lập bảng lương mới. Mỗi bảng lương sau khi được tạo sẽ giữ một bản sao quy định lương riêng (chụp lại từ Quy định lương chung tại thời điểm lập) - sửa quy định lương riêng của một bảng lương không làm thay đổi Quy định lương chung hay các bảng lương khác.

5. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại vị trí Chức năng ở cuối mỗi dòng bảng lương trên danh sách, bạn nhấp biểu tượng dấu ba chấm để mở các thao tác nhanh:

Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin bảng lương. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Xóa: Nhấp vào Xóa để xóa bảng lương khỏi hệ thống.

Lưu ý:

Bạn chỉ có thể thực hiện thao tác Sửa hoặc Xóa đối với bảng lương chưa có chứng từ trả lương liên quan và có kỳ bảng lương chưa rơi vào giai đoạn đã khóa sổ.
Nếu bảng lương đã phát sinh chứng từ trả lương, thao tác Xóa sẽ không thực hiện được và hệ thống báo: "Xóa bảng lương không thành công do tồn tại bảng lương đã được trả lương". Nếu kỳ bảng lương rơi vào giai đoạn đã khóa sổ, hệ thống báo: "Từ ngày của bảng lương không được nhỏ hơn ngày khóa sổ". Thao tác xóa không thể hoàn tác.

6. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số bảng lương tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 4 trên tổng 4).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng bảng lương hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang, bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) hoặc mũi tên trái/phải ở góc dưới bên phải.

7. Xuất file danh sách bảng lương

Bạn nên tìm kiếm và lọc dữ liệu cần xuất trước khi thực hiện. Nhấp Xuất file ở góc trên bên phải, bên trái nút Quy định lương.

Hệ thống mở hộp thoại Xuất file danh sách bảng lương, hiển thị nội dung: "Có thể xuất tối đa 500.000 dòng trong một lần. Bạn nên lọc dữ liệu trước khi trích xuất."

Lưu ý:

Có thể xuất tối đa 500.000 dòng trong một lần. Bạn nên lọc dữ liệu trước khi trích xuất.

Nhấn Xuất file trong hộp thoại để xác nhận; nhấn Hủy hoặc dấu × nếu không muốn tiếp tục.

Khi hệ thống hiển thị thông báo "Xuất file thành công", nhấp biểu tượng chuông ở góc trên bên phải để mở Thông báo.

Tại tab Xuất, nhập file, tìm tác vụ xuất danh sách bảng lương có trạng thái Đã xử lý, rồi nhấp Tải xuống để tải file. Bạn có thể nhấp Xem tất cả danh sách xuất, nhập file ở cuối bảng thông báo để xem danh sách tác vụ.

Trợ lý Sapo